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  pm公司管理制度:行政管理

  行政管理

  1. 办公例会制度

  1.1 例会目的 通过办公例会明确下一阶段工作目标和要求,沟通部门之间项目运作的进展、管理情况,协调解决存在问题,监督公司质量体系有效运行,确保公司在经济活动中做出正确决策。

  1.2 例会职责

  1.2.1 公司行政部负责经理办公例会的准备、会议记录及拟制会议纪要。

  1.2.2 总经理(或副总经理)负责主持经理办公例会,并对会议议题做出决策。 1.2.3 各部门经理参加办公例会,并负责提供会议所需的本部门资料和《工作进度周报》。

  1.2.4 各部门经理负责执行会议决定,行政部负责跟踪会议决定的执行情况。 1.3 例会类型 公司办公会议分为周例会、月度例会,一般周例会在每周五上午召开,月度例会在每月最后一周召开。最后一周的周例会与月度例会合并召开。

  1.3.1. 每周例会的主要例会议程包括:但不限于: 上周工作回顾、检查; 项目实施过程中需协调的事项研究、决定; 公司运作中需研究决定的一般事项; 下周工作安排。

  1.3.2 月例会的主要例会议程包括,但不限于: 各项业务运作过程及效果的沟通、交流; 开发项目的质量、进度、投资回顾和检查; 销售工作及效果; 与相关方(监理、施工、服务分包方、主管部门及上级公司)的沟通; 市场(顾客)反馈情况。 本月工作总结和下月工作安排。

  1.4 例会程序

  1.4.1 周例会

  1.4.1.1 公司周例会参加人员为:总经理、副总经理、管理者代表、部门经理及骨干员工。

  1.4.1.2 周例会由公司总经理主持召开。总经理不在时,由总经理委托公司常务副总经理主持召开。

  1.4.1.3 每周五上午 9:00 召开周例会,不做专门通知。如时间有变化,由综合管理部通知各部门。情况特殊时,如不能召开周例会,可以顺延或取消,但不能连续取消三次周例会。

  (1)部门经理因特殊情况不能参加周例会,可指定代表参加,但须经会议主持人同意。

  (2)周例会提出的要求和形成的决定,由各部门经理自行记录。会议结束后,行政部负责整理形成《经理办公例会会议纪要》,并下发各部门。各部门依据例会决定,按时如实填写《工作进度周报》,以便下次例会时对照检查。

  1.4.2 月度例会

  1.4.2.1 月度例会召开的具体时间、地点、参加人员及主持人与周例会相同,如有特殊原因由行政部负责提前通知参会人员。

  1.4.2.2 总经理因故不能参加月度例会,常务副总经理及管理者代表必须参加月度例会,部门经理不能同时有二名以上缺席。

  (1)月度例会可以顺延或取消,但不得连续取消二次月度例会。

  (2)月度例会召开前,各部门经理负责对本部门的工作进行小结,并对以下内容进行汇报:

  --各项业务工作现状;

  --业务运作程序的执行情况;

  --已出现或可能出现的问题;

  --需提请会议讨论决定的其它问题。

  1.4.2.3 月度会议讨论的问题及形成的决议,由行政部负责整理成《经理办公例会(月)会议纪要》,并下发各部门。

  2. 办公设备的管理

  2.1 办公设备的购置

  2.1.1 本规定所指的办公设备,包括计算机、打印机、摄像机、投影仪、照相机等单位价值在 2000 元以上的办公设备和仪器。

  2.1.2 各部门申请购买仪器设备,必须先由部门经理写出申请报告,报主管副总经理批准后,交由行政部统一安排采购,购买时应根据市场因素和部门实际需要,在征询需求部门和主管副总经理意见的基础上,选择满足办公需求的设备。

