合同签订管理制度 -凯发网站

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合同签订管理制度

  合同签订及管理制度

  (一)合同签订注意事项

  采购合同的订立必须采取书面形式,经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真等,均属于采购合同的范围。

  采购部负责采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作。根据相关类别的合同范本进行补充修改,合同各项内容的条款应当明确、具体,文字表达要严谨。

  新合同拟定修改完毕之后,经总经办过目审批后,可凭签字的《印章使用审批表》到合同专员处登记盖章。

  与新供应商签订合同之前,应核实对方当事人的身份。对于合同主体是自然人的情况,可以要求其提供相应的个人身份信息,如姓名、身份证号、详细地址等,最好能够留存对方身份证复印件。对于合同主体是法人或其他组织的情况,同样应当审查其身份的真实性,并要求对方出具加盖公章的营业执照复印件留存。

  (二)合同管理

  采购合同签订完毕后,采购部应及时把合同原件、营业执照复印件和对方身份证复印件等文件交到合同专员处统一保管。

  参与采购合同签订和采购合同管理的人员不得出现以下情况,否则公司将视情节轻重予以相应处分。

  泄露或私自更改采购合同的内容。

  丢失采购合同。

  损害公司的利益。

  在参与采购合同制定、签订的过程中出现严重不负责任的行为。

  采购合同发生纠纷时,采购部相关人员应会同法律顾问与对方协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,相关部门应协助法律顾问办理有关事宜。

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篇2:申购流程和物资管理制度

  申购流程和物资管理制度

  各部门如有物资需要采购,相关同事提前填写《采购申请表》,经过部门经理审核批准并交由总经办签名后,再移交到采购部。采购部可根据审批后的采购申请表到财务处借款购买物资。

  对于金额大、数量多、使用频率高的物资,各部门须写申请由采购部去批量购买;对于金额小、需紧急使用、使用频率低等特殊物资,可由各部门自行购买后再向财务报销。

  公司需采购的物品主要分为四大类:

  服务站所需的五金维修物料和清洁用品:灯管、插座、水龙头、门锁等;拖把、扫把、洁厕精、垃圾袋等。

  日常办公用品:签字笔、打印纸、文件袋、一次性水杯、纸巾、常规医药品等。

  配置部所需的家具、家电、装饰品和翻新材料:板式家具;空调、热水机、洗衣机等;油漆、保护膜等。

  其他物品:各部门所需的其他物品。

  物业部和配置部所需的物资,由采购部购买回来后储存在各个服务站。各种物资的领取登记和发放由各服务站的客服专员负责。每次的领取要做好《物资领取登记表》的填写工作,并及时做好《库存表》的出库记录工作。

  服务站的办公用品采购,每月月底由物业经理汇总需求到行政专员处,行政专员再结合办公室的办公用品需求,告知采购部进行统一购买。各服务站的物业经理再到行政管理部领取相关办公用品。

  服务站进购新物资后,采购部要及时把进货单发到各服务站的客服专员处,由客服专员做好《库存表》的入库记录工作。

  采购部须在每个月的固定时间去往各服务站,和客服专员一起检查物资的使用情况和盘点库存,做好相关统计工作。

  对于家具家电的物资采购,在签订合同和预付订金后,采购部要确保供应商是否备货齐全,再通知配置部进行日常安装配送工作。

篇3:星级酒店存货库存盘点管理制度

  星级酒店存货库存盘点管理制度

  为了加强公司的存货管理,规范存货的库存保管及存货各环节的监督与核查行为,现根据酒店管理公司经营管理的需要,特制定本制度作为财务管理制度的补充以共同遵守。

  存货具体包括:

  1、原材料:餐饮业各种制作的基础性原材料,如、鱼、肉、燕鲍翅、蔬菜等,以及干货调料等;

  2、库存商品:存放于仓库及水吧的香烟、酒水、饮料等出售商品;

  3、物料用品:清洁用品、日用品、客房一次性用品和经营性辅助设备(不包括固定资产部分);

