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来宾接待程序

  1.(一)准备工作

  1、收集来宾情况

  来宾基本情况:国别、地区、所代表的组织机构;人数;姓名,性别,年龄,身份,职务,民族,宗教信仰,生活习俗,健康状况等。来访的目的、意图和背景,据此判断其真实的来访意图。抵离时间和日程安排,可通过各种渠道和手段收集这些信息,且越详细越好。

  2、分析判断来访意图

  根据已经收集到的来宾的情况判断;根据上级指示和有关部门的接待通知;根据来访者出示的有效证件和介绍信涵;根据来访者的自我介绍;根据与来访者的交谈。

  3、拟定接待方案

  ★接待方案的一般内容

  1)接待方针:总的原则,是接待的目标和指导思想。应根据来访者意图,双方的关系,对方的态度来决定。来意友善的,热情接待;持有敌意的,或双方关系微妙的,低调处理,不卑不亢;也有的时候可采取故意冷落态度。

  2)接待规格:就是来访者所受的待遇。体现了被重视的程度。

  迎接、宴请、会见、陪同、送别来访者时,接待方出面的人员的身份,视情况而定,可分三种:高格接待——出面者身份高于来访者;对等接待——双方身份大体相当;低格接待——出面者身份低于来访者。

  3)接待过程中安排礼仪活动和参观访问的次数,规模和隆重程度。4)来访者的食宿标准

  5)接待形式:迎送、宴请、会见、会谈、文艺表演招待、参观游览等。6)接待经费:有的由接待方完全负责,有的有客方完全负责,有的双方共同承担。

  7)接待责任:指接待方的职责。★接待方案的书面格式和具体内容

  1)标题:接待事项 方案二字组成。如:关于接待南昌大学代表团的方案

  2)正文

  来访的起因和背景

  来访者的基本情况、来访的目的、意图

  接待的方针、规格、活动安排和接待责任,接待的经费。3)附件:来访者名单、有关对方的背景资料。4)提交方案的单位 5)成文时间

  接待方案拟定后,要呈报领导审阅批准。报批时,使用“请示”文种。接待方案作为附件一并上报。

  4、准备接待材料和礼物 接待材料:

  1)汇报介绍类的材料,如工作汇报,情况介绍,经验交流,广告宣传,文件汇编等。

  2)技术类材料,如产品说明书,工艺流程图等。

  3)礼仪类,如欢迎词、祝酒词、答谢等。准备礼物:

  1)低值、小额,避免违反有关政策。

  2)体现民族特色和地方特色

  3)尊重客人的习俗和爱好。

  5、落实接待事项

  1)预定住房 2)准备宴席 3)安排交通工具 4)联系新闻报道 5)布置安全保卫

  6)选派陪同人员和翻译

  7)参观、游览、文艺表演等活动的落实安排。

  (二)实施接待

  1.内宾接待的一般程序与内容

  预定性的内宾接待一般按下列程序进行:

  ①接受任务——②了解来宾一③制订计划一④预订食宿一⑤迎接来宾一⑥商议日程一⑦安排会谈一⑧陪同参观一⑨送别客人—⑩接待小结。

  工作内容说明如下:

  ①秘书从上司处接受接待任务。

  ②秘书了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等。

  ③秘书按来客和上司的要求制订计划,包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等等,经上司批准后逐项准备办理。

  ④秘书按计划在招待所或宾馆预订膳食、客房或床位、准备车辆等。

  ⑤秘书在预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人。

  ⑥秘书将客人接至招待所或宾馆后,即与对方秘书或相应人员商定日程安排。

  ⑦秘书将商定日程汇报上司,接着安排双方会见或会谈事宜,并应准备好会谈需用的资料。

  ⑧如安排参观访问,秘书应陪同、介绍,并负责交通、餐饮、休息、安全等。

  ⑨客人访问结束返回时,秘书应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场。

  ⑩重要的接待一结束,秘书及经办人员应认真进行小结并向上司汇报。

  2.外宾接待的一般程序与内容 外宾接待较之内宾通常要复杂一些,内容要求也有所不同,一般程序如下:

  ①接受任务—,②了解来宾一③制订计划一④预订食宿一⑤欢迎来宾一⑥商议日程一⑦礼节性拜访——⑧宴请——⑨正式会谈一⑩签订协议书一⑩陪同参观游览一⑩互赠礼品一⑩欢送来宾一@接待小结。工作内容说明如下:

  ①接待任务由秘书接受,或由外事部门主办,秘书协办。

  ②对来宾的了解除了人数、身份、性别、来意、要求等外,还应注意国籍、民族、生活及风俗习惯等等。

  ③制订计划应该更周详细致,政府机关的外宾接待计划需报上一级领导批准,重要外宾还需通报交通和安全部门配合。

  ④按计划规格在宾馆预订标准客房或套间,预订中式或西式餐饮,说明特殊要求或指定菜谱。

  ⑤按计划由主管亲自迎接或由秘书代劳,或需组织一定的欢迎仪式。

  ⑥秘书到宾客下榻处和客方商定日程。

  ⑦主方负责人去客方下榻处进行礼节性拜访,秘书随同。

  ⑧主方宴请客方,一般用固定席位的正宴、晚宴,不用酒会、自助餐等。

  ⑨双方主管进行正式会见或会谈,秘书应做好资料和物质准备,默契配合。

  ⑩如双方达成协议并签订协议书,秘书应事先拟写协议书草稿,并安排好签约仪式。

  (11)秘书陪同外宾参观、游览,弘扬民族文化,指点大好河山,宣传建设新貌。

  (12)秘书准备礼品,要选有纪念意义但经济价值不过高的,并登记在册,宾客再度来访时应作变换。

  (13)以与欢迎来宾相应的规格及仪式欢送宾客。

  (14)一般应作书面小结,立卷存档备查。

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篇2:资产管理公司前台及来宾接待制度

  资产管理公司前台及来宾接待制度

  第一条 前台应提前进入工作状态,做好前台卫生,迎候员工上班。

  第二条 前台在接转电话时要做到迅速、准确;推销类电话不随便转接,如有转接必要请征求当事人意见;上班不随意喧闹和闲谈,不做与工作无关的其他事情。

  第三条 前台不得随意离开工作岗位,有事情应让公司其他人员帮助替岗。

  第四条 所有来访客人,由相关人员带领才准许进入工作区域。

  第五条 前台对待客人,要礼貌大方,热情周到,问清是否有预约,并通知被找员工,并主动送茶水,客人离开后,及时收拾茶杯。

  第六条 对于普通来宾及面试人员,一般安排在公司接待室接待。

  第七条 对于贵宾来访,根据接见对象,由接见对象安排接待地点,前台协助指路。

  第八条 对于未经核准的来宾,前台有权制止并通知上级主管。

篇3:假日酒店来宾接待制度

  假日酒店来宾接待制度

  1、接待人员在宾客来访前一天,提醒有关部门、有关人员、准备接待宾客来访及接洽相关事宜;

  2、接待来宾人员必须主动、热情、笑脸相迎,并用诚挚语言表达“欢迎光临”之意;

  3、按来宾进入顺序,逐一让座,并及时送上茶水,请来宾“休息片刻”,在谈正事,不要让来宾感到穷困和尴尬;

  4、对未经预约而来访的不速之客,确认来访者身份和来意后,对来宾“稍候片刻”,及时请示有关领导,是否接见;

  5、常客来访,如果领导不愿接见,接待人员运用圆滑手段回绝,避免出现难堪场面;

  6、对不熟悉的来宾,接待人员核实来宾身份后,向来宾的到来表示“诚挚欢迎”,并及时通报相关人员接见;

  7、在接收来宾名片时,一定要用双手接过,认真看一遍,并称呼来宾职位,表示“欢迎光临”;

  8、如果来宾约见人在酒店,接待人员请来宾“稍候片刻”,随后通报有关人员接见;

  9、如果来宾约见者不在酒店,可以对来宾坦诚相告,“实在不凑巧,他外出办事了,您看怎么办”;

  10、因接见人忙于工作或开会,接待人员要坦诚相告之会议所需时间,由来宾决定是否等候,并积极招待来宾;

  11、每位接待人员,必须认真接待来宾,让来宾高兴而来,带着对酒店美好的印象而归;

  12、来宾告辞时,接待人员必须及时起身向来宾道别,并引路相送至门口。

篇4:木业有限公司厂门管理与来宾接待

  木业有限公司厂门管理与来宾接待

  1、车辆出入厂门均接受检查,出示核准凭证或向门卫登记之,如为贵宾得由守卫代为登记(人员、车辆进出厂门,守卫人员应确实记录出入时间);

  2、私人物品、任何公司车辆、物品之进出厂门,均需交核准凭证,由门卫清查;

