工贸油品调运分公司物资采购管理办法 -凯发网站

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工贸油品调运分公司物资采购管理办法

  工贸油品调运分公司物资采购管理办法

  第一章 总则

  第一条 为了规范zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)物资采购活动,保证物资采购工作合法、有序进行,根据《中华人民共和国招标投标法》、z省实施《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规和集团公司《管理纲要》、《zz石油(集团)有限责任司招标管理办法》,结合油品调运分公司实际,特制定本办法。

  第二条 油品调运分公司物资采购活动应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则,择优选择企业实力、信誉、技术能力和价格合理的供应单位。

  第三条 工贸公司物资采购工作实行统一制度、分级授权、归口审查的原则。

  (一)统一制度:统一物资采购制度,统一业务流程和工作程序,统一适用集团公司专家库、协作企业准入目录;

  (二)分权制衡:将各层次、各阶段的职能划分各级职能小组,形成各部门相互协作、相互制约、相互监督机制;

  (三)归口审查:对物资采购项目中的有关内容,按业务性质,分别由相关专业部门审查。

  第四条 物资采购工作要坚持科技创新优先、效率优先、节能环保优先、质量优先、性价比最优的原则。

  第五条 物资采购工作实施“回避”制度。

  (一)部门回避:物资采购部门不能负责项目实施活动,项目实施部门不能组织物资采购活动;

  (二)人员回避:物资采购领导小组成员与供应单位负责人或委托代理人有利害关系的,在物资采购活动中必须回避。

  第二章 组织机构及职责

  第六条 油品调运分公司成立物资采购领导小组,物资采购领导小组是物资采购责任和组织实施的主体,根据工作特点和业务需要,组织实施公司设备及物资采购等项目。油品调运分公司物资采购领导小组组长由经理樊矿强担任,副组长由公司副经理白志刚担任,成员由综合办公室、安全质监部、调度管理部、财务资产部等部门人员组成。领导小组职责:

  (一)贯彻落实集团公司物资采购管理的相关制度和规定;负责制定油品调运分公司物资采购管理办法,并组织实施;

  (二)对物资采购项目进行组织和协调,接受上级物资采购监督领导小组的指导、监督和检查;

  (三)负责向上级单位汇报公司物资采购工作;

  第七条 工贸公司物资采购领导小组下设物资采购办公室和询价组、质量技术组三个职能小组。

  (一)物资采购办公室(公司综合办公室负责)职责是:

  1.依据油品调运分公司物资采购管理办法,组织实施公司物资采购工作;

  2.负责组织公司物资采购方案的编制及报审工作,按照批准的物资采购方案,开展物资采购活动,督促落实相关合同的签订、履行等工作;

  3.建立公司物资采购管理信息档案,定期向上级主管部门报送有关资料;

  4.处理公司物资采购工作中其他有关事项,定期向物资采购领导小组汇报工作开展情况。

  (二)询价组(公司财务资产部负责)职责是:

  1.负责制定公司的价格询查制度,建立价格信息库;

  2.对物资采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项提出建议;

  3.完成采购标的物的市场价格查询,向物资采购办公室提供标的物的市场价格信息;

  (三)质量技术组(公司安全质监部负责)职责是:

  1.负责对物资采购标的物的有关技术、质量、安全、环保执行标准的制定和审查;

  2.检查落实对物资采购项目质量技术要求的执行情况。

  第八条 物资采购申请

  物资采购申请由项目单位以文件或申请书的形式提交,内容应包括:项目名称、计划批准文件、规格、质量执行标准、技术要求、数量、建议价格、拟采用的采购方式、推荐供应单位等。项目部门生产性物资采购需提前3个月报申请计划,并经公司调度管理部审核确认后报公司物资采购办公室;非生产性物资采购需提前2个月报申请计划。

  第九条 物资采购前期准备和后期工作程序

  (一)如需采购的是生产性物资,由调度管理部根据生产实际情况对申请采购项目的种类、规格和数量等进行审核,并于三个工作日内将其意见提交物资采购办公室;

  (二)询价组对物资采购项目,进行市场价格咨询调研,了解市场的最高价和最低价及有关信息,并于三个工作日内将其意见提交物资采购办公室;

  (三)质量技术组对物资采购项目有关规格、技术、质量、安全、环保执行标准等方面进行审查,并于三个工作日内将审查结果提交物资采购办公室;

  (四)采用竞争性谈判方式的采购项目,按照管理权限经审核批准后方可实施;

  (五)物资采购项目审批结束后,由物资采购办公室及相关部门按规定组织项目实施单位与供应单位进行;

