物业项目入住管理作业规程 -凯发网站

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物业项目入住管理作业规程

  物业项目入住管理作业规程

  1.0 目的

  规范业主入住管理工作,确保业主顺利入住。

  2.0 适用范围

  适用于业主入住的管理工作

  3.0 职责

  3.1 管理处经理负责组织安排入住工作。

  3.2客服部主管负责协助经理安排业主入住工作。

  3.3客服部管理员负责具体办理入住手续。

  3.4财务部负责核收各项入住费用。

  3.5机电维修部负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。

  4.0 定义

  入住:是指业主收到书面入住通知,并办理完相应手续。业主收到入住通知 一个月内未办理入住手续的,视为入住。

  5.0 程序要点

  入住的准备工作

  5.1 入住资料的准备:

  a)根据小区的实际情况编写和印刷《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《入住通知书》;

  b)《入住通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等;

  c)印刷以下各类入住表格:

  --《<业主证>领用登记表》;

  --《装修申请表》;

  --《住宅使用说明书》;

  --《住宅质量保证书》;

  --《钥匙领用登记表》;

  --《入住验房表》;

  --《业主家庭情况登记表》;

  --《入住登记表》。

  5.1.2设计办理入住手续流程图。

  5.1.3入住时的环境布置:涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理:

  a)区内环境:

  --入口处挂横幅,内容有“欢迎您乔迁某某某”等,插彩旗,营造热烈的气氛;

  --插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明“管理处→”字样;

  --入口处标明管理处办公地址和办公时间。

  b)管理处办公环境:

  --挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受;

  --张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;

  --管理人员着装整洁,精神饱满;

  --办公室内资料摆放整齐有序。

  5.2 办理入住流程图

  5.2发出入住通知

  5.3.1客服依据管理处办公会议议定的入住时间,向业主发出入住通知,内容包括:

  a) 《关于办理入住手续的通知》;

  b) 《致广大业主的慰问信》。

  5.3.2业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客服部管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,客服部应将情况向管理处经理汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续需带以下证件:

  a) 《关于办理手续的通知》;

  b) 《购房合同》原件和复印件各一份;

  c) 业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份,小一寸彩照每人各两张;

  d) 单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份;

  e) 委托他人办理的,需带业主委托书。

  5.4 入住手续的办理

  5.4.1验证:管理员在业主前来办理入住手续时,应首先对以下证件进行检查:

  a) 《购房合同》原件;

  b) 业主的身份证原件;

  c) 单位购房的还需检查其单位营业执照副本;

  d) 委托他人办理的,还须检查业主的委托书。

  5.4.2检查无误后,管理员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主,证件复印件及业主委托书存入业主档案。

  5.4.3将业主提供的照片中的一张贴在《业主家庭情况登记表》内,另一张为业主办理《业主证》。

  5.4.4交纳入住费用:客服部指引业主道财务部交纳入住费用,财务部根据手款项目开具手款收据。一般情况下,入住费用包括以下项目:

  a) 煤气开户费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;

  b) 有线电视初装费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;

  c) 装修保证金;业主可选择入住时交纳或等申请二次装修时再交纳;

  d) 装修垃圾清运费;同上;

  e) 管理费:以入隹之日起计算当月管理费。

  5.4.5验房收楼:

  a) 客服部管理员在为主交完入住费用后带业主验收房屋,并请业主将房屋存在的问题填入《业主入住验房表》中;

  b)房屋经验收合格的,管理员应请业主在《业主入住验收表》中签字确认;

  c)验收中发现问题,业主要求搬入或二次装修的,客服部应通知机电维修部在一周内末整改完毕的,管理员应将整改结果通知客服部:

  ──机电维修部一周内末整改完毕的,管理员应将整改情况反馈给业主,并告之具体验收时间;

