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tx物业行政制度

  t*物业行政制度

  1.物业管理处办公室守则

  (1)办公室人员须严守公司的机密,各部门的各种内部规定及不公开的决策;

  (2)按照公司档案规定处理及保存档案,未经允许,不得私自将档案外借;

  (3)须流转的文件和分发的通告,务必直接交到有关人士的手中;

  (4)办公室员工须保持仪容整洁穿公司规定的制服,男性员工留意头发长度、指甲;女性员工须注意化妆适度及避免过量饰物;

  (5)办公室作为整个公司的窗口,须注意言谈举止,为公司树立一个良好的形象;

  (6)办公室员工应自觉提高自身的业务水平,紧密配合,提高工作效率;

  (7)办公室员工如因需外出,需在接待秘书处将其外出原因、外出时间、去向及预 计归来时间填写清楚;

  (8)办公室员工在执行公务时,应以维护公司利益为前提,不接受任何形式的贿赂或向他人行贿;

  (9)办公室员工尽量减少私人电话,若因要事的情况下,也需要在三分钟内结束;

  (10)办公室中所有来电,必须在电话铃声响起三次的时间内接听,接听时需报:“_同馨管理处,您好!”在接听客户电话时,请多用:“请、谢谢及麻烦你”等礼貌用语。

  2.往来文书控制及保密制度

  (1)文书往来需严格,其中包括:-

  a.外发文书:必需由总经理办公室发出。

  b.内部文书:必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文。

  c.保密文件:必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。

  (2)保密制度

  a.本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。

  b.本规定的修改与废止、由办公室提议,公司总经理决定后实施。

  c.本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项,凡符合下列条款之一者均属于此。

  -关于凯发真人首先娱乐的重要政策或计划;

  -关于人事问题;

  -关于重要会议的讨论事项;

  -关于业主或租户的档案资料;

  -契约、协定或根据协商而决定的事项;

  -规定、命令中特别指定的事项。

  d.机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种:-

  -公司内部秘密,不能向公司以外公开。

  -绝密,不能向部门经理及主管,以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。

  e.机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的经理负责,但公司总经理可以命其变更。

  f.机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。

  g.机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管,另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的红色标记,其处理和保管由收件人自行处理。

  h.机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发送至有关部门时,必须请收件人签字盖章。

  i.公司内机要文件的传递,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。

  j.机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录,并在上述(2.2.8)款规定的发文簿上记载复制件的去向。

  k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项,由制发部门的经理负责,请专人进行分发和传送,但必须履行上述规定的手续。

  l.机要文件及其相关草案、其它无用物品的销毁,应确定一定的时间,由所管经理负责销毁。

  m.凡违反本规定者,由总经理办公室讨论处理。

  n.文件大致可分为:-

  -法律效力文件:包括公约、手册、指南等;

  -报告/表格;

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  -作业指导书/工作手册;

  -程序文件

  3.档案系统

  管理档案系统是管理工作中一重大系统,所有员工都必须积极关心,需采用简单及容易明白设计,各员工应按照下列规定处理文件:-

  (1)分管经理工作职责

  a.必须把档案管理工作列入经理任期目标责任制,并分解下达管理目标。

  b.要重视档案管理工作,积极解决档案管理工作经费及其它问题,每年至少要召开两次档案工作会议。办公室根据“档案法”和经理的年度方针、工作目标制定每年工作计划。

  (2)档案资料员工作职责

  a.负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

  b.按规定程序及时、正确地办理各种资料的动态注记。

  c.按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档。分类要准确,装订要工整,要符合立卷标准。

  d.及时制订工作计划和做好工作总结,每月或每季提供给各级领导正确、可靠的统计表。

  e.严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。

  f.妥善保管好各类档案资料。

  4.会议系统

  为有效率地执行管理及不断完善管理运作,将采取下列安排:-

  (1)会议召开之前应作好准备工作,确定议题内容,准备好有关的会议资料、文件。

  (2)各种会议一般应与办公室联系,对出席对象提前一天以上发出通知,以备会议出席者安排好工作。

  (3)会议出席者应准时到会,如果无法参加,应事先向会议组织者请假,未请假或未经允许请假而缺席、迟到者按有关出勤考核办法承担责任。缺席者应事后及时主动补阅会议记录,了解会议精神。

  (4)会议应坚持讲效率、开短会原则,发言者做到言简意赅,不作题外话但又要畅所欲言,要使各种会议都能起到应有的效果。

  (5)固定性会议为:总经理办公室会议,部门经理例会、部门例会、段组例会。

  (6)会议如需增加、延期、合并或扩大出席对象时,由会议主持者商定后及时发出变更及扩大范围的通知。

  (7)出席会议人员于会议前安排好工作,会议期间其它人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话,安排适当人员作好接待记录,待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时,应先得到会议召集者的允许,由其通知有关人员离开会场,并尽量不影响会议进程与发言,维护会议正常进行。

