申购流程和物资管理制度 -凯发网站

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申购流程和物资管理制度

  申购流程和物资管理制度

  各部门如有物资需要采购,相关同事提前填写《采购申请表》,经过部门经理审核批准并交由总经办签名后,再移交到采购部。采购部可根据审批后的采购申请表到财务处借款购买物资。

  对于金额大、数量多、使用频率高的物资,各部门须写申请由采购部去批量购买;对于金额小、需紧急使用、使用频率低等特殊物资,可由各部门自行购买后再向财务报销。

  公司需采购的物品主要分为四大类:

  服务站所需的五金维修物料和清洁用品:灯管、插座、水龙头、门锁等;拖把、扫把、洁厕精、垃圾袋等。

  日常办公用品:签字笔、打印纸、文件袋、一次性水杯、纸巾、常规医药品等。

  配置部所需的家具、家电、装饰品和翻新材料:板式家具;空调、热水机、洗衣机等;油漆、保护膜等。

  其他物品:各部门所需的其他物品。

  物业部和配置部所需的物资,由采购部购买回来后储存在各个服务站。各种物资的领取登记和发放由各服务站的客服专员负责。每次的领取要做好《物资领取登记表》的填写工作,并及时做好《库存表》的出库记录工作。

  服务站的办公用品采购,每月月底由物业经理汇总需求到行政专员处,行政专员再结合办公室的办公用品需求,告知采购部进行统一购买。各服务站的物业经理再到行政管理部领取相关办公用品。

  服务站进购新物资后,采购部要及时把进货单发到各服务站的客服专员处,由客服专员做好《库存表》的入库记录工作。

  采购部须在每个月的固定时间去往各服务站,和客服专员一起检查物资的使用情况和盘点库存,做好相关统计工作。

  对于家具家电的物资采购,在签订合同和预付订金后,采购部要确保供应商是否备货齐全,再通知配置部进行日常安装配送工作。

采编:www.pmceo.com

篇2:酒店物资报损管理制度

  酒店物资报损管理制度

  为了加强酒店对物资的统一管理,维护酒店的利益,现对各部门报废、报损物品管理及降低物资报损管理做出如下规定:

  正常经营过程中报损管理

  1、客房与餐饮在日常经营过程中的报损按照以下比例执行:

  (1)客房部:

  1)报损核销比例:

  布草:营业收入0.3%;

  一次性消耗品(主要包括客用一次消耗品)营业收入0.2%;

  瓷器、玻璃器皿营业收入0.1%

  2)核销采用直接核销法:

  当月核销数=当月营业收入*核销率

  3)超过正常报损比例的人为损坏,由房务部落实个人责任并赔偿损失;

  4)住店客人人为损坏客房内用品,按照房务部的物品赔偿价格进行赔偿。

  (2)餐饮部:

  1)报损核销比例:

  布草营业收入0.4%

  瓷器、玻璃器皿营业收入0.5%

  银器、不锈钢器具营业收入0.02%

  2)核销采用直接核销法:

  当月核销数=当月营业收入*核销率;

  3)超过正常报损比例的人为损坏,由餐饮部落实个人责任并赔偿损失;

  4)用餐客人人为损坏餐饮用品,按照餐饮部的物品赔偿价格进行赔偿。

  (3)康乐部:

  1)报损核销比例:

  布草营业收入0.4%

  瓷器、玻璃器皿营业收入0.5%

  不锈钢器具营业收入0.02%

  2)核销采用直接核销法:

  当月核销数=当月营业收入*核销率;

  3)超过正常报损比例的人为损坏,由康乐部落实个人责任并赔偿损失;

  4)用餐客人人为损坏餐饮用品,按照餐饮部的物品赔偿价格进行赔偿。

  2、定额内损耗,由部门填"报损申请单",报财务部审批后并最终报总经理审批执行。

  原材料及物料途中损耗的管理

  1、途中损耗原材料及物料在购进和其他因素而造成的损耗责任,属供货单位因包装不符合规定而造成破损或数量不足,应向供货单位追索损失,在供货单位未偿付损失金额前,所损耗原材料不能进入库存管理。

  2、自然损耗物品:物品在运输途中所发生的损耗,如鲜活商品、易碎物品等经核定非人为造成的损耗,在验收时应向供货单位追偿损失。

  3、人为损耗:原材料在运输途中,由于装卸不负责任,造成破损或失所产生的损耗,应查明原因,根据当时的实际情况,由经办人员负经济责任或部门负经济责任。

  物品残损、霉坏的管理

  各种物品出现残损霉变,需要销价处理或报损、报废,必须填制"报损申请单",严格审查原因,经有关领导审批处理。

  报损、报废的规定:

  原材料发生霉坏、变质,失去使用价值,需要作报损、报废处理时,由保管人员填写"报损申请单",据实说明变坏原因,并经业务部门审查提出处理意见,报部门总监、财务部审批。对核实并获准报损、报废的商品、原材料的残骸,由报废部门送交房务部进行集中清理。仓库管理员在日常仓库上班过程中,由于缺乏专业知识、操作技能及缺乏工作责任心造成原材料的霉坏、变质,将追究仓库管理员个人责任,要求赔偿。

  报损物资处理及降低物资报损的管理

  1、物品类:

  (1)酒店所有的报损设备、家具、软片、各种残损品的处理,全部统一由财务部负责;

  (2)各部门破损的设备、家具、软片等,本着修旧的原则,由各部门统一放在工程部指定的位置内,由工程部负责维修。如经过鉴定不能维修的,由财务部统一处理(有关部门配合);

  (3)保安部必须严格把关,决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理报损物品,任何个人不得私自处理残损品。

  2、食品类(仓库):

  保管员对库原材料要经常检查,本着"先进先出,,定期翻垛"的原则,检查食品保质期,在保质期前两月通知供货商调换食品,发现霉变,破损等情况时,及时填写"物资报损单"。具体管理规定:

  (1)要随时记录并反映库存食品的报损数量,金额和原因,如实填写,字迹工整,不准用铅笔填写;

  (2)成本控制部根据此表反映报损食品情况进行实地检查,确定该食品是否属于报损的食品之列;

  (3)报损表格一式三联,要有仓库领班、成本控制主管及财务总监签字批准然后将"物资报损单"交由成控部备档;

  (4)仓库应与厨房一起建立库存标准量,以便定时补仓,可随时与行政总厨、厨师长到库房协同检查食品库存情况及质量,以便做出调整或安排使用。对于库存时间过长的调料或食品,应及时向有关部门提出建议和意见,特别是对于厨师更换后调味的补货需更慎重,应及时将库存的信息反馈,以便能掌握库存情况,更好做出采购判断;

  3、食

品类(后厨部):厨房的报损是隐性报损,原材料的损坏不轻易被发现,应加以控制,报损主要原因为:

  (1)原材料存放在冰库里,层层积压,极少清仓,导致里面货物积压过多、过久而变质变味,将追究餐饮部厨房责任;

  (2)厨房调料过期变质,特别是在更换厨师后原采购的调味被闲置不用,而导致积压变质,将追究餐饮部厨房责任;

  (3)贵重食品如:干鲍、燕窝、鱼翅、辽参的调配、泡发或出品时因制作人员技术,而发生变质的,将追究制作人员责任。厨房应提供干货泡发后的标准份量,以备检查;

  (4)采购质量不过关,验收时未把好关,让低劣产品进入使用,而导致失效、过期或变质、变味,将追究采购部责任。

  对以上现象厨房应加强管理,定期清理冰库食品,做到先进先出先用;高档货品应专人保管和调制;严把验收关,不合格食品不允许进入;边角料充分利用,减少损坏率,财务部需加强此方面的监查力度。

篇3:经典物业公司物资管理制度

  经典物业公司物资管理制度

  1.物资分类建帐,固定资产、公用工具建立台帐,个人领用物品建立个人物品台帐,材料建立帐簿,做到一物一卡(帐),根据进、出库单记录增减情况。

  2.采购员根据审核批准的《拟购物资表》适时购物,特殊需要由各部门根据审批权限由领导签字及时购物。

  3.购回的物品填写入库单,交材料员清点、记帐,双方在收据上签字。

  4.材料管理员及时组织专业人员检验产品质量,对不合格产品,按《不合格产品控制程序》执行。合格物品,由材料员入帐,做到帐、卡、物相符。

  5.入库物品应码放整齐,严防磕碰,划伤或变质。

  6.日常物品申领:

  6.1部门物品领用、发放必须指定专人管理。

  6.2部门日常所需物品每月25日填写"部门月需求表"由部门经理签字后,送交综合部材料员。

  6.3材料员根据库存情况填写"拟购物品清单"报综合部经理审批,特殊物品需报总经理审批,经审批合格后交由采购员于次月5日前采购完毕。

  6.4每月5-10日各部门凭上月申报批准的月需求表到综合部材料员处领取物资,部门领取物资后,应认真做好管理工作。

  6.5物品应在每月规定时间内申领,特殊需求,由部门经理向总经理请示后报综合部,安排采购。

  7.发放物品时,材料员应认真审核"物品申领单",填写"出库单",对所领物品的时间、数量、品种及规格详细登记,双方签字后方能领走物品。

  8.大型工具、贵重仪表借出,由主管经理批准,归还时材料员负责组织检查物品完好情况。

  9.建立个人领用物品台帐,领用物品损坏时要及时申请报损,经主管经理批准后销帐,物品丢失,视情况赔偿补齐,人员调动必须将领用物品全部交回,方能办理手续(办公消耗品除外)。

  10.材料员做到物资逐笔登记,及时入销帐。

  11.每月底做好物资清点、结帐、上报工作。年终盘点,全面详细,报表清楚,完整。做到帐物相符。将盘点表报本部门备查。

  12.各部门管理人员随时将短缺物资报有关部门负责人,以便保证物资供应的及时性。

篇4:物业公司物资发放制度(十七)

  物业公司物资发放制度(十七)

  1、所有物资出库一律应使用部门填报的领料单发货,领料单应列名出库物资的名称、规格、数量、用途、使用区域(如楼宇)等,除有领用人员签章外,还必须有使用部门的主管签章。

  2、仓管员发货时,要坚持按发货程式发货:一查库存量,二先入先出,三当面点清。发货时发货人应在领料单上签名并及时登记入帐。

  3、已领用的物资,凡质量、规格不符合使用,应允许使用部门退货。使用部门办理退料销帐手续:填写一式三联的红字领料单,仓库凭红字领料单作重新入帐的依据。若退回的是已使用的物资,仓管人员应另设帐登记、保管。

  4、非消耗性的物资(含个人保管的工具、物品、低值易耗品)在仓库或发放部门领出后,使用部门应按品名、规格等由领用人填写"低值易耗品登记表"。因严重损坏或使用期限已满等而无法继续使用、需进行更换的低值易耗性物资,领用时必须交旧领新。

  5、领料单一式三联,其中第一联由仓库作物资发出后的记帐依据;第二联财务部存(仓库发货后每十天汇集交财务部);第三联由领料部门自存。

篇5:物业公司物资采购制度(十七)

  物业公司物资采购制度(十七)

  1、部门申请应先将所需增加的物品列入每月编制的预算内,预算经批准后,可正式申请购买。

  2、各部门、小区管理处凡需新增固定资产、低值易耗品或使用各种其他物资,需填写物品申购单,申购单需详细列明需购物资的名称、单价、数量

  4、综合事物部要随时了解和掌握公司常用物品的市场价格和供应情况,接到申购单后,向有关供应商询价。

  5、对于常用物品及耗量大的物品,根据不同供应商对不同物品的报价价廉的原则选定固定的供应商。

  6、综合事物部应要求固定供应商定期提供近期物品的供货价和供货品种,根据可供货品种和价格核对申购物品的报价。

  7、综合事物部将申购单交财务经理审核申购的物资和金额有否符合预算,最后由公司总经理审批。

  8、公司总经理批准购买的物资,主要由综合事物部进行采购,属急需使用或专业物品可由各使用部门进行采购。

  9、采购人员应要求供应商加强配合,根据供应商提供的供货物品和价格清单做好采购计划,争取节省采购所需的时间,为物资使用部门创造效益。

  10、对于一时在市场上难以购买和购买程式需占较长时间的物品,综合事物部应将情况告知使用部门,以便使用部门能及时采取相应措施。

  11、在收到已批准的申购单后,属于由固定资产供应商供应的,应通知固定供应商送货上门,并采用定期结算的方式结算货款。综合事物部按已批准的申购单的内容申购物品,若需要对原已批准的申购单作出更改,更改部分需由部门、小区管理主管做出确认,并经公司公司领导鉴字认可。

  12、所有采购物品均需办理入库,验收手续。属固定资产及专用的物品,还需由使用部门验收签章。

  13、验收时除核对品名、规格、数量、金额是否与申请要求及发票相符外,还要对物品质量进行验收,其中有一项不符合的,不予收货。

  14、报销时应附上符合要求的发票和名称、规格、数量、金额相符的送货单,收料单并有验收人签章,所附单据内容需与申请单相符。

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