采购部物资采购发票管理办法 -凯发网站

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采购部物资采购发票管理办法

  采购部物资采购发票管理办法

  发票是一种重要的见证经济活动的凭证,特别是增值税专用发票在开具、取得、抵扣等环节有严格的税收政策条文监管,增值税专用发票的抵扣直接关系到公司税收负担的问题,在涉税事项中一定要谨慎从事。

  因此,特根据我司的具体情况作出如下规定:

  一、采购物资的类型划分:

  1.生产型耗用:原材料、辅助材料、五金工具(刀具)、其他低值易耗品、燃料、润滑油等;

  2.办公型耗用:办公文具、用品;

  3.固定资产类:机器设备、电子设备、运输工具;

  4.饭堂饮食物资:饭堂米、油、菜、调味品等;

  5.业务招待类:烟酒食品等。

  二、按上述类别划分后,需要开具发票的层次可以下述图表描述:

  ① ② 1.生产型耗用:必须开增值税票

  2.办公型耗用:增值税票、普通票

  3.固定资产类:普通票、装修工程

  5.业务招待类:普通票、收据

  ③ 4.饭堂饮食材料:收据或支付证明单

  ①:表示开增值税发票(17%、6%)

  ②:表示需要开发票

  ③:表示不需开票的。

  财务入帐对发票的处理:

  1.有票的纳入规范的财务核算;

  2.无票的放入福利费用的开支或其他处.

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  三、在上述图表显示的需要开票的:

  1、第1-2-3款中一定要有发票,特别是增值票;

  2、第2款中,在不增加采购成本的情况下,最好是增值税发票;

  3、第5款中,在不增加成本的情况下,最好是普通发票;

  4、第4款中,非设备、大型用具类的,由于属福利开支,能省则省,可不开发票。

  四、需要开具增值税发票而暂时不能的,采购部将收据集中造册登记保管好,以后集中处理;物品交仓库,仓库先作代管处理或暂估入帐,此部分也应与采购部对应集中造册登记,待有正式发票时再做更正处理。

  五、采购部采购的物品必须明确配合后续部门输入电脑时的需要,填写规范、内容齐全、价格的口径要跟仓库一致。

  六、发票:要求先:收票后才按月结时间进行结算。采购物资进仓的同时,要求有发票的必须要有发票,无论是现金支付还是月结的,特别是月结的,先收发票非常有利于我司合理的、整体的有序安排税款,并且结合其他大公司的做法莫不如此!(我公司的关联企业除外)

  七、物资进仓后,采购、仓库、财务必须三条线,保证单据传递(按进仓单的流程规定执行)的顺畅、及时到达各接收单据的位置,避免因不及时造成漏单、重复、出错,以至三方数据不统一,特别是月末扎数的时候,要注意三方时点(最后一日下午3:00)的统一,月结后所有以前的单据第二天上午10:30要到财务处(遇节假日休息,时间顺延)。

  八、本意见经讨论通过后于 年 月 日开始实行,在执行中再行完善、修改、补充。

  公司财务管理部

篇2:物资采购管理制度(1)

  物资采购管理制度

  第三十一条 凡公司需购物品(料)一律由专职采购人员购买,其他人员除受采购负责人委托或控股公司领导批准外,均不得采购任何公司物品。当非采购人员未经委托或领导许可,擅自购买公司物品(料)的,财务部不得予以报销。

  第三十二条 为了充分发挥控股公司运作的优势,尽量降低物资采购成本,须逐步实行中心采购供应制。凡能全部物资纳入控股公司物资采购供应中心采购的企业,则全部物资归此中心采购供应,企业自身不再设采购人员,客观原因不能全部纳入此中心采购供应的,到那部分可纳入的就那部分由此中心供应,其余由子公司自设采购人员采购。

  第三十三条 采购人员必须严格遵守“货比三家,选优而用;物美价廉,调价确认”原则。以不盲目购买,不贪不占,不洵私情,不吃回扣为崇高职业道德,并牢固树立为下家用者服务的意识,坚持以下家用者满意为已任。

  第三十四条 由控股公司总经办汇同人力资源部、财务部、采购部、改制办,根据本制度的有关原则和本公司改制期间实际运作需要,另行制定控股公司物资管理实施细则,经董事会批准施行。

  第三十五条 改制期间采购部重点工作:

  ①、应付账款月末余额及账龄分析;

  ②、供应商送货单、购货发票补开发票、请购单或采购计划、采购合同(协议)归档、订立、完善与跟进;

  ③、采购计划价格制定及明细表呈报;

  ④、供应商应付账款月结对账单与财务部对账;(无月结单的财务不安排采购资金付款)

  ⑤、供应商详细档案异动明细表(分控股公司与子公司及物品采购分库分类);

  ⑥、月末与财务仓库对账、付款计划月报、采购报价明细表呈报;