  ──整改完毕后,由管理员通知业主二次验收;二次验收不合格的,由客服部主管进行跟进,限期尽快解决。

  5.4.6发放钥匙:

  a)业主收楼无问题或要求在搬入后再行维修的,客服部管理员应将业主房屋钥匙全部交给业主;

  b)业主收楼有问题,客服部管理员在将钥匙交给业主的同时,留下一把大门钥匙在管理处以供维修时用;

  c)业主在领取钥匙时,管理员应要求业主在《钥匙领用表》内签名确认。

  5.4.7签署《业主公约》、《消防安全责任书》;

  a)管理员将《业主公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主详细阅读;

  b)请业主签署《业主公约》、《消防安全责任书》;

  c)管理员将签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》其中一份存入业主档案,另一份随其他资料交业主保存。

  5.4.8资料发放:管理员将以下资料发给业主保存:

  a)《住户手册》;

  b)《服务指南》;

  c)签署后的《业主公约》;

  d)签署后的《消防安全责任书》;

  e)《住宅使用说明书》;

  f)《住宅质量保证书》。

  5.5开通水电

  5.5.1客服部管理员应邀请业主一起将水电表读数抄录在《业主入住验房表》中。

  5.5.2通知机电维修部开通该业主房屋的水电。

  5.6业主档案管理的具体办法详见《业主档案管理标准作业规程》。

  5.7本规程作为相关人员绩效考评依据之一。

  6.0记录

  6.1 《业主家庭登记表》

  6.2《业主入住验房表》

  6.3《钥匙领用登记表》

  6.4《业主证领用登记表》

  6.5《入住登记表》

  7.0相关支持文件

  7.1《装修管理标准作业规程》

  7.2《钥匙管理标准作业规程》

  7.3《业主档案管理标准作业规程》

  8.0  附录

  《关于办理入住手续的通知》

  钥匙领用登记表

  栋号:  房号:  领用日期:

  序号 房间名称 钥匙编号 数量 业主签收 管理员签名 备注

  01 大门

  02 阳台门

  备 忘 录

  日期 钥匙编号 数量 备忘录

  《业主证》领用登记表

  栋号:  房号:   领用日期:

  序号 业主姓名 业主证编号 签收 管理员确认 备注

  01 大门

  02 阳台门

  03

  04

  05

  06

  07

  备   忘   录

  备忘录 业主证编号 备忘录

  日期

  入 住 登 记 表

  序号 入住单位 业主姓名 入住日期 备注

  业主家庭情况登记表

  栋号: 房好: 编号: 日期: 年 月 日

  称谓 姓名 性别 出生年月 民族 籍贯 身份证

  (暂住证)

  号码 工作单位(学校)

  详细地址 职务

  职称 电话(bp机/手机)

  相片 相片 相片 相片 相片

  户主户口所在地派出所 户型比 建筑面积 购房合同号码 入住通知单号码 性质

  房屋用途

  备注:

  业主入住验房表

  栋 号 验房时间: 年 月 日

  验收项目 天花 墙面 地面 门 门锁 窗 天线 照明灯 开关 插座 窗花 备注

  客厅

  餐厅

  卧室1

  卧室2

  卧室3

  卧室4

  厨房

  卫生间

  阳台

  验收项目 地漏 排污管 给水管 洗涤盆 给水阀 水龙头 座便器 煤气管 煤气表 水表 电表 备注

  厨房

  卫生间

  阳台

  配电箱 空气开关 对讲机 门铃

  煤气底数 水表底数 电表底数

  住户验收意见:

  住户签名/日期: 管理处意见:

  管理处签名/日期:

  注:以上项目合格的划“∨”,不合格的在“备注”栏注明。

  关于办理入住手续的通知

  尊敬的业主:

  欢迎您入住本住宅小区。为了方便您办理入住手续,现将办理入住手续时的有关事项通知如下:

  一、办理入住手续时应携带的资料:

  1、入住通知书;

  2、业主及家庭成员身份证复印件;

  3、所有家庭成员小一寸彩照两张(用于办理业主证);

  4、业主委托书(委托他人办理时需带);

  5、营业执照副本及复印件(公司购房时尚需带)。

  二、请您于接到入住通知的一个月内,到管理处办理入住手续;逾期不办的,视为入住。

  三、办理入住手续流程图(略)。

  四、入住时应交纳的费用(略)。

  五、如有疑问,请致电:____________________。

  我们真诚的期待着您的光临!