  (8)有关部门和人员应严格执行会议纪要、决议、决定的相关内容,于规定完成日期后的首次会议上作出完成情况的扼要汇报。

  (9)会议纪要,及所形成的决议、决定文稿应妥善保管,无关人员未经批准不得借阅。

  (10)与会者需遵守会场纪律,尊重他人发言,充分阐明自己的观点,手机请调至振动档,以维护会议正常进行。

  5.办公室设备使用管理

  (1)电话

  a.公司电话设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备,必须严格按规定使用,无故损坏应赔偿;

  b.公司各部门办公区域,因公事要求申请安装电话,须由部门或个人提出申请,办公室统一办理,报总经理审批后,交工程部实施。

  c.公司各部门职员办公用电话,除总经理办公室电话及传真机外,其余均不具有国际、国内长途功能,任何人不得以任何理由申请开启ddd、idd功能,确因公需拨打长途的,应填写长途申请单,经办公室审批后指定拨发。

  d.不准用公司电话聊天及处理私人事务。

  (2)复印、电脑、打印机

  a.复印、打字是公司文书机要岗位,工作人员应严守岗位,非指定人员不得使用;

  b.复印机保证每天上午8:15开机,下午5:30关机;

  c.使用复印机、电脑、打印机应遵守操作规程,注意爱护。

  6.库存系统及计划

  (1)制定小区下月耗用材料的计划,并根据实际库存情况决定请购数量,并报审批。

  (2)购进材料、工具在进库前必须验收数量及质量,合格无误方可进库。

  (3)材料、工具领用要填写领料单并签字领料单应用处,个人专用工具要填写个人领用单,如有遗失由个人承担。

  (4)领用工具如自然报废,要填写报废单,由主管以上签字认可,如属意外报废,要写明原因,由主管以上签字认可,否则照价赔偿。

  (5)每月清库一次,做到帐物相符,对库存材料、工具及时申报给上级部门。

  (6)仓库内物品摆放分类,地面保持清洁,易腐、易碎、易燃、易挥发物品应另外放置。

  7.仓库管理制度

  (1)凡入库物料,需根据进仓单进行数量、外观、技术资料和品质的检查、清点,对缺损和不合格物料,应及时在进仓单内说明。

  (2)物料入库后要及时登帐、立卡、建立物料档案,帐卡物要经常核对,做到帐物相符。如发现备料不足或缺损要查明原因提出书面报告。

  (3)入库物料要尽量合理堆垛,定量存放,过目成数,做到不歪不倒,搬运方便和安全不受损坏。

  (4)应做好仓库的门窗和库存物料的保管和安全防患工作,要经常检查、维护、保养、保证物料不变形、不受损、不变质。

  (5)仓库内严禁吸烟和火种入内。对存放库内的贵重、易燃或挥发性化工物料,要定期重点检查和防护。

  (6)物料出库或领用均要按物料出仓单内容填写好出仓物料品名、规格、数量、经办清出库或领用交接手续后,方可发料。

  (7)物料出仓后,仓管人员要及时清理库房,整理货垛,搞好库内整洁,并及时凭出仓单上所发的物料登销帐卡。

  (8)非本单位或本单位非有关人员,未经仓管人员许可严禁进入仓库,仓管人员所管理的仓库锁匙亦不准任意交他人保管或开启。

  (9)出库物料一般要成套领发,对散件及包装好的散装部件,应分别附有标明物料品名、规格的标签。属配件的,还应标记“备品备件”文号。