  第三章 物资采购管理范围

  第十条 物资采购的管理范围:油品调运分公司的生产性物资和

非生产性物资(如办公设备、办公家具、办公用品、劳保用品、后勤保障用品等)。凡根据《油品调运分公司招标管理实施细则》,不符合、不具备招投标条件的设备、物资、生产消耗性材料等项目的采购,均按本办法执行。采购方式分为竞争性谈判、比选、磋商、拍卖竞买、订单采购等,物资采购领导小组根据实际情况选择适用。

  根据《油品调运分公司招标管理实施细则》,不符合、不具备招投标条件的其他非物资性项目(如服务、工程、设计、安装等)的采购,参照上款,一并由公司物资采购领导小组统一管理。

  第十一条 为保证生产性物资的产品质量及技术标准符合企业生产要求,维护企业利益,充分体现公平原则,对供应厂商提供的产品进行小批量试用的,采购计划可根据生产实际合理安排,采购价格按不高于试用阶段统一中标价格执行,并将试用结果报公司质量安全室备案。

  第十二条 批量较大的低值易耗品等物资的采购,由项目部门提交申请,经公司物资采购领导小组批准授权后,启动物资采购简易程序,委派物资采购领导小组监督组成员与项目申请单位直接进行比质比价采购。

  第四章 资料管理

  第十三条 物资采购活动的资料须按照国家档案管理标准实施。物资采购办公室负责相关资料的收集、整理和归档。具体如下:

  (一)项目部门向物资采购领导小组提交的采购申请;

  (二)询价组、质量技术组向物资采购办公室提交的书面意见;

  (三)其它需要归档的资料。

  第五章 法律责任

  第十四条 在物资采购活动中,参于者有下列情况之一的,公司将建议有关部门按照有关规定追究责任人的相关责任:

  (一)工作人员违反本办法,收受供应单位财物或其他好处的、向他人透露与物资采购项目有关的其他情况的;

  (二)以不正当手段干扰物资采购工作的,以及其它违反本办法行为的;

  (三)物资采购单位违反本办法,向他人透露已获取潜在供应单位的名称、数量或者可能影响公平竞争的有关物资采购的其它情况的;

  (四)物资采购办公室、相关业务部门违反本办法,怠于行使相应职责,造成严重后果的;

  (五)其它违反国家有关律的法规和损害企业利益的行为。

  第六章 附则

  第十五条 本办法由综合办公室负责解释。

  第十六条 本办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司规定执行。

  第十七条 本办法自发文之日起实施。

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篇2:对外物资采购行为回访办法

  物业管理有限公司作业指导书

  --对外物资采购行为回访办法

  1.目的

  对采购行为进行有效地监控。

  2.范围

  适用于公司所有对外物资采购、工程及其他服务采购。

  3.职责

  3.1财务管理部负责对公司所有采购行为进行监督控制,并定期进行抽样回访,必要时相关部门应协同进行。

  3.2各部门经理负责对本部门采购行为进行监督控制,并指定专人对本部门采购行为进行回访。

  4.方法和控制过程

  4.1回访样本的选取

  4.1.1 对采购单价超过2000元的资产全部进行回访。

  4.1.2 对其他采购物资,根据其成本控制重要性确定该项目选取种类的数量:清洁用品(含消杀药品)类5种,维修材料类5种,工程材料5种,办公用品3种。每季度的回访工作必须覆盖以上四大类商品且相邻季度不重复对相同商品抽样。

  4.1.3在审核报销票据的工作中,各部门应结合本部门的具体情况,参考财务管理部公布的《零星物资价格统计表》,对价格、数量出现较大波动的物资,有针对性的选取样本进行回访。

  4.2回访

  4.2.1每季度至少进行一次回访,回访前,回访人应根据财务资料及实际的市场调查,大致了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情,以更好地达到回访效果。

  4.2.2 根据待回访商品的成本控制重要性及回访成本,可用以下方式进行回访。

  4.2.2.1电话回访:回访人以顾客身份通过电话询价、还价等方式,努力发现该项采购的最低成交价。

  4.2.2.2现场回访:回访人以顾客身份到供应商的营业地点询价、还价,努力发现该项采购的最低成交价。

  4.2.2.3索取报价单或函证:取得正式书面证据,以便于转入其他程序处理问题。

  4.2.2.4其他适宜的办法。

  4.3回访结果的处理

  4.3.1回访结束后,回访人根据回访情况填写《采购物资供方回访表》。

  4.3.2回访如果发现疑问,回访人将直接与采购人员沟通,要求其作出解释,然后总结填写《采购物资供方回访表》,签署回访结论。

  4.3.3如果采购人员不能作出合理的解释,回访人将把回访结果提交财务管理部经理作进一步处理。

  4.3.4财务管理部每半年对回访中的问题进行总结。

  4.4公司各部门在采购中索取供应商开具的发票时,应要求其准确填写"开票人电话或详细地址"一栏,如有遗漏,经办人应于报帐前补填,或者一次性将全部供应商电话号码提供给财务管理部,主动接受财务的监督,配合财务管理工作。