  2.1.3 以购置的办公用品,由行政部统一编号登记,同时将设备的保修凭证、说明书及暂且用的配件等统一由行政部保管,以备维修维护时使用。

  2.1.4 部门需要申购的计算机软件,由行政部统一购买并保存。各部门使用相关软件时应到行政部登记申领,软件使用完毕后,及时交还行政部。

  2.2 办公设备的使用

  2.2.1 行政部根据各部门的工作需要,对计算机、打印机等进行统一调配。

  2.2.2 各部门应保持本部门计算机、 打印机等设备日常清洁和维护,以保证正常工作需要。

  2.2.3 对本部门上网的计算机,应确保所安装程序的软件无计算机病毒,以避免相互感染。

  2.2.4 每天工作结束后,各部门的计算机应推出系统并关机。公司所有计算机不得安装游戏软件和进行联网游戏。

  2.2.5 公司各部门复印可到公司复印室,要规范使用复印机,并保证复印室的清洁。

  2.2.6 公司其他办公设备如投影仪、摄像机等,由行政部统一保管;各部门使用时应向行政部登记,使用完毕及时交回行政部,由行政部进行检查,确保设备的正常使用。

  2.2.7 申请领用设备的员工,辞职或由于其他原因离职时,须到行政部办理设备归还手续,取得行政部主管签字后,方可办理离职手续。

  2.2.8 办公设备在使用过程中,如因保管不善而损坏或丢失,则由领用人负责赔偿或者修理,费用由领用人负担。

  2.3 办公设备的保养与维修

  2.3.1 公司行政部每月上旬为各部门联网电脑做杀毒软件升级;

  2.3.2 公司各部门计算机的使用、清洁和保养工作,由各部门指定专人负责,要求各部门采取必要的措施,确保本部门的计算机始终处于清洁、良好的运行状态。 2.3.3 公司原则上要求出专业维修人员外,员工不得随意拆卸本部门的计算机及其他相关设备。对关键的计算机设备应配备必要的断电继电保护措施。

  2.3.4 公司各部门办公设备出现问题,应及时通知行政部,由行政部统一联系专业维修公司进行修理。

  2.3.5 公司局域网的服务器,任何部门和个人均不得自行打开更改,必须由公司行政部联系专业公司进行维修维护。

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  3. 办公用品及消耗品的使用管理

  3.1 办公用品分类

  3.1.1 消耗品:笔记本、区别针、胶带、便签、订书针等;

  3.1.2 管理消耗品:签字笔、文件夹、涂改液、电池、白板笔等;

  3.1.3 管理品: 剪刀、美工刀、订书机、日期章、计算器、印台等;

  3.2 办公用品领用

  3.2.1 分为个人领用与部门领用两种,“个人领用”系个人使用保管用品,如签字笔、文件夹、多用文具盒... ...等;“部门领用”系本部门共同使用保管的用品,如装订机、白板笔、电池等。

  3.2.2 消耗品可依据经验法则和历史纪录设定领用管理基准(如:按估计消耗时间,圆珠笔每月每人发放一只),还可以随部门或人员的工作状况调整发放时间。 3.2.3 管理消耗品应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,单纯消耗品部在此限。

  3.3 办公用品的管理

  3.3.1 管理性办公用品的保管应列入移交,如有故障和损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

  3.3.2 办公用品的申领应于每月一日前由各部门提交《办公用品计划汇总表》,由行政部统一购买后发放。但管理性文件的领用不受上述时间的限制。特殊办公用品行政部无法采购时,可以经行政部统一授权由相关部门自行采购。