  (10)任何负责物料运输的公司,在运送途中应确保货物的安全和完好。特殊和贵重物料仓管人员应随车押运,做到接运及时、超卸安全、交接准确。

  (11)对回收剩余或废旧的物料,仓管人员应负责将所回收的物料分类收存保管,并在入库时亦应办理进仓手续,另立帐册及时进行登帐。

  8.各员工应具备的礼仪及当值时所需注意事项

  (1) 员工应具备的礼仪

  a.仪表

  -制服必须穿着整齐和清洁。

  -头发应定期修剪及梳理整齐。

  -胡子必须刮好。

  -皮鞋必须擦亮。

  -手指甲必须定期修理及保持清洁。

  -必须注意个人卫生。

  -必须佩带工作证。

  b.礼貌

  -见到相熟的业户,必须有礼貌地打招呼。

  -对所有业户的提问,必须有礼貌地耐心回答。

  -在早上,中午及下午时间,在当值班之员工看到业主须问安,如早上好,午安及再见。

  -即使面对无理取闹的业户主,亦不可随便恶言相向,必须耐心地解释原因。若有必要时应转达上级处理。

  -在当值时应尽量面带笑容,保持亲切友善的形象。

  -即使正在向陌生人询问时,亦应尽量保持笑容及礼貌,切记不可无故厉声喝问,影响管理处形象。

  -当值时绝对不可粗言秽语。

  -绝对不可在面对业户时随便抽烟或吃零食,更不可咬着香烟或食物跟业户讲话。

  -不可无故迟到早退,即使有任何理由亦必须先向上级报告。如因故未能上班,更应预先作出通知,以便安排其它员工替补。

  -若有需要轮班当值,交接班必须准时,而下班前亦必须收齐所有需交予下一班员工办理的事项,向下一班员工交代清楚方可离去。倘若下一班的员工因任何理由而延迟到达,则必须等待下一班员工全部返回后方可离去,以免岗位出现真空。

  -若因用膳或其它理由而需要离开任何岗位,应先通知当值主管,并且必须等待其它接岗员到达方可离开,以免岗位出现真空。

  -若在巡逻时发现有岗位出现真空,应暂时接替有关岗位,并立即通知主管处理。

  -必须紧记服务业户原是管理处员工应尽的责任,所有员工严禁向业户索取任何形式的赏赐。即使业户主动提出,亦应该尽量礼貌地作出拒绝。

  (2) 礼貌培训

  a.常备纸笔。

  b.在正常情况下勿让电话响闹超过三下。

  c.先说公司/部门名称。

  d.回答勿离题。

  e.讲普通话,发音清晰,咬字标准。

  f.听时勿打断。

  g.记事/留言要笔录,清楚,全面。

  h.尊称来电者姓氏。

  i.提供进一步协助/服务。

  j.友善、客气。

  k.让来电者先挂电话。

  l.挂后勿当众讨论刚才来电者身份或谈话内容。

  m.准备再接下一个来电。

  (3)服务行业以客为尊,电话应对以礼为本,人人学习专业应对方法,同事间不会互相开罪对方客户。工作有准则,齐来遵守,借此给予客户第一个良好印象。亦以此将服务水平提高。

  a. 接听和应对

  -前台/接待员/秘书回应:您好,公司/部门名称。请问有甚幺我可以帮您?

  -其它回应:您好,部门,自己的名字,请问有甚幺我可帮您?

  -说话清楚:低音且慢。

  -语气:喜气而热诚。

  -尊称客人:*董、*总、*经理、*博士、*先生、*小姐、*女士(勿妄称太太,除非她自己已告诉您。)

