造价咨询公司行政管理制度 -凯发网站

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造价咨询公司行政管理制度

造价咨询公司行政管理制度

  第一条 为规范公司日常工作管理,特制订本办法。

  第二条 办公室管理

  (一)须保持办公室整洁卫生及能源节俭,并接受公司领导现场管理检查,每发现一处不合格,扣相关责任人50元。

  (二)员工在工作场所的着装,应整洁得体,注重仪表,举止端庄,语言礼貌,与工作环境相适应。员工上班应佩带胸卡。

  (三)遵守公司劳动纪律。不玩忽职守、消极怠工、不在工作场所聊天、嬉戏、偷闲、打瞌睡、吃零食;不阅读与工作无关的书刊报纸;不玩电脑游戏;不打声讯电话或证券交易电话;工作时间避免私人电话,必要时长话短说;工作餐时禁止饮酒。

  (四)办公时间员工应坚守工作岗位,需暂时离开时应与同事交代;接待来访,业务洽谈要在洽谈室内进行。

  (五)员工未经批准不得私自带亲友进工作区域,会见亲友经主管批准在指定的区域接待,时间一般不超过15分钟。

  (六)员工应珍惜公司荣誉,不得对客户、客人或接待对象态度傲慢、行为粗暴,凡涉及公司的个人意见不得擅自对外发表。

  (七)员工不得在公司工作区域或公共场所言行不检,伤风败俗、酗酒滋事,损害公司形象。

  第三条 团队合作

  1、下级服从上级是公司管理的基本原则,员工应自觉服从上级的工作安排和调动,对未经明示的事项应请示上级并遵照批示办理。不得公开顶撞上级,不得无故拒绝、拖延、敷衍或擅自终止上级安排的工作。如有意见应当面提出,加强团队合作。

  2、员工之间应团结合作,工作中相互协调,相互支持,建立起融洽的人际关系。不得互相猜疑、挑拨离间、传播诽言、打人骂人、制造事端、扰乱正常的工作秩序。

  3、不搞小团体、小帮派。倡导同事间亲密和谐的气氛。

  第四条 廉洁奉公

  1、员工不得利用职务之便经营或兼营同本公司类似业务而损害公司利益,不得与客户有金钱借贷往来,不得接受客户馈赠,不得向客户要回扣、佣金,不得勾结厂商侵害公司利益;如业务须接受客户招待,必须事先向主管核准。

  2、员工不得营私舞弊,或教唆他人营私舞弊;不得伪造帐目、虚报费用、冒领物品、挥霍浪费公司钱财。

  3、员工应爱惜公司财物,不得擅自携出。如有遗失,应照价赔偿。不得挪用公司的财物,更不得利用职务之便将公司财务化为己有或转送他人

  第五条 小车管理

  (一)小车管理归口综合管理部。

  (二)小车使用原则上首先满足工作用车。其它员工使用小车必须征得综合管理部经理同意,原则上公车不在外过夜;如用车超过3小时则必须获得公司领导批准。

  (三)员工使用小车必须填写《小车使用申请表》。

  (四)未经综合管理部门同意,将公车转为他用,一经发现每次考核50元,若因此影响工作每次考核责任人100元。分公司小车由专人专管(每日20点前小车钥匙须交至专人保管,并查看公里数),业务用车原则不准在萍乡出入,仅限在办公地点因公使用,若需出差,须经公司领导批准,公车私用或出现在办公地点以外区域,每次考核责任人100元,并承担相关费用。

  第六条 公章管理

  (一)行政章、合同专用章归口综合管理部管理;财务专用章、出库专用章归口财务部管理;业务专用章归口业务部管理。

  (二)公章必须指定专人保管和使用,公章使用须填写《印章使用单》,经总经理批准后方可使用;业务专用章、出库专用章根据具体情况而视,由部门经理把关。

  (三)任何其他人员不得擅自使用公章,否则视为严重违纪,每发生一次考核责任人300元,月度绩效分数扣10分;给公司造成利益损害或恶劣影响的,直接予以解聘。

  (四)因工作需要,员工需将公章带出办公地点须请示部门经理,获经副总经理或总经理批准后,到综合管理部填写《公章外用申请单》。

  第七条 劳动纪律管理

  (一)员工作息时间为上午8:00-11:30,下午13:30-17:00 (二)员工应按时上下班,不得迟到、早退。每月迟到累计达三次以上者(含三次)以半天事假处理;每月早退累计达三次以上者(含)以半天旷工处理。

  (三)请假制度:半天以内向部门经理以书面形式请假,半天以上以书面形式向公司领导请假,并在得到批准后通报综合管理部。员工没有请假缺勤,半天以内扣50元/次,累计两次做旷工一次处理,半天以上的做旷工处理。事假期间不发工资。

  (四)工作时间内不干与工作无关的事,否则每次扣20元/人,情节严重的,加倍考核。

  (五)其它未尽事宜,按公司相关制度执行。

  第八条 安全保密

  1、要随时随地注意防火安全,发现不安全隐患要及时报告处理。每个员工都要熟知防火设施的位置和使用方法。

  2、不得将贵重物品、现金存放在办公室内。办公室无人时要随手关门。

  3、维护企业利益,保守企业秘密是对每个员工的基本要求。

  第九条 办公用品管理

  (一)本着节约成本、规范管理的原则,制定本规定。

  (二)办公用品管理归口综合管理部。各部门根据实际需求量于每月25号预报,由综合管理部核定各单位每类办公用品的发放数量,定期采购,定量发放。

  (三)每月的第一个和第二个工作日为办公用品发放日,逾期不领取的部门,当月将不再发放。

  (四)各部门必须根据办公用品定额数统筹安排,有计划地使用,凡因浪费或无计划使用而影响工作的,将对部门经理进行考核,每次考核100元,月度绩效扣5分。

  (五)非常用或易耗办公用品必须得到公司领导同意才能购买、发放。

  第十条 档案管理

  (一)档案管理归口综合管理部。

  (二)各部门每月将需存档的文档(由各部门确定并报综合部备案)整理后,列出清单和存档时限交综合管理部统一归档。

  (三)各部门须加强硬盘档案的管理工作,包括数据备份,数据恢复和清理磁盘等,每月一次进行数据备份入移动硬盘,各部分负责人对硬盘档案的安全和正确负责。由价格管理员专职监督。各部门未在规定时间内进行数据备份,每次考核相关责任人50元,连续两次或者月累计三次被考核,本月扣发绩效工资。