  3.3.3 行政部为每人每个部门设立“办公用品领用计录卡”并统一保管,领用办公用品时分

  ?别登录,并用以控制文具领用状况。

  3.3.4 新进人员到职时有所在部门提出办公用品申请,向行政部请领办公用品并列入领用卡;人员离职时,应将剩余文具及列管用品一并交行政部。

  4. 车辆管理

  4.1 车辆使用规定

  4.1.1 公司副总以上领导专用车由本人使用。若领导不便驾驶车辆,由专职司机负责驾驶,并负责车辆的保养、维护,保证车辆的安全性能和技术性能。

  4.1.2 公司各部门日常办公用车或急需安排因公接送事宜,须事先通知行政部,由行政部根据事情的轻重缓急进行协调安排,填写派车单。

  4.1.3 为保证办公用车正常使用,司机在未接到派车单之前,一律不准为任何部门、任何人私下服务。

  4.1.4 个人因私用车,需事先征得领导同意,随后通知行政部安排,严禁因私驾车办事影响正常工作。

  4.2 车辆的保养维修管理规定

  4.2.1 驾驶员要树枝公司车辆的技术性能、使用规定、操作要领,管好、用好、维护好、保养好公司车辆,做到会使用、会检查、会保养、会排除故障。

  4.2.2 严格执行出车前、行车中、收车后、的检查规定,认真填写日检纪录,发现问题及时处理,决不允许带病车

  4.2.3 根据行车公里数,定期做好车辆保养,延长车辆使用寿命,建立车辆保养维护档案。

  4.2.4 严禁驾驶员酒后驾车,否则出现的一切后果由驾驶员全部承担。

  4.2.5 驾驶员需要维修车辆必须提前通知行政部主管,行政部根据行车里程、车辆异常情况和严重程度,尽量安排在工余时间维修车辆。

  4.2.6 在修车过程中,决不允许驾驶员和任何人借修车理由向厂方索要物品,一次发现严重警告,二次发现开除公职。

  4.2.7 严格控制费用开支,根据行车里程纪录,领用油票或登记报销。

  5. 专业图书资料的购置和管理 为加强公司员工对专业知识的学习和应用,各部门可以根据实际工作需要购置专业书籍和资料。同时按规定手续借阅,又能使使资源得到最大限度的利用,控制公司办公成本,实现资源共享。

  5.1 图书、资料的购置

  5.1.1 各部门根据工作需要可随时申购专业书籍。根据图书的专业性、知识性、信息涵盖的广度和深度及购买的迫切性等原则,对申购书目应多方比较,筛选出最佳书目。

  5.1.2 申购部门须先填写《购书申请单》,有部门经理审核签字后,报主管副总批准后方可购买。

  5.1.3 原则上,全年购书费用总额控制在每人每年 100 元标准内,但特殊部门特殊需要时可酌情增加。

  5.2 图书的登记和保管

  5.2.1 各部门购置的工具书籍应由行政部对书名、作者、出版社名、购买日期、价格及其他相关资料进行逐一登记,并加盖“受控”章后,方可传阅。各部门传阅时,必须先在行政部办理借阅登记手续。

  5.2.2 行政部资料保管员及时做出公司工具书目录清单并随时更新,并在网上形成共享文件,供各部门查阅。

  5.3 图书借阅和归还

  5.3.1 员工向行政部借阅相关工具书籍时,由行政部在《借书登记表》上详细登记。借阅时间最长不得超过一个月;

  5.3.2 员工不得在借阅的图书上批改、圈点、画线、折角或涂写,图书如有破损或遗失等情况,一律照原图书版本购赔或照原价赔价;

  5.3.3 员工借书期限届满或公务上需参考应及时归还,如经通知仍不还书者,将停止借书权,直至归还所借图书;

  5.4 公司作为共享资源的杂志的管理办法参照本规定。 附:工具书目录清单和购置工具书登记表见附表

  6. 档案的管理

  6.1 借阅档案要求

  6.1.1 需要借阅档案员工必须严格履行档案借阅、调阅制度。

  6.1.2 对需要档案复印件的,一般情况下,档案室不予接待,找各部门资料员查阅。

  6.1.3 特殊情况和需要原始资料的,须在“档案查阅登记簿”上登记。借阅本部门档案时,填写“查阅档案审批单”,经本部门经理签字批准后,方可借阅;跨部门借阅档案时,填写“查阅档案审批单”,经主管总经理签字批准后,方可借阅。

  6.1.4 借阅档案人员,严禁在档案资料上涂改、勾划、撕页和抽取文件。

  6.1.5 借阅档案人员,应及时无误将档案归还档案室。

  6.2 档案管理要求

  6.2.1 档案管理人员收回借阅档案时,要严格检查档案资料的完好、完整情况,确认无误后无误后方可收回。如有损失,应详细纪录,并要求借阅人员立即修补或限时修补。如损失较大或遗失,应报告行政部领导按有关规定处理。

