cm物业客服中心档案管理暂行制度及规定 -凯发网站

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cm物业客服中心档案管理暂行制度及规定

  cm物业客服中心档案管理暂行制度及规定(适用于部门文员)

  1 制度

  1.1文件资料的形成与归档

  1.1.1资料的形成:

  ⑴ 各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档,并由专人进行管理;

  ⑵ 文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划,在部门文员岗位职责中予以明确。

  1.1.2资料的归档:

  ⑴ 文件资料的归档范围

  ① 物业管理

  a. 业主资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);

  b. 清洁卫生管理;

  c. 绿化管理;

  d. 值班记录;

  e. 楼宇巡检记录;

  f. 公共区域维修记录。

  ② 质量管理

  a. 质量体系文件;

  b. 质量管理资料。

  ③ 其他资料

  ⑵ 归档要求

  ① 归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

  ② 归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

  ③ 归档的文件必须是原件。

  ④ 保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。

  档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

  ⑤ 案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

  ⑥ 文件资料的归档必须办理移交手续。

  ⑦ 所有文件资料必须及时归档。

  ⑧ 有专用柜架,在排列上架时,应按类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

  1.1.3 每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

  1.1.4档案柜要注意“七防”(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。

  1.1.5 档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

  1.2档案借阅

  1.2.1 公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

  1.2.2 文书档案只阅不借。

  1.2.3 所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

  1.2.4 服从文员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

  1.2.5 借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由部门文员和借阅者当面核对清楚。

  1.2.6 档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

  1.2.7 调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

  1.2.8 外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件,经领导批准后,办理有关查阅手续后查阅。

  1.2.9 上级公司借阅本公司档案,须办理有关借阅手续后借阅。

  1.3档案管理人员职责

  1.3.1 忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

www.pmceo.com-物业经理人

  1.3.2 负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

  1.3.3 及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

  1.3.4 熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

  1.3.5 妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对借出资料按期催还。

  1.3.6 定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

  1.3.7 严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

  1.3.8 做好各种资料的保管工作,并对有些文件进行定期封存。

  1.4 公司内外档案文件管理:

  1.4.1 公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

  1.4.2 公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。

  1.4.3 所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

  1.4.4 相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

  1.4.5 对于一些涉及公司秘密的文件,应单独存放于带锁的文件柜内,以免发生意外。

  1.5档案销毁

  1.5.1 如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

  1.5.2 保密文件应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

  1.5.3 所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

  2 规定

  为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作

  服务,特制定本规定。

  2.1档案管理范围:

  2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;

  2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;

  2.1.3公司文件;

  2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;

  2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;

  2.1.6公司领导讲话和年终总结;

  2.1.7其他经济、外包合同;

  2.1.8音像、图片资料;

  2.1.9其他要求归档的重要文件。

  2.2 第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管,其余各项均由总经理行政部归档保管,任何部门和个人不得以任何理由据为己有。

  2.3在外参加各种会议带回的文件,应及时移交公司行政部归档,不得自行保管、销毁。

  2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

  2.5借阅档案时,必须遵守以下规定:

  2.5.1 办理登记手续,限期归还,不得带出公司;

  2.5.2 爱护档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案;

  2.5.3 借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;

  2.5.4 档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任;

  2.5.5 档案借阅按阅档批准权限借阅;

  2.5.6 调离公司的人员,必须清理、移交档案文件后,方可办理调离手续。

篇2:金湾小区业主档案管理规定

  **市**物业服务有限公司·作业文件 文件编号 **-kf -006

  版次 a/0

  业主档案管理规定 生效日期 20**年6月20日

  页 码 第1页 共3页

  1.0目的

  规范业主档案的管理工作,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作。

  2.0适用范围

  适用于物业服务中心业主档案的动态管理。

  3.0职责

  3.1物业主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

  3.2资料管理员负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。

  4.0工作内容:

  4.1业主档案内容:

  4.1.1收楼资料:

  4.1.2《业主家庭情况登记表》;

  4.1.3《业主证领用登记表》;

  4.1.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

  4.1.5《物品资料及钥匙签收表》;