  (四)综合管理部负责对所有存档资料分类归档,并做好防火、防潮、防虫、防盗工作,确保档案的质量和完好无损。

  (五)各部门借用或调阅档案需向综合管理部提出申请,并由综合管理部负责调档和重新归档。

  第十一条 廉政管理

  (一)本制度主要针对员工与客户接触须遵守的纪律,管理权归口综合管理部。

  (二)员工与客户接触时须严格遵守公司的相关管理制度,不卑不亢,坚守原则,严禁与客户发生不正常往来,否则每次考核200元,并提出警告一次;性质严重或因此给公司造成利益损害,将予以辞退。

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  (三)员工与客户洽谈业务时,严禁在未经请示的情况下违规让利与客户,或与客户达成私下交易,否则将予以辞退;同时对部门经理提出警告一次。

  (四)其它未尽事宜按公司的相关管理制度执行。

  第十二条 计算机管理

  (一)计算机管理归口综合管理部。

  (二)严禁上班时间在微机上玩游戏或浏览游戏网站,否则每次考核100元。

  (三)严禁在办公室微机上浏览不健康网站,否则每次考核100元;因此造成计算机病毒损害软件的正常运行则每次考核200元,造成严重后果则考核300元,并提出警告一次。

  (四)员工须正常使用计算机,因使用不当造成计算机硬、软件无法正常运行,则每次考核30元。

  (五)员工下班时必须正常关闭计算机,并切断电源,否则每次考核50元,因此而使计算机损坏,每次考核100元。

  第十三条 电话管理

  1、公司电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。

  2、使用电话时,力求言简意赅,尽量缩短通话时间。一般市话每次不得超过5分钟。

  3、禁止使用传真机打电话,否则每次罚款50元;对于传真、电话一个话机的部门,严禁员工利用电话聊天,要保证线路24小时畅通。

  4、严禁公司电话开通168等声讯电话或电话充值缴费业务,一经发现考核经办人500元;部门负责人承担管理责任,考核200元。

  5、未经公司领导批准、综合管理部通知,将与固定电话捆绑交费的电话私用,考核责任人200元/次,部门负责人部门负责人承担管理责任考核200元;取消年度绩效考核资格;并由个人承担本月该固话号码缴纳的全部话费。

  第十四条 加班

  (一)加班规定

  1、公司如因工作需要,可要求员工加班加点,被指定的员工不得无故拒绝。

  2、员工核报加班是以公司安排的休息日为前提的,依据岗位的不同有不同的核报标准。

  3、加班申报

  (1)经部门安排加班的,由员工填写《加班申报表》申报。

  (2)对于放弃节休连续上班的员工,由部门依据其工作情况上报公司申请给予适当的奖励。

  (3)各部门在每月上交的考勤记录中,应标注加班标记,上报的人数和加班时间不得超出原申报数。

  4、不予批复(或延期批复)的加班

  (1)因本人或部门正常工作任务没有完成而自愿加班的。

  (2)未按要求填写《加班申请表》。

  (3)中途离开工作岗位、不服从加班管理人员指令的。

  (4)加班期间未按工作程序或标准要求执行,导致返工的。

  (5)加班期间违反公司制度,或预期加班的工作任务未完成的。

  (6)公司领导认为不应批复的加班申请。

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  第一章 总则

  一、为加强企业行政事务管理,理顺内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高工作绩效,特制定本制度。

  二、行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、公文管理、档案管理、工作计划管理、车辆及驾驶员管理、来宾接待管理、保密制度、安全保卫制度、卫生管理制度、电话管理、会议管理、电脑管理、办公用品管理、图书报刊管理、差旅费报销管理、考勤管理。

  第二章 印信管理

  一、印章种类

  1、公司向主管单位登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

  2、公司董事长或总经理(法定代表人)、股东的备案职章。

  3、公司部门印章。

  二、印信使用规定

  1、对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文,盖公司印章。

  2、以公司名义对国家机关、团体、公司核发的证明文件及各类规章等,由总经理(法定代表人)署名、盖印章。

  3、在授权范围内,以部门名义对合作单位、客户及内部行文,由部门经理署名、盖部门章。

  4、公司印鉴和职章经批准后方可使用,并做好使用记录。

  5、需要印鉴的介绍信、说明及对外开具的公文,应统一编号登记存查。

  6、一般不允许开具空白介绍信和证明。如工作或特殊需要时,必须经总经理签字批准方能开出。空白介绍信的使用情况,事后必须向公司具体说明,未使用的应予交回。

  第三章 证照管理

  一、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证等,个人的职称证、项目经理证、建造师证、安全员证、岗位资格证等,以及企业合法经营所需要的各种证照。

  二、行政部负责公司证照的统一管理。因公需要借用时,应严格办理借用手续;需要复印的,由行政部统一复印并加盖“再次复印无效”印章,必要时加注“复印件仅用于办理××事使用”。

  三、行政部应在政府有关部门规定的时间内,组织完成各种证照的年度检审,确保证照的有效性。

  四、为保证公司的合法经营,公司以个人名义办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司,由行政部统一保管,任何人不得据为己有。证照检审时,相关部门和人员有责任予以协助,并提供所需的材料。

  第四章 公文管理

  一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。

  二、公司行文要做到规范、准确、及时,并实行统一管理。

  三、公司行文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。

  四、行文与打印管理

  1、公司行文由业务承办人起草,在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人,部门负责人签名、标定日期和密级;部门负责人审定,总经理签字同意后打印发文。

  2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印,由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后,及时送交给有关部门和人员,或由行政部发出。

  3、打印人员不得截留文件,或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。

  五、发文管理

  1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的,还应附批示件。

  2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。

  3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发,其他文件通常用普通纸印发。

  4、公司内部文件,各部门应妥善保管,年终由行政部统一收回处理。

  六、收文管理

  1、公司收文的处理程序为:收文、分文、记录、传送、归档。

  2、公司收文由行政部统一负责:收到发来文件后,应先做好归类、登记,根据文件的内容,分送有关领导阅示和主办部门处理后,收回归档。

  3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

  七、所有文件收取发放,必须有登记、签收手续。

  第五章 办公用品管理

  一、办公用品的购置

  1、每月月底,各部门负责人将本部所需要的办公用品计划,以书面形式提交行政部。

  2、行政部制定采购计划及预算,经财务部和公司领导审批后购回,按计划分发各个部门。

  3、因工作需要由部门自行购买的办公用品,应事先办理申请审批手续,购买后报行政备案。

  4、办公用品要做到质优价廉、库存合理、开支适当、保管良好,并建立帐本和入库手续。

  二、办公用品领用及管理

  1、办公用品通常由部门领导按计划在行政部领回,出库时领取人员签字。

  2、新入员工的办公用品,由行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单配备。

  3、计算器、订书机、打孔机等耐用文具列入移交。如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人照价赔偿或自购。