  *先生,请您稍等。

  不要只说:请稍等。

  -转分机号:熟悉使用电话机功能。

  勿乱转分机号。

  勿重复胡乱再转。

  勿转后不顾,不理会根本无人接听。

  -套取客人全名:如有必要询问来电者身份时,勿查问/盘问,有礼貌地查询,用智套取。

  如:您找的那位同事刚外出办事,如果阁下留下全名和联络电话,就更能够帮助他/她在外,即时回电话给您。谢谢。

  -当事人不在时,慎说:我很抱歉,他/她出去办事/刚刚出去办点事,很快就回来或与另一位客人在开会。

  切忌说:他/她仍未上班/仍未有来/上午都未 见过他。

  他/她不在。

  他/她不知道去了哪里。

  -如果因事令来电者等久了

  要说:我真对不起,让您久等啦,**先生,我再给您转。

  或:当事人可能暂时无法接听您的电话,请您留言,我一定会帮您转达。

  b. 一般来电查询

  转分机号之前告诉来电者该与哪一部门或哪一位同事联络,然后代转。一般来电查询要登记。要跟进,要处理。

  c. 留言

  若来电者是陌生人士请他留下:-

  -公司/单位全名。

  -听不清楚以礼再问。

  -重复姓名及电话号码,保证准确性。

  -写上自己的姓名。

  切记:要求来电者留言只能以礼巧问,不重犯查问语气。

  d. 留言字条

  -马上亲交/托人转交当事人或其秘书。

  -托人转交要确保尽快转达。

  -当事人或秘书不在,贴在当事人电话机上。

  e. 接听电话/录音留言

  接听限响三下,电话录音限响五下。

  f. 交谈完毕

  说:谢谢来电,*先生,我确保代您转达。

  或:谢谢来电,*先生,他/她回来时我一定会告诉他

  g. 电话制度

  -一个公司可能用超过一种电话机、总机、分机、传真机电话功能,每位员工都要熟悉操作及分机号码。

  -前台接待,有人值班。

  -前台离位,有二线人员接一线工作。

  -对答语气用一线用语。

  -接触与跟进。

  -令客户感到宾至如归,受重视,受欢迎。

  -欢迎与接待。

  -需要久侯着,奉茶,找人陪同或暂接待。

  -每五分钟招呼一次,直至当事人接待为止。

  -客人需要上卫生间,请详细指引。

  -路过时对客人微笑/点头,不要分是否是自己的客户,所有客户都是管理处宝贵的客户。

  -在任何情况下:-

  -勿胡乱泄露公司秘密。

  -有客户在场,同事间要更友善,互相尊重。

  -熟记领导和部门主管分机号。

篇2:x集团行政制度:公司着装规定

  *集团行政制度:公司着装规定

  公司着装规定

  为使员工在工作时间内保持良好的精神面貌,更好地体现公司整体形象,特对员工的着装作如下规定:

  员工在工作时间着装应整洁、大方、端庄,不穿奇异服装。

  凡周一至周四,在工作时间内(无论在司内办公或外出办事),必须按以下规范着装:

  男员工春、秋、冬三季(每年十月至次年五月)须着藏蓝色西服套装、有领衬衣(说明:后有通知调整)和领带、皮鞋。夏季(每年六月至九月)可不着西服上装。

  女员工须着职业西服套装、皮鞋。不得穿无领或无袖的上衣。

  除公司有重要事件(包括会见客户)外,凡周五工作时间(包括周六、周日加班),员工可着便装(但非休闲装、运动装)。员工不得穿无领衫、背心及短裤上班。

  本规定由人力资源部检查执行。

  关于对现行的“公司着装规定”进行调整的通知

  为更好地体现员工的职业形象,经总裁办公会研究决定,对现行的“公司着装规定”进行调整,现说明如下:

  将原规定中男员工所着西服套装的颜色由藏蓝色扩展为蓝色、灰色、黑色系列;

  原规定中其它部分继续执行。

篇3:x集团行政制度:职业礼仪规范

  *集团行政制度:职业礼仪规范

  一、着装:

  员工服装须整洁、大方、端庄大方。工作时间,男员工须着浅色衬衫、藏蓝色西服、领带、皮鞋,(夏季可不着西服上衣);女员工须着大方得体的职业装和皮鞋。穿裙子须着长袜。

  二、仪表:

  1、员工不可留长指甲。

  2、员工头发不可染怪异颜色。男员工应注意日常的须发清洁,头发不可过长或剃光头;女员工发型应干净、简洁、自然。

  3、女员工上班应化淡妆。上班时间内不可在办公或公众场合补妆。不可佩戴过多、过大首饰。

  4、员工在工作时间应精神饱满,注意个人姿态,不得勾肩搭背,不得倚靠墙、门斜立,不得坐桌踏椅。

  三、举止:

  1、员工应仪态端正,待人和蔼,文明礼让。

  2、举止得体,不做不洁、不雅之动作。

  3、公共场合或与人交谈时,不抠耳、不挖鼻子、不剔牙、不挠痒。

  4、公众场合应坐姿文雅,入座时要轻盈、和缓、从容自如:落座后保持上身正直,头平稳,两腿微曲并拢,两脚并起或稍前后分开,不东摇西晃;不可歪斜肩膀、含胸驼背、半躺并坐或四肢乱伸。

  5、注意正确的走姿。步履应自然、轻盈、敏捷、矫健。走路时应挺起胸部,全身伸直,成一直线前进,不左右摇摆,姿态自然、协调。

  6、公众场合应注意正确的站姿:全身应笔直、廷身收腹,两眼平视,两肩平齐,双臂自然下垂。与人交谈时不可两手叉腰,或将双臂交叉胸前。

  7、握手分几种情况:主客之间应由客人主动伸手;上级、长辈、异性之间,应等上级、长辈、女性主动伸手;朋友、平辈,应主动握手、握手一般用右手。握手时不可无限度地用劲和延长,不可左右用力摇晃对方手臂。与女性握手,只可轻握其四指。握手时不可戴手套。

  8、为客人指示方向应用右手。为客人奉茶、接客人名片等情况,均应使用双手或右手;向客人递送自己名片应使用双手或左手。陪同客人应走在客人左边。

  四、语言:

  1、员工应使用文明语言,杜绝粗话、脏话。

  2、交谈时应吐字清晰,条理清楚,措辞精当。

  五、办公室礼仪:

  1、保持办公场所整洁有序。不得在桌面摆放食品或与工作无关的个人物品。下班离开前应整理好办公桌上的物品。

  2、保持办公环境的安静。在办公室打电话、商量事情都应放低声音,不影响他人办公,不在办公楼里高声呼叫或喧哗打闹。

  3、上班时间不准吃零食。

  4、吸烟区以外的地方严禁吸烟。

  5、上下班时,同事间应互相致意。

  6、工作中上下级之间应礼貌相待,同事间应相互尊重协助。

  7、工作态度须严谨、认真。

  8、参加会议时应认真听讲,必要时做好记录,不可互相交头接耳。

  9、上班前不吃刺激性食品,如大蒜、生葱等。

  六、接待礼仪:

  1、门卫、前台应以微笑面客,用流利的语言,热忱的态度欢迎每一个客人,不歧视、冷淡任何一位。

  2、宾客来访时,前台应有礼貌地请其填写来客登记单,并认真地通过电话联系被访者。如被访者暂时不在或太忙脱不开身,前台应隔一段时间再次联络被访者或征求来访者本人意见后作出决定。宾客有询问,应礼貌负责地回答。宾客的留言或留条要及时通传。

  3、公司员工对外来宾客须以礼相待,微笑致意,不在宾客面前说长道短或窃窃私语。对客人的迎送应热情谦虚,不得做傲慢无礼或冷漠疏忽。

  4、接待来宾应在会议室或洽谈室。与客人交谈时,语言和语气应亲切、柔和,不可生硬、呆板。回答问题应面带微笑,语句要求清楚、简洁、客气,并注意保守公司商业机密。客人言语过分、过火时,仍应和颜悦色地相待。

  七、餐桌礼仪:

  1、员工中午在公司就餐时,不可在餐厅高声谈论。就完餐后,应将自己的餐盒放进指定的垃圾桶。

  2、陪同客人外出就餐,应注意餐桌礼仪和基本规程。如发现客人出错,不可失声发笑,应在适当时候礼貌地予以帮助。

  3、应邀进餐须准时到,不应让邀请者和别的客人久候。

  4、赴正式的宴会前应事先了解该宴会礼仪。

篇4:中外合资企业行政管理制度

  中外合资企业行政管理制度

  总则

  1.为加强公司行政事务管理,理明公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本制度。

  2.本制度所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、办公及劳保用品管理、报刊及邮发管理、车辆管理等。

  档案管理

  1.归档范围:公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具体参考价值的文件资料。

  2.档案管理要指定专人专责,明确主要责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

  档案的借阅与索取

  1.总经理、副总经理、公司秘书借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;

  2.公司其他人员需借阅档案时,要经总经理批准,并办理借阅手续;

  3.借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失、如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案经行政部批准方可摘录和复制。

  档案的销毁

  1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

  2.若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经行政部批准后方可销毁;

  3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

  印鉴管理

  1.公司印鉴由总经理或委托行政部负责保管。

  2.公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后行政部方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

  3.公司所有需要印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档。

  4.公司一般不允许开具空白介绍信,证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。

  5.盖章后出现的意外情况由批准人负责。

  办公用品的购发

  1.每月月底前,各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政部;

  2.行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算;经总经理审批后由采购部负责将办公用品购回入库;

  3.除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的须经总经理批准方可领用;

  4.公司新聘工作人员的办公用品,行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;

  5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;

  6.负责购发办公用品的人员要建立账本,办好入库、出库手续,出库一定要由领取人员签字;

  7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。

  劳保用品的购发

  劳保用品的配给,由行政部根据各部门的实际工作需要提出申请,经总经理批准后,统一购买、统一发放。

  库房管理

  1.库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账本;

  2.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人;

  3.物资入库后,应当日填写帐卡;

  4.严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经财务部批准后方可出库;

  5.库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理批准,办理外借手续;

  6.严格管理账单资料,所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改;

  7.库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮。

  报刊及邮发管理

  1.报刊管理人员每年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算,负责办理有关订阅手续。

  2.报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记,并分别送到有关部门,有关部门处理后,一周内交回行政部由报刊管理人员统一保管、存档备查。

  3.任何人不得随意将报刊挪作他用。

  车辆管理

  1.公司车辆的证照及稽核等事务由行政部负责管理。并负责维修、检查、清洁等。

  2.公司人员因公用车须于事前向行政部申请,填写《用车申请单》,经总经理批准后方可派车。

  车辆使用

  1.公务车不得借予他人使用。

  2.驾驶员于驾驶车辆前应对车辆基本检查(如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等)如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告,否则最后驾驶员要对此引起的后果负责。