  6.2.2 档案人员要认真做好档案借阅登记,并收集档案借阅效果,及时向领导反馈利用情况。

  6.2.3 执行本规定时,如遇有难以处理的问题,请示行政部经理和总经理协调解决。

篇2:x工程学院行政管理制度

  *工程学院行政管理制度

  一、文件收发及发文制度

  1、凡上级来文,均由院党政办公室行政干事进行签收登记,然后送院党政领导传阅,再根据主管领导意见由行政干事通知学院相关单位落实执行。

  2、机要文件应按照机密程度及传阅范围规定传阅,不得随意扩大范围。收发、传递、保管、归档要严格按照保密规定执行,做到切实保守国家机密。

  3、为方便工作,学校下发的各类文件,采取归口保管的原则。有关教学和学生工作的文件分别由教务办和学工办归档保管,有关科研、学科建设、研究生教育工作的文件由学科办保管,党政及其它方面的文件由党政办公室归档保管,各科室要落实专人做文件的归档保管工作。

  4、各种行政工作的发文须经院长签字,党务工作的发文须经院党委书记签字,由院党政办公室统一编号后方可下发。

  5、各科室拟订文件须符合规范要求,凡不符合要求的,由院党政办提出意见,待修改后再具体承办。

  6、上报或下发文件,由拟文科室负责报送。

  二、公章管理制度

  1、学院行政公章由院党政办公室主任保管,院党委公章由党务干事保管,教务办公章由教务办公室主任保管,学科办公章由学科办公室主任保管,交接时要履行手续。

  2、各科室上报的请示、总结材料、报告以及下发的文件、通报及对外联系重大问题等需盖公章的,均需经院有关领导批示、相应的公章保管人员审核同意后方可盖章。

  三、会议安排及会议组织调度

  1、学校每周会议安排由院党政办行政干事负责通知相关领导及人员参加。

  2、各科室安排院级会议要提前一周告知党政办,由行政干事统一协调安排学院会议室的使用时间。

  3、全院性的综合会议和院党政联席会议由院党政办组织安排会务工作,各科室申报的会议由申报科室做好会议资料的准备及会议通知工作以及会务准备工作(需要水果由院党政办统一购买)。

  4、会议室的卫生由行政干事负责,会议结束后要及时打扫卫生,保持会议室的干净整洁。

  四、接待制度

  根据中央、省、地市、学校关于党政干部廉洁从政若干准则和各级机关厉行节约、制止奢侈浪费的若干规定,为进一步切实规范我院公务接待行为,积极倡导厉行节约、制止奢侈浪费的接待新风,特就我院公务接待作如下规定:

  1、接待原则:实事求是、勤俭节约、对口接待、热情融洽、客人满意。

  2、接待范围:到我院进行公务活动的党政领导;来我院访问、讲学的专家、学者;在学校及社会上有影响的校友等需要接待的人员。

  3、接待办法

  (1).学院公务接待,由学院党政办公室统一负责安排,报院主要领导审批。个别零星接待由院党政办公室主任审批。

  (2).凡来我院联系与各系、各部门创收项目业务有关的人员,由各系、各部门自行负责接待。

  (3).接待需用烟、酒、饮料等,须经院领导批准,使用高档烟、酒接待须经院主要领导批准。

  (4).会务接待,由院党政办公室斟情提出意见,报院领导审定后执行。

  五、派车制度

  1、学院公务用车须经院党政主要领导同意,由院党政办公室统一申报、安排、协调。

  2、院领导及科室(系)因工作需要用车,应提前通知院党政办,由院党政办统一向车队申报,能合并使用一辆车的不再另行派车。

  3、教职工因私或因科研(科技服务)需要用车,由用车人自己与车队联系,费用由用车人自理。

  六、文印管理制度

  1.复印机由学院资料员负责日常维护和卫生管理。

  2、复印机只用于学院党政管理工作有关文件、材料的复印、打印,大批量的资料复印不准在学院进行。

  3.所有复印材料均需如实登记复印者姓名、复印内容、纸张型号和数量并计算出费用。教职工因私之个人材料(含科研、教学、职称等)复印费在学期末从个人科研经费中扣除,无科研经费的将从学期末酬金中扣除。