  第六章 图书报刊管理

  一、图书、报刊种类

  公司的报刊指各种报纸和期刊(专业与非专业),图书即各种工具书和专业用书。

  二、图书、报刊的订购管理

  1、公司根据业务需要和各部门的要求制定年度报刊订阅计划,行政部统一负责办理订阅手续。

  2、各部门根据业务需要制定图书购买计划和预算,报行政部预审,经公司领导批准后由所需部门或行政部统一购买。

  3、报刊和图书由行政部负责登记、分发、保管、借阅管理。

  4、对不遵守规定和损害图书报刊的行为,行政部有权制止,并按照公司规定予以处罚。

  第七章 档案管理

  一、公司档案:集团公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。

  二、档案由专人负责管理,并明确具体责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

  三、人事档案

  1、员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管;离职员工档案保存期限为一年;列为储备人才的人员资料,保存期限为半年。

  2、其它人事资料。公司规章制度资料永久保存;有关章程制订的文件保存五年;有关员工任用、岗位变动的文件保存一年;工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。

  四、其它档案的保存期限

  (一)永久保存

  1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件;

  2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料;

  3、土地取得及处分的重要文件(土地证、土地评估资料);

  4、建筑物取得及处分的重要文件(房产证、房产评估资料);

  5、公司章程。

  (二)保存10年

  1、有关年度及每月的决算文件;

  2、有关账目的决算记录及整理的重要文件(总决算表、现金收支表);

  3、有关账目传票的记录;

  4、有关收入、支出的原始凭证;

  5、有关财产的评估及折旧的文件;

  6、有关税收方面的文件。

  (三)保存五年

  1、会议记录、纪要、决议;

  2、有关政府法令的文件;

  3、有关诉讼的文件;

  4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件;

  5、有关政府机关的指示及各种命令传达书;

  6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件;

  7、有关劳动协约及工会协定的文件;

  8、有关经营协议及团体联系的文件;

  9、有关贷款的重要文件;

  10、有关投资及融资的重要文件。

  (四)保存三年

  1、经营会议、部门会议、办公会议记录;

  2、发文薄、收文薄;

  3、有关规定的制定,及施行的文件;

  4、有关政府机关简易的许可、申请许可及报告的文件;

  5、有关安全管理的文件;

  6、有关转账整理的文件。

  (五)保存二年

  1、有关登记简易的文件;

  2、有关和政府机关交涉联络的文件;

  3、有关简易的契约协定及备忘录文件;

  4、重要的统计资料;

  5、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件;

  6、有关银行存款及转账存款的文件。

  五、档案借阅

  1、公司领导借阅非密级档案,可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。

  2、公司其他人员借阅档案,经主管领导批准,并办理借阅手续。

  3、借阅的档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制,密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制;一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。

  六、档案的销毁

  1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。

  2、按规定需要销毁时,密级档案须经总经理批准,一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。

  3、经批准销毁的档案,由档案管理员填写销毁清单,专人监督销毁。

  第八章 车辆、驾驶员管理

  一、车辆的调度与管理

  1、公司车辆的调度、维护、审验、缴费以及办理有关证照、保险等由行政部统一管理。各部门公务用车须按公司车辆使用规定办理有关手续,向行政部申请派遣,行政部按规定严格控制车辆的使用。

  2、车辆按统一调配、急用优先、保证重点、兼顾一般的原则进行使用管理。

  3、车辆与驾驶人员相对固定,驾驶人员对分配给自己的车辆负有日常管理、保洁、养护,及时发现问题、及时维修保养,保持性能良好的责任。

  4、公务用车按规定收取使用费。出车须有行政部签字的派车单,出车过程中不得用于私人事务,返回后驾驶员填写派车单有关内容交用车人签字后交回行政部。

  二、办公事能骑自行车的尽量不派车;能合并用车的就不重复派车,合并乘车的费用共同分摊。

  三、车辆派遣条件与使用范围

  1、派车条件。接送公司来宾,公司领导公务用车,财务提取现款和远距离的转账、进帐、办理贷款等公务,提、送或购置个人携带困难的公物,办理紧急公务,参加体现公司形象的活动,以及目的地离公司(始发地)四公里以上的公务办理。

  2、长途用车。公务长途用车,应提前一天报行政部,经总经理批准后安排出车。

  3、借车。外单位借车原则上谢绝。重要关系单位借车需经总经理批准,并办理借车手续,退还时当面查验车况。

  4、私人用车。公司车辆原则上不得私用,员工若出现家庭重要事件急需用车,应报经总经理批准,并根据情况收取相应费用。

  5、车辆停放。车辆归来后停放在公司指定地点,未经行政部门同意不得驶离停放地点。

  四、车辆维修

  1、车辆维修须到公司指定的修理厂进行。进厂维修或购买配件,本车驾驶员提出书面申请,行政部审核后报总经理批准施行。修理过程发现需增加的报修项目或更换零部件,须请示行政部同意。

  2、车辆行驶途中,发生故障急需修复或更换零件视实际需要酌情处理,但要尽可能先与行政部取得联系通报情况。

  3、驾驶人员应爱护车辆,精心驾驶。由于驾驶员操作不当或疏于保养而造成车辆损坏或机械故障,所需维修费用视情况由驾驶员承担一定比例。

  五、车辆油耗与费用

  1、车辆加油由公司统一办理加油证定点加油。加油时凭证核对车号,严禁牌证不符或另备其他容器加油。

  2、行车过程中所产生的停车费由使用部门人员签字,按实报实销;过路费单据须注明何时、何地、过何收费站、办什么事,经相关人员签字证明后给予报销。

  3、驾驶人员应厉行节约、反对浪费,降低行车油耗和费用。行政部严格审核驾驶人员填报的各种单据,不合理的费用一概不予签字报销。

  六、车辆保养与检查

  1、定期保养。原则上每行驶一万公里送指定的修理厂定期保养,由行政部办理。

  2、每星期洗车2次,车内每季度全面清洗一次。平时由驾驶员随脏随洗,保持车容车貌整洁。

  3、车辆一周未使用时,由驾驶员发动一次,预热5--10分钟。

  七、车载量严格按规定限制,不得超载

  八、注意车内卫生、保持车内清洁

  九、违规的处理

  1、车辆因驾驶员驾驶、管理不当失窃或损坏,除保险公司的赔偿外,剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相应责任。