  5.质量记录表格

  **wy7.4-z01-01-f1 《采购物资供方回访表》

篇3:物业公司物资采购库管领用管理办法

  物业公司物资采购、库管、领用暂行管理办法

  一.物资用品采购

  1.物资采购应严格遵循质量、价格及凯发网站的售后服务完备的原则进行,采购的品种和数量应严格控制在一定范围内并尽可能节约成本,减少库存。

  2.采购范围:固定资产、低值易耗品、设备设施添置、清洁用品用剂、办公用品用具等。

  二.物品申购程序

  1.各部门(管理处)每月25日前上报次月"月物资采购计划表"并交给仓库库管员,库管员应根据物资库存情况,核定整理各部门(管理处)的"月物资采购计划表","月物资采购计划表"送分管副总进行审核,报总经理审批同意,由采购人员根据批准情况按轻重缓急在当月内完成采购计划。

  2.急需采购的物资,由部门分管副总批准,通知采购人员采购,但事后应由部门出具书面情况说明,填写"请购单",经分管副总签字,报总经理同意,交财务审核报销。

  3.采购所有物资必须全部入库,并由库管员填制入库单,如是供应商送货,由供应商提供发票或供货单、入库单一式三联。一联留库房;一联交供应商;一联交采购人员。

  三.物资领用程序

  1.部门领用物品时需认真填写领料单(品名、数量应填写准确,注明领用人),由分管副总签字后方能到仓库领用。

  2.仓库库管员在发放物品时需认真按申领单品名和数量准确发放。

  3.领料单一式三份,一份部门留存,一份仓库保管留存,一份交财务留存。

  四.其它

  工程部门作为特殊部门,零星、少量、急用材料领取可按以下程序进行:

  1.由公司确认并签定协议,在单位附近指定一家经销商,作为协作商家,商家必须保证材料的质量,并在同等质量中价格不能高出市场价。

  2.使用单位应先按内部管理填三联《请购单》,先由部门经理签字,领取的原则必须是零星、少量、急用材料,量大成批的另组织货源并在物管公司库房领取。

  3.协作商家见《请购单》后,有部门领导签字后方可发货。到商家取货必须由工程部指定一名专人领取,并填写三联《请购单》,一联留工程部,一联留商家,一联留分管副总。商家也可送货上门。

  4.结算方式:当月底由商家凭《请购单》报分管副总,经总经理审核后,再开具发票交财务核报销。

  5.采购管理责任:采购人员采购的各类物品必须保证达到公司提出的质量、服务和时限要求,如有不实给公司造成损失由采购人负责赔偿。

篇4:高校物管中心物资采购、出入库管理办法

  高校物管中心物资采购、出入库管理办法

  根据《中华人民共和国政府采购法》、iso9001-2000程序文件《采购控制程序》,结合实际指定本办法。

  一.采购的机构设置

  (一)物管中心成立物资采购领导小组,中心主任任组长,副主任任副组长,部门经理任成员。物管中心物资采购领导小组,统一协调决定处理物管中心物资采购事宜。

  (二)中心下属各个部门成立物资采购小组,由经理、副经理(或者主管)、兼职采购员组成,负责本部门的日常物资采购供应工作。

  二.出入库管理

  (一)中心下属各个部门设物资兼职保管员,负责采购物资的保管领用。

  (二)各部门建立物资出入库帐目。采购发票报销时应有保管签字。

  三.对合格供方的评审

  (一)供方提供的产品质量与本部门采购物资质量要求的符合性。供方的营业执照等相关复印件。

  (二)供方提供产品的质量保证能力,交货期、凯发网站的售后服务等。

  (三)供方提供产品的价格等。

  四.采购程序

  (一)采购文件

  1.各个部门制定《采购计划》,报中心领导审批批准,纳入年度经费预算。

  2.各个部门采购物资时,有必要签定采购合同的,必须签定采购合同,作为物资采购的法律文件。

  (二)采购审批

  部门提出采购计划后,按总公司制定的审批权限逐级审批。

  (三)采购作业

  1.严格执行对供方的评审,货比三家后再确定采购商家。

  2.采购计划或采购合同一式四份,供方一份,部门一份,中心一份,结算时交财务部一份。采购员根据核准审批的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。