  3.驾驶员须严守交通规则。

  4.驾驶员不得擅将公务车开回家,或作私用,违者受罚。

  5.车辆应停放在指定位置、停车场或适当、合法位置。

  6.驾驶员应爱护车辆,保证机件、外观良好,使用过后并应将车辆清洗干净。

  7.为私人目的借用公车应先填“车辆使用申请表”,注明“私用”,并经总经理核准后方可使用。

  8.私用时若发现事故,而致违规、损毁、失窃等,于扣除理配额后全部由私人负担。

  车辆保养

  1.车辆应由指定特约维修单位保养维修,否则维护费一律不准报销。

  2.车辆于行使途中发生故障或其他耗损急需维修或更换零件时,可视实际情况需要进行修理,但无迫切需要或修理费超过若干标准时,应与公司联系请求批示。

  违规与事故处理

  1.在下列情形之一的情况下,违反交通规则或发生事故,由驾驶人负担,并予以记过或免职处分。

  ⑴无照驾驶。

  ⑵未经许可将车借予他人使用。

  ⑶违反交通规则,其罚款由驾驶人负担。

  ⑷各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生,应先急救伤患人员,向附近交巡警报案,并即与公司行政部联络协助处理。

  ⑸因公出车发现以外事故造成损坏,在扣除保险金额或再视实际情况由驾驶人与公司共同负担(比例为驾驶人承担60%、公司承担40%)。

  ⑹发生交通事故后,如需向受害当事人赔偿损失,经扣除保险金额后,其差额由驾驶人与公司各负担一半。

  费用报销

  公务车油料及维修费以凭证实报实销。

篇5:pm公司管理制度:行政管理

  pm公司管理制度:行政管理

  行政管理

  1. 办公例会制度

  1.1 例会目的 通过办公例会明确下一阶段工作目标和要求,沟通部门之间项目运作的进展、管理情况,协调解决存在问题,监督公司质量体系有效运行,确保公司在经济活动中做出正确决策。

  1.2 例会职责

  1.2.1 公司行政部负责经理办公例会的准备、会议记录及拟制会议纪要。

  1.2.2 总经理(或副总经理)负责主持经理办公例会,并对会议议题做出决策。 1.2.3 各部门经理参加办公例会,并负责提供会议所需的本部门资料和《工作进度周报》。

  1.2.4 各部门经理负责执行会议决定,行政部负责跟踪会议决定的执行情况。 1.3 例会类型 公司办公会议分为周例会、月度例会,一般周例会在每周五上午召开,月度例会在每月最后一周召开。最后一周的周例会与月度例会合并召开。

  1.3.1. 每周例会的主要例会议程包括:但不限于: 上周工作回顾、检查; 项目实施过程中需协调的事项研究、决定; 公司运作中需研究决定的一般事项; 下周工作安排。

  1.3.2 月例会的主要例会议程包括,但不限于: 各项业务运作过程及效果的沟通、交流; 开发项目的质量、进度、投资回顾和检查; 销售工作及效果; 与相关方(监理、施工、服务分包方、主管部门及上级公司)的沟通; 市场(顾客)反馈情况。 本月工作总结和下月工作安排。

  1.4 例会程序

  1.4.1 周例会

  1.4.1.1 公司周例会参加人员为:总经理、副总经理、管理者代表、部门经理及骨干员工。

  1.4.1.2 周例会由公司总经理主持召开。总经理不在时,由总经理委托公司常务副总经理主持召开。

  1.4.1.3 每周五上午 9:00 召开周例会,不做专门通知。如时间有变化,由综合管理部通知各部门。情况特殊时,如不能召开周例会,可以顺延或取消,但不能连续取消三次周例会。

  (1)部门经理因特殊情况不能参加周例会,可指定代表参加,但须经会议主持人同意。

  (2)周例会提出的要求和形成的决定,由各部门经理自行记录。会议结束后,行政部负责整理形成《经理办公例会会议纪要》,并下发各部门。各部门依据例会决定,按时如实填写《工作进度周报》,以便下次例会时对照检查。

  1.4.2 月度例会

  1.4.2.1 月度例会召开的具体时间、地点、参加人员及主持人与周例会相同,如有特殊原因由行政部负责提前通知参会人员。

  1.4.2.2 总经理因故不能参加月度例会,常务副总经理及管理者代表必须参加月度例会,部门经理不能同时有二名以上缺席。

  (1)月度例会可以顺延或取消,但不得连续取消二次月度例会。

  (2)月度例会召开前,各部门经理负责对本部门的工作进行小结,并对以下内容进行汇报:

  --各项业务工作现状;

  --业务运作程序的执行情况;

  --已出现或可能出现的问题;