  4、燃料:指酒店各设备正常运营维护所需的各种燃料等。

  一、存货的领用管理

  1、各部门原则上应指定专门的领料人,部门负责人有权签字授于领料人对本部门日常所需物质进行领用;超出领料范围且没有总经理或财务主管签字的,仓库有权拒绝发货。

  2、特殊情况下的急件领用,由部门经理口头或书面授权仓库保管员,仓库保管员方可发货,但领料单位负责人必须在1日内到仓库办理签字手续;若在领货后的1日内没有办理签字手续的,由当值仓库保管员向财务上报,对领料人处以至少5元的罚款;若当值仓库保管员没有上报,而2日内领料单仍没有签字的,对当值仓库保管员处以至少5元的罚款。

  二、存货的库存管理

  1、酒店仓库及各部门实物管理责任人,对各库存的物品,必须按照《五常法》的要求分类或专门存放,严禁将不同属性和不同存放要求的物品混存。

  2、库存实物的进库和发出,严禁无单、无手续的物品进库和发放;办妥物品进库和发放手续后,登记实物库存保管账,电脑输单操作。并定期进行库存物品的账实核对盘点工作,发现差异,及时查明原因,予以解决,无法解决的,报财务部负责人处理;对超过保质期和有质量问题的货品,不得对外发放,并及时填制《报损单》(一式三联,一联仓库留存备查,另二联经财务部签字后一联留存财务部处理。),经部门负责人审核签字,送交财务部稽核人员核实后,报财务部负责人处理。各实物管理责任人当所保管的实物库存接近或达到最低库存储备量时,应及时主动地向部门负责人或相关部门提出采购(领用)申请计划。

  3、各实物管理责任人在发放各物品时,必须严格按照“先进先出”的原则发放实物。先进先出:是指按照物品购进的先后顺序和物品保质期的短长顺序,进行物品的发放。即先购进和保质期短的物品先发放,后购进和保质期长的物品后发放。

  三、各部门具体规定

  1、各营业部门吧台:吧员及实物库管员于每月应对实有库存进行实物盘点,与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对,发现问题,及时查清解决;同时,依据当月《领料单》,汇总填制《本月部门物品领、用、存报告表》,经部门负责人审核签字后,报送财务部。期间随时无条件的接受财务的定期及不定期抽查盘点。

  2、酒店仓库:仓库库管员于每月应对实有库存进行实物盘点,做到日清月结,与对应的实物保管账结存实物数量进行核对,发现问题,及时查清解决。

  3、财务部:

  (1)财务部稽核人员应定期不定期抽查酒店各仓库的实物库存是否与其实际账存数量相符;各项库存实物的管理是否符合相关规定,发放实物是否严格按照“先进先出”的原则执行;

  (2)每月末,财务部稽核人员应参与各仓库库存的实物盘点工作,一方面,核实库存实物的账实情况;另一方面,核查库存实物的质量(有无质变、过期产品)和各品种库存是否合理;同时,对各部门填制的《本月部门物品领、用、存报告表》列数据进行核实(依据平时收到的各进、出、领用物品凭证进行核对)和确认;发现问题,及时查明原因,界定责任,报财务部负责人处理。

  (3)财务部负责人收到各种报告时,应及时依据酒店的相关规定进行处理,或会同各部门负责人协商后,报酒店总经理处理。

  四、库存管理责任

  1、对库存实物发生的质量问题,属验收把关不当造成的,能要求供应商退换的,应尽量要求供应商退换,同时,追究验收责任人的工作责任;不能退换造成的损失,由验收责任人负责赔偿;属保管不当造成的,直接追究保管责任人的责任,并由其承担全额的损失。

  2、对库存实物发生短损、霉变、变质的,属定额内(其实物定额根据各物品的性质,参照同行业的平均标准进行确定)的,直接计入当月成本(此部分应严禁套用定额数而自用);定额外的部分,直接追究保管责任人的责任,并由其承担全额的损失,物品被盗原价赔偿。