  2、超速、超载、任意停车及其他违反交通规则的一切罚款由驾驶员自行负责。

  3、如把车随便交由他人驾驶而发生违规、车辆损坏等罚款或损伤,除保险公司负责赔偿部份外,其余均由驾驶员承担相应赔偿。

  4、驾驶员如将车交与无证照人员驾驶,造成车损或人伤,立即解雇,并承担所有经济责任。

  5、驾驶中如系本身操作不当发生车祸,除保险公司负责赔偿的部份外,剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相应责任。

  十、下属公司管理的车辆,由该公司根据自身实际情况,参照本制度制定管理办法,自行管理。

  十一、安全行车

  1、出车前,驾驶员应先检查车况(车灯、水箱、刹车系统、轮胎、油料等),发现损坏及不良情况应及时采取措施并向行政部报告。行车过程,要谨慎驾驶,严格遵守交通规则,集中精力确保行车安全。车辆停放时要选择合适地点,采取必要的防损防盗措施。

  2、严禁无证开车、酒后开车,凡因违章、违规肇事,当事人应负全部法律责任和经济责任。

  3、行车途中不幸发生交通事故,应首先抢救受伤人员,保护现场并向交警部门报案,及时与行政部联系协助处理。轻微事故未造成人员及车辆损害的由驾驶人员酌情处理。

  十二、驾驶人员行为规范

  1、遵纪守法,遵守交通规则和公司有关规定。

  2、有良好的职业道德和技术水平,服从管理,听从调度,对工作认真负责,恪尽职守。

  3、服装整洁、讲究卫生、注意言谈举止,保持良好的个人形象,维护公司形象。

  4、对乘车人应热情接待、优质服务,乘车人下车办事时一般不得离车,乘车人带有大件物品时应提供帮助。

  5、遵守保密规定,不得随意泄露乘车人的个人隐私或谈论的商业机密。

  第九章 来宾接待管理

  一、来宾的接待工作由行政部负责安排。

  二、一般来宾由行政部协同有关部门人员,在会客室、会议室接待。

  三、贵宾来访,按公司领导通知的方式招待,并协助公司领导安排陪同人员。

  四、外来协助作项目的人员,由相关部门负责接待。

  五、未经核准的来宾,行政部有权拒绝接待、谢绝参观;员工擅自带人来公司参观,行政部有权制止。

  第十章 保密制度

  一、集团公司全体员工都有保守公司秘密的义务,在对外的交往与合作中,不得泄露公司秘密,更不允许出卖公司秘密。

  二、公司秘密关系公司的利益和发展,在一定时间内只限一定范围的员工知悉。公司秘密包括下列秘密事项:

  1、公司经营发展决策中的秘密事项。

  2、人事决策中的秘密事项。

  3、专有技术。

  4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件。

  5、重要的合同、客户与合作渠道。

  6、公司未向公众公开的财务情况、银行帐户帐号。

  7、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。

  三、属于公司秘密的文件、资料应标明“秘密”字样,由专人负责印制、收发、传递、保管,非经批准不得复印、摘抄。

  四、接触公司秘密的员工,未经批准不准向他人泄露;非接触公司秘密的员工,不准打听公司秘密。

  五、记载有公司秘密事项的工作笔记,持有人必须妥善保管。如有遗失,必须立即报告并采取补救措施。

  六、文件、资料对外使用规定

  1、因公需要对外使用公司的文件、资料,必须先申请说明原因,报总经理批准后方可使用。

  2、公司的所有与项目、工程、物业管理、商场租赁等有关的文件、资料,如需复制刻录时,必须先申请说明原因,报总经理批准后方可进行。

  3、对外使用的文件、资料必须在公司行政部备案。各部门的业务资料,由各部门登记归档自行管理。

  4、未经总经理批准,任何人不得对外使用公司文件或资料,泄露公司的商业机密。违反者,公司将视情况给予警告、罚款、降职、降薪、留用察看、开除直至追究其法律责任,造成经济损失的由责任人负责赔偿。

  第十一章 安全保卫制度

  一、集团公司各单位均要落实安全保卫工作责任制。公司行政部负责企业日常的防火、防盗等各种安全防范工作。

  二、行政部负责定期向员工进行安全防范的宣传工作,保证员工在岗期间避免可能对安全造成危害的因素。

  三、行政部可随时检查各单位或员工个人的安全防范措施,有权对违反各种安全条例的行为进行制止,并按公司规定予以处罚。

  四、落实防火措施。会议中心等重要场所设置的消防栓不得他用,专人定期检查;配备的灭火器要按规定期限及时更换灭火药物;保持防火通道畅通,严禁堆放物品堵塞通道。

  五、抓好安全用电。电线、电器残旧不符合规范的,应及时更换;严禁擅自私接电源和使用额外电器,不准在办公场所使用电炉。

  六、落实防盗措施

  1、财务部和档案室要安装防盗门窗和自动报警器。

  2、公司财物不得随便放置,重要文件及贵重物品必须锁好,专人负责保管。

  3、下班或外出办公室无人时,要关闭电源和门窗。

  4、车辆停放时应采取必要的防盗措施。

  第十二章 卫生管理

  一、卫生管理的范围为办公室、会议室、卫生间、走道、门窗等办公场所及其设施的卫生。

  二、卫生清理的标准是:门窗(玻璃、窗台、窗棂)上无浮尘;地面无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘;书橱、镜子上无浮尘、污迹,书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐,无灰尘,橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘,物品摆放整齐,水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正,微机、打印机等设备保养良好,无灰尘、浮土;厕所墙面、地面、便池清洁干净,无杂物、无异味。

  三、卫生清理实行部门责任制,部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生,由各部门负责日常保洁。公共卫生由专人负责。

  第十三章 电话管理

  一、移动电话

  1、公司的全体管理人员都必须持有移动电话,电话由员工自行购置。

  2、公司高层领导、部门负责人、项目部管理人员、驾驶员等,24小时开机(或公告家庭座机电话);其他人员的移动电话每天7:30~22:30开机。持机人在规定的开机时间内关闭手机,导致公事联系不上者,每次给予10元的处罚;当月累计三次联系不上者,加倍处罚。

  二、固定电话

  公司根据对外联系量的大小,核定各部门办公室固定电话的话费使用额度。若超过额度,其超额部分由该部门员工共同分摊。

  第十四章 会议管理

  一、公司例会(计划工作会)