  --需提请会议讨论决定的其它问题。

  1.4.2.3 月度会议讨论的问题及形成的决议,由行政部负责整理成《经理办公例会(月)会议纪要》,并下发各部门。

  2. 办公设备的管理

  2.1 办公设备的购置

  2.1.1 本规定所指的办公设备,包括计算机、打印机、摄像机、投影仪、照相机等单位价值在 2000 元以上的办公设备和仪器。

  2.1.2 各部门申请购买仪器设备,必须先由部门经理写出申请报告,报主管副总经理批准后,交由行政部统一安排采购,购买时应根据市场因素和部门实际需要,在征询需求部门和主管副总经理意见的基础上,选择满足办公需求的设备。

  2.1.3 以购置的办公用品,由行政部统一编号登记,同时将设备的保修凭证、说明书及暂且用的配件等统一由行政部保管,以备维修维护时使用。

  2.1.4 部门需要申购的计算机软件,由行政部统一购买并保存。各部门使用相关软件时应到行政部登记申领,软件使用完毕后,及时交还行政部。

  2.2 办公设备的使用

  2.2.1 行政部根据各部门的工作需要,对计算机、打印机等进行统一调配。

  2.2.2 各部门应保持本部门计算机、 打印机等设备日常清洁和维护,以保证正常工作需要。

  2.2.3 对本部门上网的计算机,应确保所安装程序的软件无计算机病毒,以避免相互感染。

  2.2.4 每天工作结束后,各部门的计算机应推出系统并关机。公司所有计算机不得安装游戏软件和进行联网游戏。

  2.2.5 公司各部门复印可到公司复印室,要规范使用复印机,并保证复印室的清洁。

  2.2.6 公司其他办公设备如投影仪、摄像机等,由行政部统一保管;各部门使用时应向行政部登记,使用完毕及时交回行政部,由行政部进行检查,确保设备的正常使用。

  2.2.7 申请领用设备的员工,辞职或由于其他原因离职时,须到行政部办理设备归还手续,取得行政部主管签字后,方可办理离职手续。

  2.2.8 办公设备在使用过程中,如因保管不善而损坏或丢失,则由领用人负责赔偿或者修理,费用由领用人负担。

  2.3 办公设备的保养与维修

  2.3.1 公司行政部每月上旬为各部门联网电脑做杀毒软件升级;

  2.3.2 公司各部门计算机的使用、清洁和保养工作,由各部门指定专人负责,要求各部门采取必要的措施,确保本部门的计算机始终处于清洁、良好的运行状态。 2.3.3 公司原则上要求出专业维修人员外,员工不得随意拆卸本部门的计算机及其他相关设备。对关键的计算机设备应配备必要的断电继电保护措施。

  2.3.4 公司各部门办公设备出现问题,应及时通知行政部,由行政部统一联系专业维修公司进行修理。

  2.3.5 公司局域网的服务器,任何部门和个人均不得自行打开更改,必须由公司行政部联系专业公司进行维修维护。

  3. 办公用品及消耗品的使用管理

  3.1 办公用品分类

  3.1.1 消耗品:笔记本、区别针、胶带、便签、订书针等;

  3.1.2 管理消耗品:签字笔、文件夹、涂改液、电池、白板笔等;

  3.1.3 管理品: 剪刀、美工刀、订书机、日期章、计算器、印台等;

  3.2 办公用品领用

  3.2.1 分为个人领用与部门领用两种,“个人领用”系个人使用保管用品,如签字笔、文件夹、多用文具盒... ...等;“部门领用”系本部门共同使用保管的用品,如装订机、白板笔、电池等。

  3.2.2 消耗品可依据经验法则和历史纪录设定领用管理基准(如:按估计消耗时间,圆珠笔每月每人发放一只),还可以随部门或人员的工作状况调整发放时间。 3.2.3 管理消耗品应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,单纯消耗品部在此限。

  3.3 办公用品的管理

  3.3.1 管理性办公用品的保管应列入移交,如有故障和损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

  3.3.2 办公用品的申领应于每月一日前由各部门提交《办公用品计划汇总表》,由行政部统一购买后发放。但管理性文件的领用不受上述时间的限制。特殊办公用品行政部无法采购时,可以经行政部统一授权由相关部门自行采购。