  ____________________物业管理公司

  _____________________物业管理处

  年 月 日

物业经理人网 www.pmceo.com

篇2:zx商业广场物业管理服务指南:入住服务

  z*商业广场物业管理服务指南:入住服务

  入住服务

  a、楼宇交接

  为更好地为各业/租户提供优质服务,所有业/租户入住单元前均应前往管理公司,办理收楼入住手续。

  1)业/租户收楼入住

  ▲办公楼、商场各业/租户请携带相关租约与收楼证明文件到管理公司物业部(办公楼b1观光梯前厅)办理,公寓楼业/租户则须到公寓楼管理部(位于公寓楼一座701室)办理入住手续。非业主本人或公司法人代表,请出具业主委托书或公司授权委托书,方可办理手续。

  ▲缴交收楼费用和维修基金,签定《z*广场业主公约》和填写相关收楼表格及联络资料。

  ▲验收物业,签收单元钥匙。

  ▲业/租户签收《业户手册》及相关管理制度。

  ▲业/租户填写相关入住表格,并提交物品放行公章样板及《公司营业执照副本》。

  ▲缴纳有关费用。

  ▲验收物业,并确认电表、水表、煤气表原始读数。

  温馨提示:收楼所需时间视单元验收状况而定,一般需时两小时内。如有遗留工程,请托管门匙至管理公司,以便工程维修完成遗留工程后,再次对单元作出检验,直至合格。租户迁入时,需同业主商定好室内设施保养与维修的责任,否则该费用将由使用者承担。

  2)业/租户进场流程

  3)业/租户退场流程

  4)物业维修基金缴纳

  按照建设部颁发的相关法规,业主应按售房款的2‰缴交物业维修基金,存入管理公司开立的专用账户内,按规定办法支取、使用。

  温馨提示:逾期仍不交付的,可按每日加收欠交金额1‰的滞纳金。

  b、装修指南

  1)装修申报流程图

  2)装修申报说明

  业/租户须认真阅读相关装修管理规章,并遵守相关法规,把工程承包给具有承建资质的施工单位。施工单位须严格遵守消防法规,先申报后建设,并购买足额保险。施工时必须持证上岗,不得违反管理公司制定的相关规章,否则按相关规定进行处罚。如果业/租户有需要,可咨询客户服务中心与工程部,客户服务中心热线:****0789-555,****0501,工程部电话:****0229。

  温馨提示:管理公司将对承建商跟踪考核,并根据施工质量和业/租户意见优选承建商。

  3)二次装修管理

  二次装修管理即交房后的装修。为了城市公共安全,为了保障业/租户的切身利益,管理公司制订严格的二次装修管理规定,所有业/租户、装修承运商及相关人员都必须严格遵守。为了方便业/租户的使用,特摘录了装修规定中的部分内容(如下),详细的装修规定请参阅《装修规定及日常表格》。

  (1)申请装修的业/租户及装修公司须遵守中华人民共和国建设部颁布的《建筑装饰装修管理规定》及《住宅室内装饰装修管理办法》。

  (2)装修公司应具有广东省或广州市二级或二级以上的施工资质,外地、外省的施工单位须到广东省或广州市建委申请注册备案;设计单位须提供相应的设计资格(公寓小型装修除外)。

  (3)办理消防审批手续时由建设单位到广州市消防局索取《建筑设计防火审核申报表》,填写好表格后到工程部和保安部加注意并加盖管理公司印章,然后到消防局办理有关报建手续。