  4.教师和学生的其他复印材料均按数量收取复印费。

  收费标准:a3 0.30元/张 a4 0.10元/张

  七、办公用品采购及保管制度

  1、学院办公用品由院党政办公室统一购置,采购办公用品必须有两人参加。

  2、学院办公用品的保管和发放由行政干事负责,发放办公用品要造册登记,做到帐物两清。

  3、各科室每学期开学3周内向院党政办申报办公用品申购计划,经院长审批后,由院党政办统一采购。

  八、本办法自下发之日起施行。

篇3:化工公司行政管理制度:会议制度

  化工公司行政管理制度:会议制度

  为进一步规范公司内部管理,促进公司稳步发展,根据公司实际运作需要,特制定本制度。

  1总则

  1.1会议应尽可能精简,能通过正常工作制度、流程处理的问题不通过会议解决,无关的部门与人员一律不参加会议,以保证各业务部门及工作人员有充分的工作时间按照制度与常规办公。

  1.2会议目标要明确,例行会议依例会的要求组织,专题会议一般由会议主持人或组织部门写出提纲,列明要解决的问题、议程、会议拟达到的目标、要求与会人员准备的材料与资料。

  1.3各种会议一般由行政管理部安排联系,根据会议重要程度,对出席人员要提前一天以上发出书面或口头通知,以备会议出席者能安排好工作。

  1.4会议中,对需要解决的问题要明确解决的方法、责任人、目标和期限,避免议而不决,不了了之。

  2会议分类:公司办公会、专题会

  3公司办公会

  3.1公司办公会于每周六下午4点召开,由总经理主持,各部门、车间负责人以上人员参加。特殊情况,则以行政管理部通知为准。

  3.2会议主要内容为:

  3.2.1传达公司有关文件及精神;

  3.2.2各单位、部门负责人汇报本部门一周工作完成情况、本周工作计划及需提请总经理或其他部门协调解决的问题。

  3.2.3由总经理对各部门、车间的上周工作情况进行讲评,对本周工作计划进行布置和安排。

  3.2.4其他需要解决的问题。

  3.5会议不对单项具体问题的处理进行深入探讨,对会上提出的这些问题可确定时间组织召开专门会议研究解决。

  3.6会议由行政管理部负责记录并在会后及时整理、发布《会议纪要》。

  4专题会:

  4.1专题会主要是研究解决工作中出现的问题。

  4.2专题会议的与会人员包括会议召集人、相关部门(车间)、有关人员及特邀人员等。

  4.3专题会会议纪要由会议组织人于会后1~3日内完成并由主持人签发,抄送各与会单位、部门备查。

  5附则:

  5.1出席会议人员于会议前安排好工作,会议期间其他人如无特殊情况,不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话,安排适当人员做好接待记录,待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时,应先得到会议召集者的允许,由其通知有关人员离开会场,并尽量不影响会议进程与发言,以维护会议正常进行。

  5.2与会者需遵守会场纪律,尊重他人发言,充分阐明自己的观点,手机请调至振动档,以维护会议正常进行。

  5.3各部门会议不应安排在公司例会同期召开,(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

篇4:化工公司行政管理制度:公文处理办法

  化工公司行政管理制度:公文处理办法

  一总则

  1为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高行政管理的效率,参照上级公司有关文件规定,特制定本办法。

  2公司的公文是公司在经营管理过程中形成的具有规范体式的文件,是贯彻政府法规政策,执行上级单位的任务,实施公司经营管理工作的重要工具之一。

  3公文处理包括公文的格式、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

  4公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

  5公文处理必须严格执行国家法律、法规和其它有关规定,确保国家和企业秘密的安全。

  6公司行政管理部是公司公文处理的管理部门,负责政府有关文件收发、送阅、管理;负责对上级公司和外单位及其他部门文件的收发、分送、办理;负责公司文件的核稿、编号、用印、整理、归档;负责指导各部门的公文处理工作。