  1、每月5号下午2:00正在公司大会议室召开,若遇节假日顺延。

  2、出席人员:集团公司总经理、副总经理、分公司经理、副经理,部门经理(负责人)、负责人、主要业务负责人,项目经理、副经理和相关人员。

  3、主持人:副总经理或行政部主任

  4、会议内容

  (1)、各分公司、部门负责人汇报上月工作计划,特别是重点工作完成情况。

  (2)、总经理、副总经理对分公司和各部门上月工作计划完成情况进行检查、点评。

  (3)、行政部主任或人力资源主管报告上月工作绩效考评情况。

  (4)、副总经理(总经理助理)或行政部主任布置本月重点工作,对各部门本月的工作计划提出修改意见或要求。

  (5)、公司内部信息交流和通报,进行相关事务的协调。

  5、会议记录。行政部负责记录,整理办公会议所做的决议、决定,必要时行文下发会议记要。

  6、督促检查。行政部对会议的工作安排进行分解、督促和检查。

  7、会议纪律。出席会议人员应按时到会,并在《签到本》签到。

  (1)开会迟到者:机关人员每次扣款10元,基层人员每次扣款6元。无故缺会者:每次扣款50元。不做会议记录者:每次扣款10元。

  (2)会议期间不得打、接手机。

  (3)扣款从本人当月薪金中扣除。

  二、其他会议参照公司例会执行

  三、会议汇报:外出参加各种会议须认真记录、领会精神,返回后向主管领导和相关部门负责人汇报会议内容和要求,否则将承担相应责任。造成不良后果的视为工作重大失误,按制度考评扣除当月绩效工资。

  第十五章 电脑管理

  一、电脑属公司资产,操作者应精心爱护,规范操作程序,不断提高电脑操作及维护水平。

  二、对机器出现的故障,操作者应及时报告电脑维护管理员,由管理员进行故障处理并填写解除情况表。

  三、上班时间可上网查资料、学习专业知识、交流工作信息,但严禁聊天、玩游戏、看vcd和电视、电影,一经发现处以当事人每次50元罚款。

  四、公司的专职电脑维护管理人员,每月应对公司所有电脑进行一次日常维护和资料备份。

  第十六章 差旅费报销制度

  一、各部门人员出差前,须做出费用开支预算,经主管领导、财务部、总经理三级审批后予以预支。往返途中的交通费和到达目的地后的餐费、住宿费按审批的限额标准,凭发票报销,超额自负,节余不补。中途绕道办私事发生的费用不得报销。

  二、公司派车出差,不报销出差人员的交通费(路桥费按实际产生数报销)。到达目的地后须出面招待或被招待,均扣除当餐的餐费补贴,招待费用按事先批准的额度凭发票报销。

  三、出差返回后两周内冲账。出差费用列出清单并作说明、附发票审批后冲帐。其中餐费、住宿费、交通费在标准范围内凭正式票据报销。无发票、发票与出差地不符、发票与工作任务不符的不得报销,所发生费用由个人自行承担。报销费用一般不得超出预算,特殊原因超出预算时须作详细文字说明,经部门领导、财务部、总经理审批。

  四、出差返公司后两周仍未冲帐或者发票审核未通过,当事人拒绝将不合格发票剔除后冲帐的,由财务部上报总经理批准后,从当月起扣除当事人应发薪金,直至将其借支冲帐完毕。

  五、外出参加会议,按会议安排的餐饮、住宿标准报销。

  第十七章 考勤管理制度

  一、工作时间

  1、集团公司机关夏季工作时间(4至9月):上午8:00分-12:00分,下午14:00分-18:00分;冬季工作时间(10月至次年3月):上午8:30分-12:00分,下午14:00分-18:00分。

  2、下属各有关单位的工作时间根据本单位的工作需要自行确定。

  二、签到制度

  员工每天上班时必须签到并由值班人员进行监督。未签到、不请假按旷工处理;如代他人签到,每次扣除双方薪金各10元;特殊情况不能签到,须提前一天或事后及时向行政部提交《免签证明》。

  三、迟到、早退、旷工

  1、工作时间开始10分钟后到班者为迟到,工作时间终了前15分钟内下班者为早退。

  2、迟到或早退者,分别按每10分钟扣款5.00元,拨入福利基金;迟到2小时以上者,按旷工半天处理。因公外出或请假经主管批准者除外。当月累计迟到三次(含)以上的,加倍处罚。扣款累计总额从当事人月薪中扣除。

  3、下班无正当原因提前半小时以上者,按旷工半日处理。

  4、不上班、不签到又未请假者为旷工,旷工一天扣两天薪金。连续旷工超过三天,或一年内累计旷工超过十天者,作自动离职处理。

  四、请假制度

  1、事假须填送请假报告单,一般员工:一天内由所在部门经理批准,三天以上由总经理批准;部门以上负责人一天内由上一级领导批准,一天以上由总经理批准。获准并安排好工作后,当事人才可离开工作岗位,同时将请假报告单交行政部备案。事假将扣除当日全额薪金。

  2、病假须向集团公司提供县(区)级以上医院出具的建议休息的有效证明或病历证明。病假期间发给50%的基本薪金。病假超过一个月者,公司不再支付病假薪金。

  3、参加社会活动须经主管领导批准,并报行政部备案。

  4、因公外出者,当天签到后应向本部门负责人说明去向;头天已确定外出并经部门经理同意的,需将《免签证明》报行政部。

  5、赴外地出差应向行政部备案,以便考勤。

  五、加班及调休

  1、每日工作时间为8小时,员工应在规定时间内完成自己的工作量,原则上不安排加班;情况特殊需延长工作时间,经部门负责人批准,填写《加班申请单》,交行政部备案。

  2、员工加班后由其部门安排调休,也可充抵病假及事假。因工作原因无法安排休息的,按国家有关规定处理。

  第十八章 工作计划管理

  一、计划管理对象为集团公司各部门、各分公司部门的月、季、年度工作计划和工作小结;员工个人的月、季、年度工作计划和工作小结。

  二、计划管理的原则

  1、形成从下至上、又从上至下的工作计划体系即:

  ⑴ 个人计划目标。由个人根据公司作或本部门目前的工作重点和本人的岗位职责,拟定个人的月工作计划目标报公司或部门经理(负责人)。

  ⑵ 部门计划目标:分公司或部门经理审核、权衡、调整、综合分公司各部门或本部门员工的个人计划,形成本分公司或本部门的分公司或部门计划,报集团公司副总和总经理审定。

  ⑶ 集团公司计划目标:总经理和副总经理根据公司的总体工作目标对各分公司、各部门的计划进行调整后,形成集团公司的总体计划,下达给各公司和各部门执行。

  2、计划制定的“6w 1h”原则,即:有明确的任务(做什么)、明确的目标(做到什么程度)、责任人(谁来做)、完成的时间(何时做)完成的地点(何地做)、完成的动机(为谁做)、完成的措施(如何做)?