  (4)足额保险的购买标准,详情请参阅《装修规定及日常表格》。

  (5)管理公司收到广州市消防局对该项目的《建筑设计防火审核意见书》后,将在三个工作日内批复业/租户进场施工。

  (6)装修单元的主电源的安装、消防系统的施工单位均请在管理公司推荐的多家承建商中择优选择。

  (7)施工期间,管理公司将对施工现场进行监控,如发现施工单位违反有关规定,将给予警告或处罚,并视其违规情节轻重作出停工或取消施工资格的处罚。

  (8)业/租户提前48小时向管理公司工程部申请完工检视,工程部将根据要求配合业/租户进行。

  (9)装修竣工后,请业/租户先向工程部和保安部申报并获批准合格后,再自行到广州市消防或由委托的消防工程公司办理装修消防验收申请。

  (10)装修单元通过管理公司完工检视及广州市消防局出具《建筑工程竣工消防验收意见书》确认验收合格10天后,请相关单位凭装修按金发票的复印件及管理公司与消防局的验收文件到管理公司物业部办理装修按金退款申请手续。

  温馨提示:根据建设部的有关规定,装修装饰工程的最低保修期限为二年,有防水要求的厨房、卫生间和外墙面的防渗漏为五年。具体规定请查阅《装修规定及日常表格》。

  4)防火材料要求及规定

  防火材料必须达到相关标准,禁止使用不合格或者假冒伪劣的消防产品和防火材料。推荐使用以下优质产品。

  二次装修电器及主要装修材料表

  项目 内容 牌子/生产商

  1 双塑难燃电线zr-bvv 广州庆丰电缆厂

  2 带保险溶丝开关 federal electric

  3 微型断路器(mcb) hager/梅兰(日兰)

  4 漏电开关(rcd) hager/梅兰(日兰)

  5 封闭式断路器(mccb) federal electric

  6 线管(金属电线管) 中山钢管厂

  7 胶器 奇胜/松本

  8 油漆(环保型) 星冠漆/健邦漆/来威漆/中华漆厂

  注:二次装修推荐承建商名单、联系电话,请致电管理公司查询。

  5)装修商管理

  为了加强二次装修工程的消防安全管理,保障大厦与业/租户的共同利益,确保大厦的防火安全和治安安全,根据公安部《高层建筑消防管理规则》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》和省公安消防部门的有关规定及《中华人民共和国治安管理处罚条例》,特制定《大厦物业二次装修管理处罚条例》,对本广场内施工的装修商进行严格的管理,请各装修公司及业/租户务必严格遵守。本管理处罚条例适用于在大厦内进行二次装修的施工单位人员。具体规定请查阅《装修规定及日常表格》。

篇3:项目业主入住管理标准作业规程

  项目业主入住管理标准作业规程

  文件编号:sy-wi-kf-08

  1.目的

  1.1 规范业主入住管理工作,确保业主顺利入伙。

  2. 适用范围

  2.1适用于业主入住的管理工作。

  3. 职责

  3.1 管理处经理负责组织安排入伙工作;

  3.2 客户中心主管负责协助经理安排业主入住工作;

  3.3 客户中心专员负责具体办理入住手续;

  3.4 财务部负责核收各项入住费用;

  3.5 工程部负责验楼及其存在问题的整改跟进和水电开通工作。

  4. 定义

  入住:是指业主收到书面入住通知,并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理入住手续的,视为入住。

  5. 程序要点

  5.1 入住的准备工作

  5.1.1 入住资料的准备

  a) 根据小区的实际情况编写和印制《住户手册》、《入伙指南》、《消防安全责任书》、《入伙通

  知书》;

  b) 《入伙通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件

  及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等;

  c) 印刷以下各类入住表格:

  --《住宅使用说明书》

  --《住宅质量保证书》

  --《钥匙领用登记表》

  --《房屋交付验收表》

  --《业主(住户)资料卡》(《公司(商户)资料卡》)

  --《消防安全责任书》

  --《资料签收表》

  5.1.2 设计办理入住手续流程图;

  5.1.3 入住时的环境布置:涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理;