  3.3.3 行政部为每人每个部门设立“办公用品领用计录卡”并统一保管,领用办公用品时分

  ?别登录,并用以控制文具领用状况。

  3.3.4 新进人员到职时有所在部门提出办公用品申请,向行政部请领办公用品并列入领用卡;人员离职时,应将剩余文具及列管用品一并交行政部。

  4. 车辆管理

  4.1 车辆使用规定

  4.1.1 公司副总以上领导专用车由本人使用。若领导不便驾驶车辆,由专职司机负责驾驶,并负责车辆的保养、维护,保证车辆的安全性能和技术性能。

  4.1.2 公司各部门日常办公用车或急需安排因公接送事宜,须事先通知行政部,由行政部根据事情的轻重缓急进行协调安排,填写派车单。

  4.1.3 为保证办公用车正常使用,司机在未接到派车单之前,一律不准为任何部门、任何人私下服务。

  4.1.4 个人因私用车,需事先征得领导同意,随后通知行政部安排,严禁因私驾车办事影响正常工作。

  4.2 车辆的保养维修管理规定

  4.2.1 驾驶员要树枝公司车辆的技术性能、使用规定、操作要领,管好、用好、维护好、保养好公司车辆,做到会使用、会检查、会保养、会排除故障。

  4.2.2 严格执行出车前、行车中、收车后、的检查规定,认真填写日检纪录,发现问题及时处理,决不允许带病车

  4.2.3 根据行车公里数,定期做好车辆保养,延长车辆使用寿命,建立车辆保养维护档案。

  4.2.4 严禁驾驶员酒后驾车,否则出现的一切后果由驾驶员全部承担。

  4.2.5 驾驶员需要维修车辆必须提前通知行政部主管,行政部根据行车里程、车辆异常情况和严重程度,尽量安排在工余时间维修车辆。

  4.2.6 在修车过程中,决不允许驾驶员和任何人借修车理由向厂方索要物品,一次发现严重警告,二次发现开除公职。

  4.2.7 严格控制费用开支,根据行车里程纪录,领用油票或登记报销。

  5. 专业图书资料的购置和管理 为加强公司员工对专业知识的学习和应用,各部门可以根据实际工作需要购置专业书籍和资料。同时按规定手续借阅,又能使使资源得到最大限度的利用,控制公司办公成本,实现资源共享。

  5.1 图书、资料的购置

  5.1.1 各部门根据工作需要可随时申购专业书籍。根据图书的专业性、知识性、信息涵盖的广度和深度及购买的迫切性等原则,对申购书目应多方比较,筛选出最佳书目。

  5.1.2 申购部门须先填写《购书申请单》,有部门经理审核签字后,报主管副总批准后方可购买。

  5.1.3 原则上,全年购书费用总额控制在每人每年 100 元标准内,但特殊部门特殊需要时可酌情增加。

  5.2 图书的登记和保管

  5.2.1 各部门购置的工具书籍应由行政部对书名、作者、出版社名、购买日期、价格及其他相关资料进行逐一登记,并加盖“受控”章后,方可传阅。各部门传阅时,必须先在行政部办理借阅登记手续。

  5.2.2 行政部资料保管员及时做出公司工具书目录清单并随时更新,并在网上形成共享文件,供各部门查阅。

  5.3 图书借阅和归还

  5.3.1 员工向行政部借阅相关工具书籍时,由行政部在《借书登记表》上详细登记。借阅时间最长不得超过一个月;

  5.3.2 员工不得在借阅的图书上批改、圈点、画线、折角或涂写,图书如有破损或遗失等情况,一律照原图书版本购赔或照原价赔价;

  5.3.3 员工借书期限届满或公务上需参考应及时归还,如经通知仍不还书者,将停止借书权,直至归还所借图书;

  5.4 公司作为共享资源的杂志的管理办法参照本规定。 附:工具书目录清单和购置工具书登记表见附表

  6. 档案的管理

  6.1 借阅档案要求

  6.1.1 需要借阅档案员工必须严格履行档案借阅、调阅制度。

  6.1.2 对需要档案复印件的,一般情况下,档案室不予接待,找各部门资料员查阅。

  6.1.3 特殊情况和需要原始资料的,须在“档案查阅登记簿”上登记。借阅本部门档案时,填写“查阅档案审批单”,经本部门经理签字批准后,方可借阅;跨部门借阅档案时,填写“查阅档案审批单”,经主管总经理签字批准后,方可借阅。

  6.1.4 借阅档案人员,严禁在档案资料上涂改、勾划、撕页和抽取文件。

  6.1.5 借阅档案人员,应及时无误将档案归还档案室。

  6.2 档案管理要求

  6.2.1 档案管理人员收回借阅档案时,要严格检查档案资料的完好、完整情况,确认无误后无误后方可收回。如有损失,应详细纪录,并要求借阅人员立即修补或限时修补。如损失较大或遗失,应报告行政部领导按有关规定处理。

  6.2.2 档案人员要认真做好档案借阅登记,并收集档案借阅效果,及时向领导反馈利用情况。

  6.2.3 执行本规定时,如遇有难以处理的问题,请示行政部经理和总经理协调解决。

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