  3、财务部稽核人员稽核工作不到位,对应稽核、监控的方面不予稽核、监控,应发现

  的问题未予发现,或对发现的问题不予上报,事后被查出的,直接追究稽核人员的责任,并严肃处理。

  4、库货属于公司资产,任何人不得借出、或出库给他人,

  5、特殊情况,报酒店总经理处理;非常情况,可直接上报酒店管理公司研究处理。

  五、罚则

  在盘点过程中如发现物品与账实不符,多余部份调增物品库存,短少部份按价赔偿具体如下:

  1、账实不符品种在1-5个之间的。每个品种给于10元罚款。

  2、账实不符品种在5-10个之间,每个品种给于15元罚款

  3、账实不符品种在10个以上

的除每个品种给于20元罚款外,保管员自动离职。

  库货属于公司资产,任何人不得借出、或出库给他人,如发现未经公司总经理书面同意授权外保管人擅自借出或出库给他人。除保管人如数赔偿外还将给予乙类过失处理。

  六、附则

  1、在财务主管盘点结果抽查过程中如发现物品账实不符,未及时发现的处理的。除对当事人以上处罚外,还将对于材料会计及仓库主管20元罚款过失处理。

  2、在总经理盘点结果抽查过程中如发现物品账实不符,未及时发现的处理的。除对当事人以上处罚外,还将对于财务主管20元罚款过失及材料会计及仓库主管20元罚款过失双倍处理。

  本规定自颁发之日起实行。

篇4:酒店物资报损管理制度

  酒店物资报损管理制度

  为了加强酒店对物资的统一管理,维护酒店的利益,现对各部门报废、报损物品管理及降低物资报损管理做出如下规定:

  正常经营过程中报损管理

  1、客房与餐饮在日常经营过程中的报损按照以下比例执行:

  (1)客房部:

  1)报损核销比例:

  布草:营业收入0.3%;

  一次性消耗品(主要包括客用一次消耗品)营业收入0.2%;

  瓷器、玻璃器皿营业收入0.1%

  2)核销采用直接核销法:

  当月核销数=当月营业收入*核销率

  3)超过正常报损比例的人为损坏,由房务部落实个人责任并赔偿损失;

  4)住店客人人为损坏客房内用品,按照房务部的物品赔偿价格进行赔偿。

  (2)餐饮部:

  1)报损核销比例:

  布草营业收入0.4%

  瓷器、玻璃器皿营业收入0.5%

  银器、不锈钢器具营业收入0.02%

  2)核销采用直接核销法:

  当月核销数=当月营业收入*核销率;

  3)超过正常报损比例的人为损坏,由餐饮部落实个人责任并赔偿损失;

  4)用餐客人人为损坏餐饮用品,按照餐饮部的物品赔偿价格进行赔偿。

  (3)康乐部:

  1)报损核销比例:

  布草营业收入0.4%

  瓷器、玻璃器皿营业收入0.5%

  不锈钢器具营业收入0.02%

  2)核销采用直接核销法:

  当月核销数=当月营业收入*核销率;

  3)超过正常报损比例的人为损坏,由康乐部落实个人责任并赔偿损失;

  4)用餐客人人为损坏餐饮用品,按照餐饮部的物品赔偿价格进行赔偿。

  2、定额内损耗,由部门填"报损申请单",报财务部审批后并最终报总经理审批执行。

  原材料及物料途中损耗的管理

  1、途中损耗原材料及物料在购进和其他因素而造成的损耗责任,属供货单位因包装不符合规定而造成破损或数量不足,应向供货单位追索损失,在供货单位未偿付损失金额前,所损耗原材料不能进入库存管理。