  5.1.4 区内环境:

  --入口处挂横幅,内容有“欢迎您**”等,插彩旗,营造热烈气氛;

  --插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明“管理处→”字样;

  --入口处标明管理处办公地址和办公时间。

  5.1.5 管理处办公环境:

  --挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受;

  --张贴醒目的“入伙流程图”、“装修流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;

  --管理人员着装整洁,精神饱满;

  --办公室内资料摆放整齐有序。

  5.2 办理入住手续流程图

  5.3 发出入住通知

  5.3.1 根据议定的入住时间,客户中心协助项目开发商向业主发出入伙通知;

  5.3.2 业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客户中心应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,客户中心应将情况向管理处经理汇报决定是否登报催促。业主办理入住手续须带以下证件:

  a) 《入伙通知书》;

  b) 业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份,一寸彩照每人两张;

  c) 单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份;

  d) 《购房合同》原件和复印件各一份;

  e) 委托他人办理的,须带业主委托书。

  5.4 入住手续的办理

  5.4.1 验证:客户专员在业主前来办理入住手续时,应首先对以下资料进行检查:

  a ) 购房合同原件;

  b) 业主的身份证原件;

  c) 发展商出具的入伙办理资格证明;

  d) 单位购房的还须检查其单位营业执照副本;

  e) 委托他人办理的,还须检查业主的委托书。

  5.4.2 检查无误后,客户专员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份原件、单位营业执照副本返还业主,证件复印件、入伙通知书、业主委托书存入业主档案;

  5.4.3 将业主提供照片中的一张巾《业主(住户)资料卡》内,另一张为业主办理《业主证》;

  5.4.4 交纳入住费用:客户中心指引业主到财务部交纳入住费用,财务部根据收款项目开具收款收据。一般情况下,入住费用包括以下项目:

  a) 煤气开户费:属代收代缴费用,小区无此配套项目不予收费;

  b) 有线电视初装费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;

  c) 装修保证金:业主可选择入住时交纳或等申请二次装修时再交纳;

  d) 装修垃圾清运费:同上;

  e) 管理费:以入住之日起计算当月管理费。

  5.4.5 验房收楼:

  a) 客户中心客户专员在业主交完入住费用后带业主验收房屋,并请业主将房屋存在的问题填

  入《房屋交付验收表》中;

  b) 房屋经验收合格的,客户专员应请业主在《房屋交付验收表》中签字确认;

  c) 验收中发现问题,业主要求搬入或二次装修前装修的,客户中心应通知工程部在一周内给

  予解决整改结果通知客户中心:

  --工程部一周内未整改完毕的,客户专员应将整改情况反馈给业主,并告知具体验收时间;

  --整改完毕后,由客户专员通知业主二次验收,二次验收不合格的,由客户中心主管进行跟进,限期尽快解决。

  5.4.6发放钥匙:

  a) 业主收楼无问题或要求在搬入后再行维修的,客户中心客户专员应将业主房屋钥匙全部交

  给业主;

  b) 业主收楼有问题,客户中心客户专员在将钥匙交给业主的同时,要求业主填写《钥匙托管

  书》后,留下备用钥匙供管理处联系维修使用;

  c) 业主在领取钥匙时,客户专员应要求业主在《钥匙领(借)用登记表》内签名确认。

  5.4.7 签署《业主公约》、和《消防安全责任书》

  a) 客户专员将《业主公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主并请业主详细阅读;

  b) 请业主签署《业主公约》、《消防安全责任书》;

  c) 客户专员将签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》基中一份存入业主档案,另一份随

  其他资料交业主保存。

  5.4.8 资料发放:客户专员将以下资料发给业主保存,并要求业主填写《资料签收表》:

  a) 《住户手册》;

  b) 签署后的《(前期)物业服务协议》;

  c) 签署后的《业主公约》;

  d) 签署后的《消防安全责任书》;

  e) 《住宅使用说明书》;

  f) 《住宅质量保证书》。

  5.5 开通水电

  5.5.1 客户中心客户专员应邀请业主一起将水电表读数抄录在《房屋交付验收表》中;

