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财务档案管理制度

财务档案管理制度

  第一章 总则

  第一条 财务档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。是一个公司档案管理的核心。财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。

  第二条 为了加强公司财务档案管理和财务监督,确保公司的合法利益,根据《中华人民共和国财务档案管理办法》,结合公司的具体情况,特制定本办法。

  第三条 在公司内使用、取得和保管档案的部门和个人,必须遵守本制度。

  第二章 会计档案

  第四条会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

  第五条 会计档案和范围

  会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

  (一)会计凭证

  会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

  (二) 会计账簿、

  会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

  (三)会计报表

  会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件,有主要财务反映指标快报,月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

  (四) 其他会计核算资料

  其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由财务部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

  第三章 会计档案的装订和保管

  第六条会计档案的整理立卷会计年度终了后,对会计资料进行整理立 卷。会计档案的整理采用的办法是:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。

  (一) 分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他。

  (二) 档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

  (三) 管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

  第七条 会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订,一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

  第八条 会计凭证装订前的准备工作:

  (一) 分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

  (二) 按凭证汇总日期归集(加按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;

  (三) 摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

  (四) 整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

  (五) 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

  第九条 会计凭证装订时的要求:

  (一) 装订尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅。

  (二) 凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

  (三) 装订凭证厚度一般为3厘米,装订牢固,美观大方。

  第十条会计凭证装订后的注意事项:

  (一) 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

  (二) 在封面上编好卷号,会计凭证装订成册后,装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

  第十一条会计账簿和装订。各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。基本要求是:

  (一) 账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

  (二) 活页账簿装订要求。

  1 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装订,应按同类业务、同类账页装订在一起,并按会计科目编号顺序依次排页。

  2 在账本的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章

  3 计算机打印的账页应在左侧留出装订线,不得以打印纸原有道孔穿线装订。 第十二条账簿装订后的其也要求。

  1 会计账簿应该牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。 2 会计账簿的封面要严密,封面处要加盖有关印章。

  3 封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账等。

  4 会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

  第十三条会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后。

  (一) 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如果损坏部位修补后完整无缺地装订;

  (二) 会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;

  (三) 按保管期限编制卷号。

  第十四条会计档案的保管

  当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门保管二年,期满之后原则上应由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门在将会计档案移交档案管理部门时,应按下列程序进行:

  (一) 开列清册,填写交接清单;

  (二) 在账簿使用日期栏填写移交日期;

  (三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

  第十五条 会计档案的保管要求。

  (1) 会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有防火器材。

  (2) 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里,按顺序码放整齐,以便查找。

  (3) 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀、防鼠咬。

  (4) 会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,以利查阅,并防止潮湿;

  (5) 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿,严防毁坏损失、散失和泄密;

  (6) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

  第四章 会计档案的借阅

  第十六条 会计档案的借阅

  (一) 会计档案为本单位所利用,原则上不得借出,有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

  (二) 外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员或单位领导人批准后,方可办理借阅手续;单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

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  (三)本单位人员需要档案资料,在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

  (四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

  第五章会计档案的保管

  第十七条 会计档案的保管期限。 各种会计档案的保管期限,按其特点可分为永久性和定期性两类。

  (一) 凡是在立档单位会计核算中形成的,记述和反映会计核算的,对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案,应永久保存。

  (二) 定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年等种类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。为了全面反映会计档案情况,立档部门应设置会计档案备查表及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数,做到心中有数、不出差错。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  (三)档案保管期限

  ⑴原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年

  ⑵银行存款余额调节表和银行对账单 5年

  ⑶日记账 15年 其中:现金和银行存款日记账 25年

  ⑷明细账、总账、辅助账 15年

  ⑸固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

  ⑹主要财务指标报表(包括文字分析) 3年

  ⑺月、季度会计报表(包括文字分析) 5年

  ⑻年度会计报表(包括文字分析) 永久

  ⑼会计档案保管清册及销毁清册永久

  ⑽主要财务会计文件、合同、协议 永久

  第六章 会计档案的销毁

  第十八条 会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册,经公司领导审查,报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

  第十九条会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。

  第二十条销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销,会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。

篇2:建筑公司档案管理制度

档案管理制度

  1、归档范围:公司的各类收发文件、工作计划、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件材料。

  2、档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。公司所有财物资料视同密级档案,妥善保管。

  3、档案的借阅与索取

  ①确需借阅档案时,需经总经理批准,并办理借阅手续;

  ②借阅档案必须保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案经办公室负责人批准方可摘录和复制。

  4、档案的销毁

  ①任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

  ②若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案须经公司办公室负责人批准后方可销毁。

  ③经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

篇3:学校安全档案管理制度

安全档案管理制度

  1、管理档案人员首先认真负责,管理好学校所有安全档案材料。

  2、须整理材料,及时整理。

  3、负责学校所有的安全材料归档。

  4、积极利用档案材料做好教师服务工作。

  5、积极配合教师做好学生安全教育工作。

篇4:物业事故隐患档案管理制度

事故隐患档案管理制度

  (一)为规范公司事故隐患档案管理,特制定本制度。

  (二)归档范围

  公司事故隐患监控点的档案、日常事故隐患检查发现的隐患进行整改的档案等文件资料。

  (三)公司的事故隐患档案管理由安全主任负责。

  (四)资料的收集与整理

  1、公司的归档资料实行“月度归档”制度,即:每月的月底为公司事故隐患档案资料归档期。

  2、在档案资料归档期,由安全主任分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

  (五)档案的借阅

  1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅事故隐患档案可直接通过安全主任办理借阅手续。

  2、档案借阅者必须做到:

  ① 爱护档案,保持整洁,严禁涂改;

  ② 注意安全,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

  (六)档案的销毁

  1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司事故隐患档案资料;

  2、当某些事故隐患档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

篇5:公司档案管理制度

档案管理制度

  档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

第一节档案范围

  公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

  其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节档案分类及编号

  一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:

  1、行政类

  2、财务类

  3、人事类

  4、业务类

  5、工程类

  6、拓展类

  二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

  三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。

  四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。

第三节机要档案

  一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中:

  二、划分标准:

  绝密档案包括:

  公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。

  机密档案包括:

  1、财务资料;

  2、公司重要会议纪要;

  3、公司经营情况;

  4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;

  5、技术资料;

  6、金额在10万-100万元的合同。

  秘密档案包括:

  1、重要项目资料;

  2、项目合同协议。

第四节档案装订

  一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。

  二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。

第五节保存期限

  档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:

  一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。

  二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

  三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。

  四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。

  五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。

第六节保管部门

  一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

  二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

  三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

  四、其他档案均由总经办指派专人保管。

第七节档案移交

  一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

  二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。

  三、合同协议应在签订之日移交总经办。

  四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

  五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。

  六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。

  七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。

第八节档案调阅

  一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。

  二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。

  三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。

  四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

  五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

  六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

  七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。

第九节档案销毁

  一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。

  二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。

  三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。

  四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。

  五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。

  六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。

第十节其他

  一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。

  二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。

  三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。

  四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。

  五、以上表格均由总经办统一编号。

  六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

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