  2、自然损耗物品:物品在运输途中所发生的损耗,如鲜活商品、易碎物品等经核定非人为造成的损耗,在验收时应向供货单位追偿损失。

  3、人为损耗:原材料在运输途中,由于装卸不负责任,造成破损或失所产生的损耗,应查明原因,根据当时的实际情况,由经办人员负经济责任或部门负经济责任。

  物品残损、霉坏的管理

  各种物品出现残损霉变,需要销价处理或报损、报废,必须填制"报损申请单",严格审查原因,经有关领导审批处理。

  报损、报废的规定:

  原材料发生霉坏、变质,失去使用价值,需要作报损、报废处理时,由保管人员填写"报损申请单",据实说明变坏原因,并经业务部门审查提出处理意见,报部门总监、财务部审批。对核实并获准报损、报废的商品、原材料的残骸,由报废部门送交房务部进行集中清理。仓库管理员在日常仓库上班过程中,由于缺乏专业知识、操作技能及缺乏工作责任心造成原材料的霉坏、变质,将追究仓库管理员个人责任,要求赔偿。

  报损物资处理及降低物资报损的管理

  1、物品类:

  (1)酒店所有的报损设备、家具、软片、各种残损品的处理,全部统一由财务部负责;

  (2)各部门破损的设备、家具、软片等,本着修旧的原则,由各部门统一放在工程部指定的位置内,由工程部负责维修。如经过鉴定不能维修的,由财务部统一处理(有关部门配合);

  (3)保安部必须严格把关,决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理报损物品,任何个人不得私自处理残损品。

  2、食品类(仓库):

  保管员对库原材料要经常检查,本着"先进先出,,定期翻垛"的原则,检查食品保质期,在保质期前两月通知供货商调换食品,发现霉变,破损等情况时,及时填写"物资报损单"。具体管理规定:

  (1)要随时记录并反映库存食品的报损数量,金额和原因,如实填写,字迹工整,不准用铅笔填写;

  (2)成本控制部根据此表反映报损食品情况进行实地检查,确定该食品是否属于报损的食品之列;

  (3)报损表格一式三联,要有仓库领班、成本控制主管及财务总监签字批准然后将"物资报损单"交由成控部备档;

  (4)仓库应与厨房一起建立库存标准量,以便定时补仓,可随时与行政总厨、厨师长到库房协同检查食品库存情况及质量,以便做出调整或安排使用。对于库存时间过长的调料或食品,应及时向有关部门提出建议和意见,特别是对于厨师更换后调味的补货需更慎重,应及时将库存的信息反馈,以便能掌握库存情况,更好做出采购判断;

  3、食

品类(后厨部):厨房的报损是隐性报损,原材料的损坏不轻易被发现,应加以控制,报损主要原因为:

  (1)原材料存放在冰库里,层层积压,极少清仓,导致里面货物积压过多、过久而变质变味,将追究餐饮部厨房责任;

  (2)厨房调料过期变质,特别是在更换厨师后原采购的调味被闲置不用,而导致积压变质,将追究餐饮部厨房责任;

  (3)贵重食品如:干鲍、燕窝、鱼翅、辽参的调配、泡发或出品时因制作人员技术,而发生变质的,将追究制作人员责任。厨房应提供干货泡发后的标准份量,以备检查;

  (4)采购质量不过关,验收时未把好关,让低劣产品进入使用,而导致失效、过期或变质、变味,将追究采购部责任。

  对以上现象厨房应加强管理,定期清理冰库食品,做到先进先出先用;高档货品应专人保管和调制;严把验收关,不合格食品不允许进入;边角料充分利用,减少损坏率,财务部需加强此方面的监查力度。

篇5:酒店康乐中心器械设备维修保养制度

  酒店康乐中心器械设备维修保养制度

  1、操作人要严格按照操作规程进行操作。

  2、当班人员要做好设备运行工作情况汇报表,即交接班记录。

  3、每天定时对设备线路情况进行检查,遇有障碍及时排除。

  4、营业前要开机运转并调试好设备,遇有障碍及时排除。

  5、每天利用非营业时间做好设备保养工作。

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