  5.5.2 通知工程部开通该业主房屋的水电;

  5.6 填写当日《入伙办理日报表》

  5.7 业主档案管理的具体办法详见《业主档案管理标准作业规程》;

  5.8本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。

  6. 相关文件

  《装修管理标准作业规程》

  《钥匙管理标准作业规程》

  《业主档案管理标准作业规程》

  7. 质量记录

  《业主(住户)资料卡》(《公司(商户)资料卡》)

  《房屋交付验收表》

  《钥匙领用登记表》

  《资料签收表》

篇4:物业公司iso9000程序文件:入住管理

  物业公司iso9000程序文件:入住管理

  ej-qp 3.1 物业的入住管理

  1.目的:

  使管理人员明确住户入住的工作步骤,准确无误地办理手续,确保住户及时顺利有序地入住。

  2.适用范围:

  适用于经营管理部办理住户入住手续(包括产权人或单位变 更的入住)。

  3.引用文件:

  3.1质量手册第4.8、4.9、4.10章

  3.2 iso9002第4.8、4.9、4.10章

  4.职责:

  4.1经营管理部主任根据工程维修部对房屋接管验收情况安排入住工作。

  4.2物业管理员准备各种文件资料为住户办理进住手续。

  4.3收费员根据工作内容准备各种收费文件向住户收取物业管理费用。

  4.4看房员根据工作内容准备每套房钥匙。

  5.工作程序:

  5.1入住前工作:

  5.1.1经营管理部主任接到副总经理的可办理入住通知后,召集本部工作人员与工程维修部召开联合会议,了解房屋现状,包括施工遗留问题、正在整改部位及待整改内容详见《整改通知书》,并索取“房屋平面图”及“小区平面图”。

  5. 1.2经营管理部主任与物业管理员到开发营销部门了解房屋产权归属,并索要《房屋分配单》样票。

  5.1.3经营管理部主任带领本部门人员到入住现场考察。确认管理用房,熟悉栋号。

  5.1.4经营管理部主任,根据了解的情况,安排本部门工作人员,各工作人员准备入住手续所用的各类资料、表格。

  5.1.5在综合办公室配合下,布置管理用房,张贴办公指引标识及欢迎住户入住等标语。

  5.1.6零星入住的住户由经营管理部看房员负责接待。

  5.2入住手续:

  5.2.1住户持《房屋分配单》来办理手续时,物业管理员向住户索取《房屋分配单》、购房合同正本、购房结算清单及住户的身份证、户口本。检查《房屋分配单》与购房合同上的房屋面积、房号是否一致。通过购房结算清单检查房屋设施费用是否交清,确认后将购房合同正本退还住户。

  5.2.2确认上述程序后,物业管理员在《房屋分配单登记表》上进行登记,向住户发放《住户须知》,当场请住户填写《住户登记表》,并检查填写内容与身份证、户口本是否一致。

  5.2.3物业管理员通知看房员带齐该房全部钥匙并带领住户对房屋设施状况、设备、数量进行清点,对钥匙逐一试用,并检查热水、冷水、电表、燃气表底数,一并填入《房屋设备明细表》。

  5.2.4住户执行5.2.3程序时,收费员将住户姓名、房号、面积请综合办公室人员输入电脑,打印出《物业管理委托服务收费表》,并核对表上金额;物业管理员填写《物业管理委托合同》。

  5.2.5住户完成5.2.3程序后,收费员向住户收取费用,并开具票据,再将收费表盖章后移交物业管理员。

  5.2.6物业管理员收齐《房屋分配单》、《购房结算清单》、《住户登记表》、《房屋设备明细表》、《物业管理委托服务收费表》,核实无误后,与住户签订《物业管理委托合同》。