  ⑦、所有物料(物品、物资)实际价格、计划价格编码明细表建立健全等。

  上述条款月报时间确定为次月10日前、报价当月25日前;补开发票按财务部提供明细清单及时间办理,计划价格制定与编码完善自本制度执行起30日内完成;其他相关事宜按财务规定办理。

  第三十六条 为了加强采购物资管理,控制采购成本支出,对采购报价成立市场价格调查小组。该小组负责人分别由总经理、财务经理担任。总经办、技术、计划、生产、财务部门派员参与,作为小组成员,其具体事宜按圣都司改制20**(02)号文件执行。

  第三十七条 为了加强仓库物资管理,控制储备资金占用,对仓库最低储存进行核定。专项工作由仓库负责跟进,达到或低于最低储存量时,及时呈报采购部并报批后积极采购紧缺物资。重点补仓为五金、刀具等生产紧缺急需物资配件等储备。

  1.最低储存量计算:

  采购最低储存量=采购周期*日均耗用量-仓库储存量

  采购周期=供应商生产天数 运输途中供应天数 储量审批天数 合理保险天数 入库验收天数 其他合理耗用天数等

  日均耗用量=年耗用量/360天、季度耗用量/90天、月耗用量/30天

  2.责任划分:

  最低储存数量由仓库提供 ;其采购周期由采购部提供;日均耗量由生产部提供。统一由采购部汇总按审批程序报批。

篇3:视讯股份公司采购付款管理制度

  视讯股份公司采购付款管理制度

  第一条 为了加强对公司采购、付款的控制和管理,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,制定本制度。公司办理有关采购、付款事务时,应遵循本制度的规定。基本建设采购不属于本部分规定范围。

  第二条 公司应该让具备良好业务素质和职业道德合格的人员办理采购与付款业务,同时确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

  采购与付款业务不相容岗位至少包括:

  (一)请购与审批;

  (二)询价与确定供应商;

  (三)采购合同的订立与审核;

  (四)采购与验收;

  (五)采购、验收与相关会计记录;

  (六)付款审批与付款执行。

  公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

  公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

  第三条 采购是根据采购预算或实际需要进度(超预算和预算外),由具有采购权的部门或使用部门填写采购物资的请示,经财务部及相关部门签署意见后,报经授权的公司领导核准后方能办理。对超出规定范围的采购业务必须由经费审核小组审核后,经授权的公司领导核准后方能办理。

  第四条 请示中必须详细注明参考供应商、规格型号及需用日期、数量、预估单价、金额等内容,若申请物品需要采取特别运送及保存方式的,还应标注注意事项。

  第五条 采购承办人员接到经批准的请示报告后,应备妥有关资料和预计采购供货商、数量等,呈公司授权部门办理。采购方式应视货物性质、金额大小,是否经常使用(分常用物资和非常用物资)及市场竞争情况等加以考虑,然后选定询价采购、议价采购、比价采购、合约采购、招标采购和紧急采购等采购方式。紧急采购不应经常发生,事后应补办请购手续,并应分析发生原因是否为不可抗力,有无改善计划。定期对请示报告进行检查,是否有延迟采购、计划外采购,是否符合经济采购量的要求。

  第六条 除建筑施工项目按照基建工程项目管理外,对达到招投标规定的采购和付款工程项目可实施招投标管理。有关招投标制度的管理参照国家有关招投标文件规定执行。

  第七条 采购部门必须建立完整的采购记录,即在每次办理完采购业务之后,将不同采购方式的订购及询价资料,分类填入供应商资料卡和系统联网,以供日后参考备用。

  第八条 合同的订立:采购部门依据经核准的请示报告,填制采购合同。采购合同按《合同法》及公司的有关规定执行。合同的管理参见《*视讯股份有限公司合同管理制度》。

  第九条 采购部门在确定采购日期后应通知仓储部门预作仓位安排,并安排相关人员作好卸货准备。

  供应商交货时,公司仓管人员应就供应商检附的送货单(运单)、发票(收执联与抵扣联)与合同清单核对无误后,由其指示卸货地点,并依指定的方式卸货。

  属计重的货物入库时,应办理过重计量。卸货完毕后,仓储人员应依计量单位核对其重量(容积),或依计数的方式核对数量。点收无误后,仓储人员应开立入库单。

  采购的货品,如属经常使用的商品、备件或特殊的设备,仓储人员于收妥后,依检验规范或买卖合约办理取样检验,并开立检验报告,连同样品送有关检验部门或请购部门办理检验。

  货物检验规范应包括:(1)取样样品数。(2)依该货物性质的重要性列出检验项目。(3)各检验项目的品质标准或可接受范围。品质标准应以数值表示为原则。

  检验部门(或单位)根据检验结果评定样品系正常或异常,并就检验情形及结果在检验报告上加以说明,以供收用与否之参考。

  仓储部门收到检验结果为检验合格的报告后,应立即正式验收并办理入库。

  仓储部门办妥验收入库后,应将入库单、发票等送采购部门办理请款手续。

  若检验不合格,则依采购部门批示意见办理退货、更换、扣款或索赔。延期交货或逾期末交货的应依合约规定罚款或没收保证金。

  注意事项:

  取得发票的货物名称、规格、数量、金额与送货单或验收入库单必须相符。

  货物验收,必须会同验收部门与采购部门办理。

  如已分批收货时,仓储人员应在合同清单上注明分批收货日期、数量,以复印件送采购人员。

  不合格的货物应通知采购部门退回或扣款。

  第十条  仓储人员和采购人员应定期(每周)核对收货情况和已发出的采购合同,若发现有逾期未交货或已交货而逾期的情况,采购人员应及时与供应商联系,请其尽快依约送货;若合约上约定有罚款条款时,还应执行罚款。

  若供应商愿意接受罚款,承办人员可直接在请款凭据上的金额栏内直接扣除,并在备注中注明扣款原因,供领导参考。若逾期原因为人力不可抗拒的因素所致,供应商要求免罚的,承办人员应先呈经授权审批,并将审批单附于请款凭据之后。

  若供应商所交货物,品质不符合合同要求但仍可使用或售卖,如因紧急需要不能等待退货或更换,而改以货款中扣减的,承办人员应以书面报告呈请主管领导核准后,再通知仓储人员收货。否则,应办理退货、更换,并按合同约定条款索赔。采购部门对于货款已支付,经使用部门发现质量不符合规定时,应处罚失职人员,并应计算公司损失金额,与供应商取得联系,依照合约催讨规定的罚款,必要时依法律途径解决。

  采购人员收回的罚款,应于当天缴至出纳入账,不得拖延或与其他货款相抵。

  第十一条 采购部门收到仓储部门转来的请款凭证,经查核无误后,即将收货情况记于采购记录上,并按供应商分别保存。请款凭证经负责人核准后转财务部审核。

  财务部收到采购部门转来的采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证,对其真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核后,报授权公司领导审批。若有不合规定或异常情况的,应及时向公司领导反映。

  财务部对于已付款的原始凭证应加盖“付讫”戳印。

  采购付款流程图如下:

  付款流程

  采购业务流程

  第十二条 本制度由公司董事会负责解释。

  第十三条 本制度自董事会通过之日起施行。

篇4:电力科技公司办公用品采购管理制度

  电力科技公司办公用品采购管理制度

  第一条 办公室指定专人分别负责办公用品的采购与管理

  第二条 办公用品由各部门按季度制定使用计划,办公室、财务部审核,领导批准,作为办公用品采购依据。

  第三条 办公室按季度进行办公用品的采购。每个季度末的25日前由各部门提出季度计划报办公室,由办公室进行汇总后,填写办公用品采购清单,报公司领导审批。

  第四条 采购过程中,对办公用品品质、价格等内容进行多家比选,做到低价质优。

  第五条 购回物品后,交办公用品管理人员办理入库登记手续,凭入库单和采购清单报销。

  第六条 各部门领取办公用品,需由部门指定专人凭部门当期计划到办公室办公用品管理人员处领取,并填写《办公用品领用登记表》。

  第七条 办公室按月统计各部门消耗的办公用品费用,年底,作为部门管理费用考核指标之一

  附表:(略)

  1、办公用品采购清单

  2、办公用品领用清单

  3、办公用品结存清单

篇5:电子公司采购管理制度

  电子公司采购管理制度

  一、为了进一步规范对公司采购行为的监管,确保采购计划有效实施及采购物品及时到位,规范采购审批程序,明确采购权限,经公司研究决定,特制定本制度。

  二、采购物品种类:生产物料,生产辅料,日常办公用品,低值消耗品,后勤用品,固定资产,车辆保养维修用品,宣传品,机器发外维修以及其它公司临时需用物品等。

  三、采购申请审批程序:

  3.1物品采购必须填写采购申请单,首经部门经理审核,后经总经理或总经理助理审批后,方可交于采购负责人实施采购。

  3.2除生产物料以外,需申请采购日常物料,若在100元之内的物料可由总经理助理审批,100元以上则需通过总经理或授权于总经理助理审批后方可购买。

  3.3采购申请单需注明采购申请内容、申请部门、要求采购到位时间等。

  3.4生产物料、辅料、定资产、日常办公用品、低值消耗品、后勤用品由行政部下单后,交由供应部采购,供应部应根据公司指定地点采购配送,由公司统一予以结算。

  四、供应部不可随意更换采购的供应商,因价位不同或质量保证等原因出现异常,需更换供应商时,需总经理或总经理助理同意后,方可更换之。

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