  7各部门、车间应根据实际工作需要指定人员负责公文处理工作,指定人员应忠于职守,廉洁正派,具有相关专业知识和技能。

  二公文种类

  8公司对上、对下、对外行文的种类有:

  8.1决定、决议。决定适用于公司对重要事项或重大行动做出的安排,对公司各单位做出的重要决策或对重要工作、奖惩有关单位及人员、组织机构和人事变动做出的安排。决议适用于公司办公会议讨论通过的重大的并要求贯彻执行的工作事项。

  8.2公告、通报。公告适合于公司对外宣传重要事项或法定事项。通报适用于公司典型事例的介绍,表扬先进,批评错误,传达重要精神。

  8.3规定、办法。规定和办法适用于根据国家和上级的有关法律、法规和办法,在公司管理范围内,对公司内部制定的带有约束性的工作制度、实施细则、管理办法等。

  8.4请示、批复。请示适用于向上级单位请求指示、批准。批复适用于答复下级单位的请示事项。

  8.5报告。报告适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。

  8.6通知。通知适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文;发布规章;要求下级单位办理和有关单位需知悉的事项,或需共同执行的事项;任免、聘用干部等。

  8.7函。函适用于不相隶属的单位之间相互洽商工作,询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。

  8.8会议纪要。会议纪要适用于记载、传达会议情况和记录议定事项。

  三公文格式

  9公司的公文格式,一般由发文单位、成文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送(报)单位、印发时间等部分组成。

  9.1机要文件应当按密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密“。如果标识秘密等级,用3号黑字体,顶格标识在版心右上角第一行,两字之间空1个字。

  9.2紧急文件应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需标识紧急程度,用3号黑字体,顶格标识在版心右上角第一行,两字之间空1字,秘密等级与紧急程度同时标识,紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

  9.3发文字号应当包括:单位代字、年份、序号。联合发文,只标明主办单位发文字号。用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“[]”括入;序号不编虚号(即1,不编为001)不加“第”字。

  9.4公文标题应当准确简明地概括公文的主要内容,表明发文单位(发文单位写全称或规范化简称,前后应一致)、事由、公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号。公文标题位于红色反线下空2行处,用2号宋体加黑,可分一行或多行居中排列,同行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

  9.5上行文应注明签发人姓名。平行并列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

  9.6主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。公文的正文使用3号仿宋体字标识。公司内部的签报使用3号仿宋字标识。

  9.7公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字(如“附件”:1、××××);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”,有号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。

  9.8成文时间以签发人签发的日期为准,用汉字将年、月、日标全;“零”写为“0”。

  9.9印章是公文生效的标识。印章为红色。居中下压成文时间。

  9.10公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

  9.11“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号,词目之间空1字。

  9.12公文如有抄送,在主题词下一行左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后标句号。如有主送单位移至主题词之下,标识方法同抄送单位。

  9.13印发单位和印发时间位于抄送单位以下(无抄送单位在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发时左空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

  9.14公文用纸统一采用a4型(210mm×297mm)。

  行文

  10向上级主管单位上报的请示应一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的应采取抄报形式,但不得抄送其下级单位。文件应上报主管单位,不要直接报送领导个人。

  11公司向上级单位上报的文件,应由公司总经理签发。

  12公司各部门之间不行文、不联合行文。各部门对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。

  四公文办理

  13公文办理一般分为收文、办文和发文。

  14收文指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

  14.1政府部门、上级公司来文,由行政管理部负责签收、拆封、登记、编号。

  14.2上级单位的工作电话通知,要认真做好来电单位、人员姓名、时间、通话内容等要素的记录工作,由行政管理部通知相关人员。上级单位发给公司的传真文件,应由行政管理部负责通知落实。

  14.3收到上报的需要办理的文件,统一由行政管理部审核、登记。审核的重点是:是否由公司办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

  14.4经审核后的来文,由行政管理部及时送总经理批示。批示登记后,移交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合规定的公文,经行政管理部负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