  三、计划管理的时间

  1、下月工作计划于每月28日前提交行政部。

  2、每月1日前,分公司、部门的月工作小结及本单位和所属员工的绩效考评表交行政部。

  3、除月计划外,下一年度的年度工作计划和本年度的工作总结,于每年12月20日前提交行政部。

  4、月工作计划、工作小结、绩效考评未能按时提供,视为一项工作未能按时完成,列入当月绩效考核,扣除分公司或部门上经理当月相应的绩效薪金;若不提供,视为自动放弃当月绩效考核,分公司或部门经理当月的绩效薪金全部扣除,部门员工当月的绩效薪金扣除50%。

篇3:某学校行政管理制度

  某学校行政管理制度

  学校行政管理工作是学校各项工作的灵魂工作,在学校的总体工作种占有主导地位,学校工作千头万绪,作好学校行政管理工作,学校的其它各项工作才会正常开展有序进行,学校的成就源于管理,行政管理是学校各项工作管理的主体,为此现就学校行政管理工作制定如下制度。

  一、校长工作

  1、全面贯彻执行党和国家的教育方针、政策、法规,坚持社会主义办学方向,按教育规律办事,不断提高教学质量。

  2、认真执行党的各项政策,组织教师学习政治与钻研业务,使之不断提高政治思想觉悟,职业道德、文化业务水平及教育教学能力。

  3、全面主持学校工作

  (1)在上级行政及教育主管部门的指导下,根据学校实际制定学校工作计划并带领团队认真执行。

  (2)领导和组织德育工作。年初指导学校德育办制定德育工作计划,把德育工作放在学校各项工作中的首位,加强对学生的思想品德教育,并且要坚持不懈。

  (3)领导和组织教学工作。每学期末组织好下期师生用书的征订工作,负责课程开齐开足工作,并审阅教务主任的教学计划及教研计划,并随时听工作汇报指导教学教研工作。

  (4)领导和组织学校的党务、人事、体卫艺、工会、总务等工作,指导各分管领导工作,为各分管领导工作计划、制度的制定、把关定向,并经常检查指导各分管领导的工作,指导各工作人员作好本职工作。

  (5)校长应作风民主、工作认真,顾全大局、公正廉洁。

  (6)经常听课、指导教学,协调好校内外各方面的关系,更好地为学校工作服务。

  (7)负责学校安全工作,完善学校安全管理制度,指导教师开展安全教育工作,确保校园安全。

  二、人事工作

  1、校长负责学校的人员分工及任职。

  2、校长指导分管领导,认真负责地搞好全体教职工的各级各类培训。

  3、校长对教职工的考核负主要责任。

  4、校长负责组织开展行政会和全体会,对学校的重大事项和常规工作交行政会商议,进行民主决策,民主通过对教师的奖惩。

  5、每学期初对学校教职工重新登记,存档。

  三、教学行政工作

  1、学年初校长要根据上级工作安排,搞好学校规划,形成文字材料,并拟定学校年度工作计划,提交校行政会审议,在全体教职工会议上通过。

  2、业务校长、主任在学校工作精神指导下,拟定教学教研工作计划,交给校长审阅同意后,在全体教师会议上通过。

  3、制定教学工作检查制度,对教师工作实行月检查、月考评制度。(教案、作业、进度、考试、活动开展、计划落实等)

  4、实行重平时学生学情调研情况,及时进行教学总结和分析,培优补差。

  5、实行推门听课制,每学期所有任课教师必须听其他教师随堂课十五次以上。

  6、杜绝教师有偿家教和向学生推销教辅资料。

  四、学校印章证件管理

  这里的印章是指学校公章和校长私章,作为法人代表,校长个人印章,在学校对外活动中起着公章的作用。

  1、学校公章不得随意刻制,必须经有关部门批准,办理正式手续,公安部门指定单位刻制。

  2、学校公章及校长私章使用要说明情况,同时上报校长室备案。

  3、由于机构变动或学校易名等原因造成印章停用时,要做到以下几点:

  (1)要按规定停止印章的使用。

  (2)要清查所停用的印章。

  (3)要报请校长审定印章的处理办法。

  (4)要作好印章的上缴、清退、存档或销毁工作。

  (5)所有交接手续要登记签名。

  (6)旧印章停用和新印章启用同时对外通知。

  4、印章由专人保管,保证印章的绝对安全和正常使用。

  六、学校档案管理。(档案管理制度)

篇4:购物中心人事行政管理制度

  购物中心人事行政管理制度

  在现代市场经济中,工资管理作为人事劳动管理中的一个重要组成部分,对企业的竞争能力有着很大的影响,其意义更为突出。随着现代企业制度改革的进一步深化,传统的等级工资制已逐渐打破,现代企业工资的改革逐渐打破,现代企业工资的改革逐步体现为收入多少。现根据公司具体情况,在不断的探索中寻求建立一套既能符合国家有关劳动政策法规,又能体现公司特色,激励员工奋发拼搏的人事劳动工资管理制度,最大限度地开发企业劳动资源的潜力,为公司参与市场竞争创造一个稳定和谐的环境。

  一、工资计划

  制定工资计划,根据公司发展规模、公司效益、业绩完成情况,决定工资升降幅度并制定相关计划。

  1、工资管理的根据

  a、定岗定酬,按所担任工作的难易程度、风险大小、文化水平高低,经验能力高低,工作阅历确定工资档次;

  b、通过人事考核手段,进行客观评价,以此确定工资档次以及提升工资的依据;

  c、实行高薪水,严考核;

  d、保证生活,安定员工的原则;

  2、工资发放

  每月15日前发放上月工资(遇休息日顺延)。

  二、工资管理

  工资管理问题是一个相当复杂的问题,也是最敏感的问题,特别是在经济尚不发达的内陆山区,劳动者的生活、生存经济来源主要靠工资收入。为了确保高质量、高素质的劳动者在企业发挥中坚作用,使能者多劳、能者多得,我们的分配总原则是:效率优先,兼顾公平。