  4.1.6楼宇情况检查表;

  4.1.7收楼通知书;

  4.1.8交款通知书;

  4.1.9购房认购书

  4.1.10管理公约签约页;

  4.1.11《物业服务合同》;

  4.2装修资料:

  4.2.1《装修申请审批表》;

  4.2.2《住宅室内装修管理协议》;

  4.2.3《装修承诺书》;

  4.2.4《闭水试验确认书》;

  4.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;

  4.2.6《装修人员管理条例》;

  4.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);

  4.3入住日常资料:

  4.3.1业主来函;

  4.3.2客户服务单;

  4.3.3催缴费通知单;

  4.3.4《整改通知单》;

  4.4业主档案袋的整理

  4.4.1业户资料整理、分类:

  4.4.1.1 资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;

  4.4.1.2 业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写“业主档案资料情况”表;

  4.4.1.3 资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。

  4.4.2 业户资料归档时间和更新:

  4.4.2.1客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;

  4.4.2.2 前台客服助理户将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;

  4.4.2.3 对已收楼业户平时所新增的资料由客服助理按上述规定处理;

  4.4.3客服组前台客服助理每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;

  4.4.4每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

  4.4.5 销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁,并做好记录存档。

  4.5业户资料查阅及印取:

  查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;经物业主管审批同意后,资料管理员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料。属查阅资料的,由资料管理员陪同进行现场查阅;属印取资料的,资料管理员严格按上级领导审批意见进行印取。

  4.6保密要求

  4.6.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;

  4.6.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;

  4.6.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;

  4.6.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。

  4.7业主档案的跟踪

  4.7.1对产权发生变更的业主。服务中心应及时为新业主建立“业主档案”,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

  4.7.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物管部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。

  4.7.3业主档案应永久保存。

  4.7.4将各业主资料输入电脑进行管理。

  5.0相关表格

  5.1《业主资料情况表》

  5.2《业主档案目录》

  编制:z 审核:z 批准:

篇3:金湾物业业主档案管理规定

  **市金湾物业服务有限公司·作业文件 文件编号 ak-kf -006

  版次 a/0

  业主档案管理规定 生效日期 20**年6月20日

  页 码 第1页 共3页

  1.0目的

  规范业主档案的管理工作,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作。

  2.0适用范围

  适用于物业服务中心业主档案的动态管理。

  3.0职责

  3.1物业主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

  3.2资料管理员负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。

  4.0工作内容:

  4.1业主档案内容:

  4.1.1收楼资料:

  4.1.2《业主家庭情况登记表》;

  4.1.3《业主证领用登记表》;

  4.1.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

  4.1.5《物品资料及钥匙签收表》;

  4.1.6楼宇情况检查表;

  4.1.7收楼通知书;

  4.1.8交款通知书;

  4.1.9购房认购书

  4.1.10管理公约签约页;

  4.1.11《物业服务合同》;

  4.2装修资料:

  4.2.1《装修申请审批表》;

  4.2.2《住宅室内装修管理协议》;

  4.2.3《装修承诺书》;

  4.2.4《闭水试验确认书》;

  4.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;

  4.2.6《装修人员管理条例》;

  4.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);

  4.3入住日常资料:

  4.3.1业主来函;

  4.3.2客户服务单;

  4.3.3催缴费通知单;

  4.3.4《整改通知单》;

  4.4业主档案袋的整理

  4.4.1业户资料整理、分类:

  4.4.1.1 资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;

  4.4.1.2 业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写“业主档案资料情况”表;

  4.4.1.3 资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。

  4.4.2 业户资料归档时间和更新:

  4.4.2.1客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;

  4.4.2.2 前台客服助理户将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;

  4.4.2.3 对已收楼业户平时所新增的资料由客服助理按上述规定处理;

  4.4.3客服组前台客服助理每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;

  4.4.4每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

  4.4.5 销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁,并做好记录存档。

  4.5业户资料查阅及印取:

  查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;经物业主管审批同意后,资料管理员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料。属查阅资料的,由资料管理员陪同进行现场查阅;属印取资料的,资料管理员严格按上级领导审批意见进行印取。