  14.5承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。一般应在两个工作日内向主管领导提出处理意见;两个以上部门共同承办的公文,应由主办部门在五个工作日内向主管领导提出处理意见。紧急公文应当按时限要求办理。情况复杂需调查研究的,应向主管领导说明情况。急件、特急件类文件,应立即办理,不得延误。

  14.6公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项,主办部门应主动与有关部门协商,如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,可以报有关领导协调或裁定。

  14.7审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,圈阅表示同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

  14.8送领导批示或者有关部门办理的公文,行政管理部要负责催办和督办,做到紧急公文跟踪催办,重点公文重点催办,一般公文定期催办。

  14.9公文落实办理完结后,应向有关领导口头或书面报告办理结果。需要存档备查的一定要以书面形式报告。需书面回复来文单位的,按照公司办文程序办理。并按照公文归档要求归档。

  15办文指以公司名义制发公文的过程,包括:草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

  15.1草拟公文应当符合国家的法律、法规和公司有关规定。

  15.2草拟公文应当做到情况确切,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚、直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

  15.3公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定。

  15.4拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

  15.5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。

  15.6公文结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

  15.7公文中对涉及的单位机构应使用规范全称。公文使用非规范化简称,应当先用全称注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

  15.8公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序号和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语言中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。应当使用国家法定计量单位。

  15.9拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,出具建设性意见,请公司领导协商裁定。

  15.10公文送负责人签发前,应当由行政管理部负责人进行核稿。核稿重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。

  15.11以公司制发的上行文和对外公文、下行文,由总经理签发。

  15.12公文印刷完成后,正式用印前,行政管理部应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。复核通过后,进行用印和发文登记,用印后,文件正式生效。经复核,要求对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

  16发文是指公文办理完毕后,将公文送交相关单位进行办理。

  16.1上行文一式三份,由行政管理部安排送上级单位,下行文和平行文由承办部门负责送相关单位,一般一式两份。

  16.2对于上行文,行政管理部和相关部门应及时了解上级单位的处理情况,负责催办的责任;对于下行文和平行文,行政管理部和主办部门认真了解相关单位的办理情况,负有督办的责任。

  五公文管理

  18公文由行政管理部负责:统一收发、审核、用印、归档和销毁。公文应科学分类管理。

  18.1根据公司的实际情况,现将文件分为:上级文件、其他外来文件、公司文件、文件。

  18.2上级文件为:z集团文件。

篇5:化工公司行政管理制度:员工建议及意见的管理规定

  化工公司行政管理制度:员工建议及意见的管理规定

  1范围及形式

  1.1凡对公司各方面建设有利的建议及意见均在可提之列。

  1.2建议可用书面形式(包括信函、传真等)或口头形式(包括当面阐述和电话形式)。

  2递交程序

  2.1提议人将书面建议或意见交行政管理部,或由行政管理部根据提议人的口头阐述或电话整理成书面建议或意见。

  2.2行政管理部对建议或意见进行登记,并递交有关领导。

  2.3领导审阅建议或意见,并在处理函上签署处理办法。

  2.4行政管理部根据领导批示跟踪办理。

  2.5将建议或意见的处理结果回复提议人并归档。

  3处理时间

  3.1行政管理部收到建议或意见后,应于次日下班前整理登记好并递交有关领导。

  3.2总经理、副总经理对建议或意见于5个工作日之内审批完毕,部门经理于3个工作日之内审阅完毕。

  3.3行政管理部接到领导批示后应于当日内转交有关部门办理并跟踪办理情况。

  3.4行政管理部应在建议或意见呈交15个工作日内将建议处理结果反馈给提议人。

  4对不愿署名建议及意见的处理

  行政管理部收到不愿署名的建议或意见后,应即做有关调查并参照署名建议程序及时处理,处理结果以适当方式公布。

  5对有效建议的鼓励

  5.1对有效建议由行政管理部提请有关领导在处理函中批示奖励意见。

  5.2所有建议都作为评比的参考及提升晋级的依据。

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