  三、工资制度

  1、工资规范与工资结构

  a、管理群体工资规范:基础工资 岗位工资 绩效工资 职务工资 销售工资 奖励工资;

  b、没有职务的其他员工工资结构:基础工资 岗位工资 绩效工资 销售工资 奖励工资;

  c、按协议或合同。

  2、各类人员工资结构所占比例

  a、管理群体工资比例:基础工资占%,岗位工资占%,绩效工资占%,职务工资占%;

  b、其他员工工资比例:基础工资占%,岗位工资占%,绩效工资占%。

  3、考评工资分类:

  a、绩效工资;

  b、销售工资;

  c、利润工资。

  4、支付形式

  a、公司造表,交银行储入个人帐户卡;

  b、公司财务现金支付。

篇5:行政管理制度范本

  行政管理制度范本

  第一章 总则

  第一条 目的:适应公司管理需要,规范行政管理行为。

  第二条 本制度规定了行政事务活动中公文管理、会议、接待、办公用品、后勤保障、档案、保密、车辆管理等的工作程序与行为规范。

  第二章 公文管理

  第三条 管理部是公司文件处理的管理机构,负责公司文件的管理工作,并指导各部门文件处理工作。

  第一节 公文拟制

  第四条 公司文件由公司领导亲自拟制或由管理部根据公司领导决策和意图拟制。部门文件由部门自行拟制。

  第五条 文件拟制的基本要求:

  1 准确反映公司决策和领导意图。

  2 观点鲜明、条理清楚、层次分明,结构严谨、文字练达、标点符号使用恰当,人名、地名、时间、数字、引文要准确。

  3 合理使用文种。

  4 联合行文,要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。

  第六条  管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责。

  第七条 拟稿人负责校核文件。对外文件由管理部负责审核。文件校核主要有以下几方面内容:

  1  是否确需行文。

  2  内容是否符合公司决策及有关的规章和规程,是否同已发布的相关文件相衔接。

  3  提出的措施和办法是否符合实际,切实可行。

  4  内容涉及的部门是否经过协调、会签,意见是否一致。

  5  文字表达是否准确、简明扼要、条理清楚、语法规范,打印有无错误。

  6  文件格式是否符合要求,文种的选择是否适当,编号是否正确,发布范围是否合理。

  第二节 文件审批、发放

  第八条 文件发文前均应送相关主管领导审批,明确发文范围。文稿一经领导审批,一般不得再行修改。如确需修改的,需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存,以备查阅。

  第九条 根据公司领导工作职责分工,文件审批权限为:

  1 一般日常生产营运事务的文件,由总经理签发;部门文件由管理部复核后发放;

  2 凡政策性强、涉及的问题比较敏感,涉及到公司内部重大政策的财务、预算、计划、人事任免(依据干部任免权限)、机构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报的等方面的文件,由总经理审批;

  3 凡公司的重大决策、重大项目、重要人事(部门经理及以上)调整等,对公司产

  生重大影响的文件,送总经理审阅后,还需呈公司董事长签发。

  第十条 管理部在缮印文件时,应按领导审批的范围份数进行印制,做到迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘密文件的印刷、校对按保密制度指定专人进行。

  第十一条 发文要登记,填写发文登记表。公司行文统一编号为:

  公司正式文件    ****文[20**]第××号 公司会议纪要

  ****会议纪要(××)号 密级文件应在文件凯发网站首页右上角标注密级标识。

  第十二条 收文应记录,并做好分类管理、传阅、保存工作。员工调离时应办理文件移交手续。

  第十三条 公司外来文件应由管理部负责登记、拟办、送领导批办。领导批办的文件事项由指定部门落实,管理部督办并汇报。

  第十四条 领导批办文件时应具体明确:传阅层次、办理要求、完成时间、办理部门,防止批办的工作因含糊而未及时落实。

  第十五条 承办部门负责人应及时组织落实领导批办的工作任务,凡属本部门职权范围内的事项,应直接予以解决;涉及其它部门业务的事项,主办部门要主动会同有关部门办理;须报请公司领导审批的重要事项,应由主办部门提出处理意见,如涉及其它部门时应协商并取得一致意见,然后送请公司领导审批。办理完毕,通知管理部核验,文件移交管理部保存归档。

  第十六条 利用传真系统传送文件时,必须确认文件的实收情况。凡需存档或送请领导批示的传真件

  应复制后再行处理,以利长期保存。

  第三章 印章管理

  第十七条 管理部负责公司所有印章的管理工作,应建立印章管理台帐,对用印情况进行督导。公司各类印章均指定专人进行保管,暂定下列印章和相应保管人:

  1. 公司行政章、合同专用章由管理部经理保管。

  2. 公司财务专用章和法人代表章由财务部负责人保管。

  3. 发票专用章由财务部出纳保管。

  第十八条 印章保管人必须认真履行用印登记制度,注明用印人姓名、用印事由(内容)、用印日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。

  第十九条 凡以公司名义制发的文件,须有总经理签发的文稿,方予用印。文件用印后,文稿连同加盖印章的两份正式文件存档保管。如发现文件不符合要求,监印人有责任向有关人员提出意见,经修正,送总经理签字后,方予用印并填写用印登记,

  第二十条 合同(协议)的用印应经公司总经理签批,方可加盖我司合同专用章,并将公司领导的批示连同已盖章的合同(协议)的原件和复印件一起存档;并要求合同内容完整,经办人签字。

  第二十一条 公司原则上不出具空白用印件。确需空白加印件时必须经公司总经理以上领导审批。

  第二十二条 借用公司印章外出办事必须经公司总经理签批,并按所规定的时限交还。

  第二十三条 对于私自使用印章或借出印章后使用超出签批范围的,要根据情节轻重予以处理。

  第二十四条 印章保管人所属部门经理对印章保管人运用印章负有监督责任,并相应承担领导责任。

  第二十五条 各部门如需使用印章,应向管理部申请刻制。如因部门变动停止使用时,应将原印章交管理部封存或销毁。

  第四章 会议与接待

  第二十六条 管理部负责公司及副总经理以上领导主持召开的各种会议的组织和服务工作。

  第二十七条 准确了解领导的意图,掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席人员、与会人员应准备的材料等,及时通知到位,必要时留下通知记录。

  第二十八条 会议期间,根据不同层次的会议要求,提供相应的会议服务:会场准备与布置、会议记录、茶水供应、通讯服务、满足领导临时需求、与会者生活安排等。

  第二十九条 会后清理会场,打扫卫生,编制会议纪要等。

  第三十条 公司来客通常由管理部负责接待。接待人员应热情大方,遵守员工文明礼仪规范,维护公

  司形象和利益;并根据来访意图正确及时引导来客与相关部门或领导会见。

  第三十一条 公司重要客人应安排好会客地点,供应茶水,并根据领导意图安排好生活。

  第五章 办公用品管理

  第三十二条 办公用品由管理部负责管理。

  第三十三条 办公用品使用由需用部门造采购计划,管理部审核后报总经理审批。管理部负责采购。

  第三十四条 单价2000元以上、使用年限二年以上的物品或单价2000元以上生产线上使用的物品为公司固定资产类,管理部验收入库,经财务部做固定资产登记后,方可报销冲帐。