  4.6保密要求

  4.6.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;

  4.6.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;

  4.6.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;

  4.6.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。

  4.7业主档案的跟踪

  4.7.1对产权发生变更的业主。服务中心应及时为新业主建立“业主档案”,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

  4.7.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物管部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。

  4.7.3业主档案应永久保存。

  4.7.4将各业主资料输入电脑进行管理。

  5.0相关表格

  5.1《业主资料情况表》

  5.2《业主档案目录》

  编制:z 审核:周艳军 批准:

篇4:sy物业技术档案管理规定

  sy物业技术档案管理规定

  1、在办公室领导下,档案员负责管理施工方移交的全部工程技术方面的资料,将文件 材料的积累、分类整理和归档工作纳入工作管理程序,列入相关部门和人员的职责范围;

  2、建立工程技术档案资料收发台帐,加强资料的收发管理工作;

  3、工程技术档案应按工程项目和单位名称、配套工程、建档时间、完档时间等项目详细建立;建设周期长的工程,可根据情况阶段归档;

  4、按照国家有关要求对归档文件材料实行分类排序、组编档号等方法进行加工、整理。归档文件装订整齐、字迹工整、图样清晰、签字手续完备,图片、照片等配以文字说明;

  5、及时整理在工程施工中形成的有关材料,及时办理归档手续;如工作变动,需将个人保存的材料及时移交;

  6、依据工程特点建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鉴定等管理制度,确保档案安全;

  7、按照总公司有关要求,做好工程档案管理的登记、借阅、使用工作,并将各类型工程档案管理的登记结果汇总后报送总公司备案。

篇5:sy物业业主档案管理规定

  sy物业业主档案管理规定

  1.0 目的

  规范业主档案的管理工作

  适用范围

  适用于物业管理处业主档案的动态管理。

  3.0职责

  3.1 客户服务部队主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

  3.2 客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。

  4.0程序要点

  4.1由管理处客户前台服务中心负责对业户档案的管理,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。

  4.2收楼资料:

  4.2.1收楼证明书;

  4.2.2管理公约签约页;

  4.2.3楼宇遗漏记录;

  4.2.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

  4.3《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);

  4.3.1 经业主签署后的《消防安全责任书》。

  4.3.2 《业主家庭情况登记表》

  4.3.3 《物品资料及钥匙签收表》

  4.3.4 《业主证领用登记表》

  4.3.5 《业主收楼房屋检查情况表》

  4.3.6 《违章处理通知单》

  4.3.7 业主的有关证件复印件。

  4.3.8 其它应保存的资料。

  4.3.9 业主档案袋的整理

  4.4业户资料整理、分类:

  4.4.1资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;

  4.4.2业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早的资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写“业主档案资料情况”表;

  4.4.3资料收集按先后顺序主要分为三大部份:

  4.5业户资料归档时间和更新:

  4.5.1客户服务部办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台服务中心;

  4.5.2前台服务中心中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;

  4.5.3对已收楼业户平时所新增的资料由客户服务中心按上述规定处理;

  4.5.4客户前台服务中心每月30日进行一次检查,发现问题上报主管及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;

  4.5.5每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

  4.5.6销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主管审批后销毁。

  4.6业户资料查阅及印取:

  4.6.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客户前台服务中心进行登记,并说明因由;

  4.6.2经客户服务部主管审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;

  4.6.3属查阅资料的,由前台服务人员培同进行现场查阅;

  4.6.4属印取资料的,前台服务人员严格按上级主管审批意见进行印取;

  4.7保密要求:

  4.7.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;

  4.7.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;

  4.7.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;

  4.7.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。

  4.8业主档案的跟踪。

  4.8.1 对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立“业主档案”,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

  4.8. 2 业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处主任批准,经客户服务部主管办理登记手续后方可查阅。

  4.8. 3 业主档案应永久保存。

  4. 8. 4将各业主资料输入电脑进行管理。

  4. 8. 5本规定执行情况作为客户服务部对档案客服助理绩效考评的依据之一。

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