  3.大宗用品或长期需要的物资,根据核准审批的采购计划,向有关供应商签订长期供货协议,以保证采购产品的质量、数量、规格、品种、和时间的供货使用需求。

  4.采购部门应当经常调查主要材料市场行情,建立供应商资料,作为采购产品质量,价格审核的参考,补充。

篇5:vk物业绿化物资采购管理办法

  vk物业绿化物资采购管理办法

  1.目的

  为了加强绿化工程部物资采购的管理和监控,确保绿化工程的顺利开展。

  2.范围

  适用于公司绿化工程部

  3.职责

  部门/岗位工作内容

  总经理/分管领导负责权限内的物资审核、审批

  相关职能部门负责权限内的物资审核、审批,采购行为监控。

  参与现场议价。

  部门经理负责权限内的物资审核、审批

  负责对部门物资采购的监控

  工程主管负责对工程用物资采购的审核

  养护项目负责人负责对绿化养护类物资采购的申请、审核

  工程项目负责人负责对工程用物资的申请、验收、领用控制与监督

  部门采购员负责物资的采(订)购

  苗木(物资)验收人负责部门工程(苗木)物资的验收,独立于采购员。

  4.方法与过程控制

  4.1中标工程的物资采购申请

  项 目操 作 办 法

  合同评审评审时,须附《绿化苗木采购申请单》。

  物资申请根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款采购,每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。

  报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后进行报销。

  合同签订按地产公司的合同文本签订工程合同

  4.2 地产公司指定的零星工程物资或甲供物资采购申请

  项 目操 作 办 法

  物资申请根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款,每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。

  报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后报销。

  甲供物资附发票、按地产相关部门要求到地产报销

  合同如地产公司事后要求补签合同时,按合同管理程序进行

  资料部门保存签证单、业务指令单等记录

  4.3物业服务中心补苗及部门工具用品的采购申请

  项 目操 作 办 法

  苗木类申请人填写《绿化苗木采购申请单》,每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。 非苗木类填写物资申请,按权限审批后采购。

  4.4采购行为、资金的管理办法

  项 目操 作 办 法

  常用绿化苗木采购应建立部门供应商名录(填写《合格物资供方(品牌)一览表》)及价格清单,并挂部门内部网页,长期合作的应每年签订框架协议,每次采购时可不签订采购协议。

  市外苗木采购市外采购要求有两人同时在场,并选择在有正规发票的供应商购买。

  单宗采购金额在50000元以上及单宗人工服务外包额在10000元以上的须有公司职能部门人员参与现场议价,填写《供方现场(约见)评审记录表》(人工外包的单独签订施工协议)。

  结账应以转账方式进行。特殊情况下需使用现金付款超过5000(含)元以上,必须事前经分管领导审批,支付时,金额在10000元以上的必须两人以上前往结账;金额在30000元以上的必须由公司财务人员陪同结账。

  不签订采购协议的,须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。

  甲供物资在地产相关部门参与及授权下进行,并由参与人员及授权人签字确认。

  市内苗木采购在价格、质量同等条件下,应选择在合格供应商采购。

  结账以转账方式,可采取月、季等期限定期付款。

  合格供应商无需要的苗木或价格不合理时,经部门经理同意后可以在其它苗场采购。

  如不能进行支票交易,按市外采购规定执行或供应商直接到财务管理部结账。

  不签订采购协议的,须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。

  其他物资采购按《采购管理程序》要求执行

  4.5验收入库及报销办法

  项 目操 作 办 法

  养护绿化苗木项目负责人负责验收,核对实数,并在供应商送货单收货人处签名、填写《绿化部苗木(物资)采购验收单》。现场领用物资。不再填写《进仓单》和《物资领(借)用单》。

  凭送货单、发票、《绿化苗木采购申请单》、《绿化部苗木(物资)采购验收单》等资料报销。

  工程绿化苗木

  设备工具、药品、肥料等备用品由专人验收入库,仓管员填写《进仓单》、入账。

  物资领借用按《物资存储及管理程序》执行。

  凭《进仓单》、发票等报销。

  土方、陶粒、一次性消耗品工程项目负责人负责验收,核对实数,并在《物资申请单》"备注"栏中签名,现场领用。不再填写《进仓单》和《物资领(借)用单》。

  采购凭送货单、发票、《物资申请单》复印件等资料报销。

  4.6 本办法中未明确规定的内容,按公司《采购管理程序》执行。

  5.相关文件

  vkwy7.4-z01《采购管理程序》

  vkwy7.5.5-z01 《物资存储及管理程序》

  6.记录表格

  vkwy7.4-z01-f1《物资申购单》

  vkwy7.4-z01-f3 《物资/服务申请报告》

  vkwy7.5.5-z01-f1《进仓单》

  vkwy7.5.5-z01-f2《物资领(借)用单》

  vkwy7.5.1-j01-06-f1 《绿化苗木采购申请单》

  vkwy7.5.1-j01-06-f2 《供方现场(约见)评审记录表》

  vkwy7.5.1-j01-06-f3 《绿化部苗木(物资)采购验收单》

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