  第三十五条 单价2000元以下的物品为耐用低值易耗品。购入各类耐用低值易耗品,管理部做好耐用低值易耗品登记后,方可报销冲帐。

  第三十六条 耗材(包括各类纸张、笔芯、墨水、涂改液等等)按计划购买管理部验收入库后方可报销冲帐。

  第三十七条 管理部应逐步建立办公用品耗用量标准,做到有计划、有台帐、有控制、有考核。

  第六章 档案管理

  第一节  总则

  第三十八条 为对公司的文件档案实行规范化管理,提高存档文件材料的质量,方便查寻和参阅,特制订本规定。

  第三十九条 本规定所指之文件档案,为公司在经营活动中形成的以文件资料、电报、传真、书信、图表、簿册、像片、录音带、录相带、电脑盘片等载体记载的各种有价值的记录资料。

  第二节 文件资料的归档

  第四十条 凡与公司生产经营、业务拓展活动相关的,具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。

  第四十一条 对拟归档的文件资料,在归档之前,应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门,进行准确分类。

  第四十二条 为了方便查寻,对已经分类好的文件要登记、立卷,并填写详尽的《卷内文件目录》和《案卷目录》。机密文件另类归档。

  第四十三条 对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则:

  1 保持联系,便于查找;

  2 按重要程度或形成时间排列;

  3 批复、批示在前,请示、报告在后;

  4 正件在前,附件在后;

  5 正本在前,定稿在后;

  6 转发件在前,被转发件在后;

  检查工作形成的调查报告等结论性材料在前,依据性材料在后。

  第四十四条 归档的文件原则上要求为原件,并要求字迹清楚、无污损或残缺,特殊情况只能存复制件或残损件的,要在目录的备注档内注明原由。为使入卷的文件整齐、美观、方便查阅,文件的签发件和印发件可分开存放。 第四十五条 归档资料应包括下列内容:

  公文资料:公司红头文件、总公司文件、重要会议纪要、经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等;

  人事档案:履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等; 财务档案:原始凭证、票据管理、各总分类帐、现金帐、报表等等;

  技术档案:企业产品标准体系、工艺文件、技术规范、质量管理文件、各种质量活动记录、外来标准等等;

  设备档案:设备台帐、设备技术与使用说明书、合格证明、安装调试记录、运行记录、大修记录、事故记录、技改记录、图纸、计量器具校验等等; 其它:公司各类证书、荣誉、资质、供方资料、客户资料等等。

  第三节 档案资料的管理

  第四十六条 公司的所有文书类档案资料由管理部集中收存管理,财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部专人保管,员工人事档案交由管理部统一保管,设备档案由工程部整理保存,技术资料由技术部整理保存。

  第四十七条 公司员工因工作需要,需从档案管理部门借阅已归档的文件资料的,须经总经理或管理部经理批准,机密文件应得到总经理批准,并办理登记手续。并必须在指定期限内归还;借走的文件不得涂改、复印、摘录、撕毁或转借他人。

  第四十八条 已归档的文件要定期清理,对内容已发生变化并与新文件内容有出入或相抵触、有效期

  已过失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件以及机密文件的草稿,在经档案管理部门负责人同意并报公司领导批准后集中予以销毁。

  第七章 保密制度

  第四十九条 密级文件分“机密”和“绝密”两种。密级文件由公司领导指定专人负责起草,起草的密级稿件应注明“机密”或“绝密”,起草完毕后及时送交专职打字员打印;密级件作废的稿纸不得随便摆放在桌上、字纸篓里,应妥善保管,集中销毁。

  第五十条 打印密级件时,应在材料封面打印上“机密” 或“绝密”标注,无关人员不得站在周围观看;对于电子密级件要加密;密级件的校对,应由起草人负责,不得随便让他人帮忙校对。

  第五十一条 文件交接由管理部文件专人或公司领导指定人员负责,交接后应及时采取保密措施,不得随便放置。严格按控制范围传递文件,不得让非批准承阅人员接触。

  第五十二条 文件、资料的保管一方面要保证资料完整,不丢失、不损坏,同时对密级件又要进行保密。各部门的文件管理由相应责任人负责,下班或离开办公室时应锁好文件柜,把密级件妥善放好后才能离开;档案管理人员不得将自己的钥匙随便交给他人使用。

  第五十三条 密级资料包括:重大经营决策、暂不公开的决定、重要客户信息、财务报表、财务帐、关键技术文件与核心工艺文件、不合格产品质量信息等等。

  第五十四条 密级文件的销毁应经总经理批准,销毁时不得随便扔进纸篓,须使用碎纸机或焚毁,由二人监销,并做好登记。

  第五十五条 相关人员应树立高度保密意识,遵守公司的保密制度,严守公司机密;不得与无关人员谈及或在公众场合谈及公司的机密内容;不得传播机密。 第五十六条 发现失密、泄密现象,要妥善处理,及时上报。

  第五十七条 凡违反本规定者,视其情节可给予经济处罚、通报批评、追究法律责任等不同的处罚。

  第八章 车辆管理

  第五十八条 叉车、小车由专人负责维护和保养及专人驾驶,不得随便让他人驾驶,如果出现非固定司机开车而造成车辆损失的,由责任人负全部责任。

  第五十九条 立健全车辆档案,车辆的有关资料及有关有效证件交档案管理员负责管理。

  第六十条 辆行驶中应特别注意安全行驶及遵守交通规则,严禁酒后驾驶、带情绪驾驶车辆,杜绝交通事故的发生。

  第六十一条 司机定期检查和维护保养,保证车况处于良好状况,可随时调派使用;

  第六十二条 车辆不使用时应按规定停放在指定的停车位置;

  第六十三条 车辆出现故障时,驾驶员应及时申请维护,填写“车辆维修表”,经核实后,进行维修,如途中发生故障就近修理,回厂后,立即补单。 第九章 电话传真

  第六十四条 使用电话,应注意简明扼要,提倡一分钟电话;上班时间,要尽量少打、短打私人电话。

  第六十五条 当电话铃响时,听到的员工,均有义务接转电话。

  第六十六条 长途电话管理:为降低成本,由管理部购买长话卡,限额发放,使用方法另行通知。

  第六十七条 传真机设专人管理,传真件的收发由专人负责并登记,为保证传真机线路的畅通,配备传真机的电话一律禁止通话使用。

  第六十八条 电话属公司公共财物,各位员工应自觉爱护、减少损坏。

  第六十九条 通讯费的报销办法另行规定。

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