  3、各项物品,车辆出厂视性质分别使用不同凭证,大门守卫应查对凭证经核准及数量无误后始得放行,核准权限应依本章各篇及下列各条规定执行:

  (1)出差单:凡部门主管以下人员出差时使用之,非主管人员由其部门主管核准,助理、组股长级以上人员由课长级以上人员核准;

  (2)人事放行条:本单限于新进、离职人员手续尚未办理完成时使用之,由行政部经理核准,人事股办理放行手续;

  (3)派车单:厂车出厂时使用之,由行政部经理核准,另派车单视为驾驶员之出差单,无派车单不得出厂门;

  (4)物品出厂单:对凡有形之物品携出厂区大门时使用,由单位主管以上核准(厂商自带之物品、机器、工具入厂时由大门守卫登记,出厂时应开出厂单据才能出厂);

  (5)车辆出入:

  a、厂车(含外运卡车)出厂时,凭证件并受检(含空车);

  b、载送馊水或垃圾车应受检,并出示出厂证明;

  c、来宾车辆如有厂内物品携出,应出示物品放行条(由课长级以上人员亲自代办可免检);

  4、凡来宾到公司大门,守卫应亲切抬呼、明辨善恶、查明原因,若允许进入公司,应一律登记后,引入行政部,交由行政部人员继续接待;如来宾乘车前来,应引导车辆停靠于指定场所(若属公司接单客户,应代为登记,并引导至办公室交业务股接待);

  5、办公室人员应亲切招呼来宾,引导落座于会客场所,并即扼要询问来宾身份、一公司的目的,并联络有关单位派员前来接洽,如有前单位未能立即派人前来接洽,应询问需等待多久时间并告知客人事实,如超过10分钟,有关人员仍未有来,应催促速来会客;

  6、如来宾目的是为参观工厂,应事先取得总经理同意方可参观;

  7、如来宾需离开办公室或会客室进入厂内时,应由相关人员陪同,才能进入;

  8、来宾离开大门时,守卫应亲切地送其离开大门,并指挥交通,若有携物必须证检查;

  9、课长、经理级人员出入公司大门,守卫人员应表示尊敬与亲切态度,但不得疏忽应执行之检查职责;

  10、凡因重大事变,如重伤、重病、水灾、火灾等,守卫人员得权宜处理,但需马上反映上司补办出厂手续及确实记录各项事实;

  11、上班时间禁止会客,紧急事故由总务股长判定;

  12、门关闭后,人员车辆出入需经保安队长同意,并于次日呈报总务股长。

篇5:x企业集团来宾接待管理办法

  *企业集团来宾接待管理办法

  第一条 本办法所称的来宾指来公司进行工作指导、检查或业务考察、衔接的人员。公司内部员工跨地区往来原则上不适用本办法,内部员工往来一般情况下用工作餐,住集体宿舍。

  第二条 来宾除由集团公司领导,分(子)公司总经理亲自接待者以外,其余由行政部门统一负责接待,涉及专业领域的由相关职能部门接待。

  第三条 重要客人来访,需公司迎送的,接待人员要准确掌握来宾的出行方式和日程安排,提前告知有关单位和人员做好接送准备。

  第四条 宾客到来,接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等,确定接待工作内容,拟定接待方案。

  第五条 接待人员与来宾进行业务洽谈时,涉及非权限范围内的事务,必须向上级请示。接待人员在接待过程中应注意保守本公司商业秘密。

  第六条 无签单权的分(子)公司总经理或集团公司部门负责人出面宴请重要客人须报请集团公司总经理批准,分(子)公司部门负责人出面接待须报请分(子)公司总经理批准。

  第七条 安排来宾用餐,应填报《接待申请单》,注明来宾身份、人数、接待事由、接待标准。除特殊情况外,原则上陪同人员不超过2名。由集团公司领导或分(子)公司总经理出面接待的重要来宾不受此限。

  第八条 为来宾安排娱乐活动,须报集团公司领导或有签单权的分(子)公司总经理批准,遵循必要、合适的原则。一般性来宾不得列支娱乐活动费用。

  第九条 来宾需要住宿者,由接待方视情况适当把握。

  第十条 接待规格

  用餐标准遵照节 俭适用原则由接待负责人根据对公司业务的重要程度从严控制,陪同人员根据工作性质和接待需要确定,无关人员不得列席。

  附件

  《接待申请单》

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