  5.2.7合同签定后,物业管理员通知看房员将住户钥匙如数交与住户,并请住户在《房屋设备明细表》上签字。

  5.2.8如住户要装修由物业管理员陪同住户到工程维修部,向工程维修部工作人员介绍情况,接洽装修之事。

  5.2.9完成上述程序后,物业管理员及时将住户资料建档归案,并综合办公室输入电脑。《物业管理委托合同》一份存在经营管理部,另一份由收费员与所收费用一起交予财务部。

  5.3房屋产权单位(人)更改(买卖)后的入住手续执行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配单》应调整为《产权证书》。

  5. 4对于在iso9002质量保证体系运行前已入住的住户,物业管理员应保留其原有的文件。

  5.5在执行本程序全过程中,工作人员言行应执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。

  5.6在iso9002质量保证体系运行前签定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;运行后签定的合同名称为《物业管理委托合同》。

  6.支持性文件与质量记录:

  6.1《住户登记表》 ej-qr-qp3.1-01

  6.2《房屋分配单登记表》 ej-qr-qp3.1-02

  6.3《房屋设备明细表》 ej-qr-qp3.1-03

  6.4《物业管理委托服务收费表》 ej-qr-qp4.13-03

  6.5《物业管理服务规范行为》 ej-wi-qp8.1-01`

  6. 6《物业管理服务规范用语》 ej-wi-qp8.1-02

  6.7《整改通知书》 ej-qr-qp4.9-05

  6. 8《住户须知》

  6.9《物业管理委托合同》

篇5:业主入住管理标准作业规程(a版)

  业主入住管理标准作业规程(a版)

  一、目的

  规范业主入住管理工作,确保业主顺利入住。

  二、适用范围

  适用于业主入住的管理工作。

  三、职责

  1、管理处经理负责组织安排入住工作。

  2、服务中心主管负责协助经理安排业主入住工作。

  3、服务中心管理员负责具体办理入住手续。

  4、财务部负责核收各项入住费用。

  5、机电维修部负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。

  四、名词解释

  入住:是指业主收到书面入住同志,并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理入住手续的,视为入住。

  五、程序要点

  1、办理入住手续的前提条件。

  ⑴小区(大厦)已经通过接管验收,达到入住条件。

  ⑵已经通过接管验收,标志是:

  a)房屋无重大质量问题;

  b)工程遗留问题基本得到解决;

  c)工程资料已经齐备;

  d)业主档案资料已经移交完毕,产权确认工作已经结束。

  ⑶达到入住的条件,这里指:

  a)小区实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排污等基本使用功能,可以满足日常生活所需;

  b)配套设施基本齐备,建成并能够使用;

  c)管理处有固定的办公场所并开始办公。

  ⑷物业管理公司已经同委托方签订完毕《物业管理委托合同》。

  2、入住的准备工作。

  ⑴入住资料的准备。

  a)根据小区的实际情况编写和印制《业主公约》、《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《入住通知书》。

  b)《入住通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等。

  c)印刷以下各类入住表格:

  --《〈业主证〉领用登记表》;

  --《装修申请表》;

  --《住宅使用说明书》;

  --《住宅质量保证书》;

  --《钥匙领用登记表》;

  --发展商提供的《入住验房表》;

  --《业主家庭情况登记表》;

  --《入住登记表》。

  ⑵设计办理入住手续流程图。

  ⑶入住时的环境布置:涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理。

  a)区内环境:

  --入口处挂横幅,内容有“欢迎您乔迁***”等,插彩旗,营造热烈的气氛;

  --插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明“管理处 ”字样;

  --入口处标明管理处办公地址和办公时间。

  b)管理处办公环境:

  --挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受;

  --张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;

  --管理人员着装整洁,精神饱满;

  --办公室内资料摆放整齐有序。

  3、办理入住手续流程图:

  4、发出入住通知。

  ⑴服务中心依据管理公司和发展商联席办公会议议定的入住时间,会同发展商联合向业主发出入住通知,内容包括:

  a)《关于办理入住手续的通知》;

  b)《致广大业主的慰问信》。

  ⑵业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,服务中心管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,服务中心应将情况向管理处经理汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续须带以下证件:

  a)《关于办理入住手续的通知》;

  b)《购房合同》原件和复印件各一份;

  c)业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份,小一寸彩照每人各两张;

  d)单位购房的尚须带齐营业执照副本及复印件各一份;

  e)委托他人办理的,须带业主委托书。

  5、入住手续的办理。

  ⑴验证:管理员在业主前来办理入住手续时,应首先对以下证件进行检查:

  a)《购房合同》原件;

  b)业主的身份证原件;

  c)单位购房的还须检查其单位营业执照副本;

  d)委托他人办理的,还须检查业主的委托书。

  ⑵检查无误后,管理员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主,证件复印件及业主委托书存入业主档案。

  ⑶将业主提供的照片中的一张贴在《业主家庭情况登记表》内,另一张为业主办理《业主证》。

  ⑷交纳入住费用:服务中心指引业主到财务部缴纳入住费用,财务部根据收款项目开具收款收据。一般情况下,入住费用包括以下项目:

  a)煤气开户费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;

  b)有线电视初装费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;

  c)水电押金:实行抄表到户的小区不需收取,未实行抄表到户的可适当收取(深圳标准:住宅5元/㎡,办公、商业用房15元/㎡,工业用房10元/㎡);

  d)装修保证金:业主可选择入住时交纳或等申请二次装修时再交纳(深圳标准:住宅20元/㎡,办公、工业厂房40元/㎡,商业用房50元/㎡);

  e)装修垃圾清运费:同上;

  f)管理费:以入住之日起计算当月管理费。

  ⑸验房收楼。

  a)服务中心管理员在业主交完入住费用后带业主验房房屋,并请业主将房屋存在的问题填入《业主入住验房表》中。

  b)房屋验收合格的,管理员应请业主在《业主入住验房表》中签字确认。

  c)验收中发现问题,业主要求搬入或二次装修前维修的,管理处应通知发展商在一周内给予解决,并将整改结果通知管理处:

  --发展商已周内未整改完毕的,管理处应将整改情况反馈给业主,并告之具体再验收时间;

  --整改完毕后,由管理员通知业主二次验收;二次验收不合格的,由管理处经理进行跟进,并依据物业管理公司同发展商签订的《物业管理委托管理合同》中的保修条款要求发展商尽快解决。

  ⑹发放钥匙:

  a)业主收楼无问题或要求在搬入后再行维修的,服务中心管理员应将业主房屋钥匙全部交给业主;

  b)业主收楼有问题,服务中心管理员在将钥匙交给业主的同时,应留下一把大门钥匙在管理处以供维修时用;

  c)业主在领取钥匙时,管理员应要求业主在《钥匙领用表》内签名确认。

  ⑺签署《业主公约》和《消防安全责任书》:

  a)管理员将《业主公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主并请业主详细阅读;

  b)请业主签署《业主公约》、《消防安全责任书》;

  c)管理员将签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》其中一份存入业主档案,另一份随其他资料交业主保存。

  ⑻资料发放:管理员将以下资料发给业主保存并要求业主在《资料领取清单》上签名:

  a)《住户手册》;

  b)《住户指南》;

  c)签署后的《业主公约》;

  d)签署后的《消防安全责任书》;

  e)《住宅使用说明书》;

  f)《住宅质量保证书》。

  6、开通水电。

  ⑴服务中心管理员应邀请业主一起将水电表读数抄录在《业主入住验房表》中。

  ⑵通知机电维修部开通该业主房屋的水电。

  7、业主档案管理的具体办法详见《业主档案管理标准作业规程》。

  8、本规程作为管理处相关人员绩效考评的依据之一。

  六、记录。

  1、《业主家庭情况登记表》。

  2、《业主入住验房表》。

  3、《钥匙领用登记表》。

  4、《业主证领用登记表》。

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