设施设备档案管理制度 -凯发网站

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设施设备档案管理制度

  设施设备档案管理制度

  1目的

  对设施设备技术资料进行控制,确保设施设备的可追溯性。

  2适用范围

  适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。

  3职责

  3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。

  3..2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。

  3..3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。

  4操作步骤

  4.1技术资料的收集

  4.1.1新购设备技术资料的收集

  4.1.1.1新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。

  4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。

  4.1.1.3复印份数及分发情况必须如实记录。

  4.1.2新管理小区技术资料的收集

  公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。

  4.1.3其他技术资料的收集

www.pmceo.com-物业经理人

  4.1.3.1工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。

  4.1.3.2工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资

  料。

  4.2技术资料的存档

  4.2.1技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。

  4.2.2工程技术部文员负责对技术资料进行编号。

  4.2.3工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。

  4.3技术资料的使用

  4.3.1技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。

  4.3.2公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。

  4.4技术资料的作废

  4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理

  以下情况技术资料要进行作废处理:

  a) 该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触,或被其明令禁止;

  b) 已被淘汰的设备的技术资料;

  c) 因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。

  4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。

  4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三

  日收回。

  4.4.4所有作废的技术资料必须加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。

  4.4.5因任何目的需要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。

  5 记录

  技术资料发放表

  技术资料登记表

  作废技术资料处理记录表

篇2:物业设备档案编号制度

  1.设备主管、设备管理员负责对本管理部各设备系统的相关资料收集。

  1.1项目各设备系统的竣工图。

  1.2设备系统单项竣工验收鉴定证书。

  1.3设备出厂随机资料

  1.3.1产品说明书。

  1.3.2产品合格证书。

  1.3.3产品质量保证书。

  1.3.4安装图。

  1.3.5原理图。

  1.4设备专业测试、检验报告。

  1.5设备委外保养、修理合同。

  2.设备主管、设备管理员负责建立本管理部的设备登记卡、设备台帐、设备卡及设备编号的工作。

  2.1设备类别:

  2.1.1电气设备:变压器、高压配电柜(箱)、低压配电柜(箱)、计量柜(箱)、控制柜(箱)、双电源切换柜(箱)等。

  2.1.2给排水设备:生活水泵、稳压泵、循环泵、排污泵、气压罐、热水炉、水过滤器、主要阀门等。

  2.1.3消防设备:消防泵、喷淋泵、增压泵、稳压泵、湿式报警阀、正压风机、排烟机、火灾报警柜(箱)、消防联动控制柜(箱)、消防监控设备、主要阀门等。

  2.1.4空调设备:中央空调机、空调机、新风机组、循环泵、风机盘管、去湿机、主要阀门等。

  2.1.5电梯设备:客梯、消防梯、自动扶梯、货梯。

  2.1.6弱电设备:保安监控设备、车库管理、门禁设备、周界报警、可视对讲、背景音响等。

  3.设备编号说明:xx—xx—xxx

  设备代号001—999

  管理部代码

  设备分类代号

  3.1设备分类代号:

  dq—电气设备 dt—电梯设备

  gp—给排水设备 rd—弱电设备

  xf—消防设备 g—其他设备

  kt—空调设备

  3.2管理部代码:

  gc—广场 ym—优诗美地js—金色家园

  xj—西郊 hz—华尔兹 sj—四季花园

  cy—城市花园 cs—春申 jf—金丰园

  3.3设备编号登记时,应做到设备帐、卡、物编号一致。

  4.设备档案材料应分项、分类装订,编制引索目录,存放在档案盒内,放在管理部办公室

  保存,有专人保管,并做好防霉、防蛀措施。

  5.设备工作人员查阅设备档案,应做好登记手续。

  6.设备维修处经常使用的设备档案,应采用复印件。

  7.发生设备变更及管线走向变化,设备主管、设备管理员应及时在设备登记卡、设备台帐、设备卡、竣工图上进行修改。

篇3:路桥工程学院团学会档案管理制度

  路桥工程学院团学会档案管理制度

  1、团学会档案由团学会负责老师专人负责管理。

  2、团学会档案工作需要各部门的大力协作。工作或活动结束,负责人应整理文字材料,认真总结,将有关活动详细材料交由负责老师存档。有关材料应包括活动计划,经费预算,活动实施计划、结果、活动总结、经费使用详细情况等。

  3、团学会档案的分类及内容

  档案按团学会委员档案和团学会工作档案分类、编号归档,作到学院统化、科学化。

  a类:团学会成员档案管理:把各届团学会成员的档案设宗,主要含以下材料:

  ①团学会干部个人登记表。

  ②团学会干部各学期的工作总结以及工作成绩评定。

  ③与团学会干部本人有关的各类文字材料。

  ④各类材料均一式两份。

  b类:团学会工作文件档案,主要有以下几种:

  ①上级有关部门的文件、材料,包括各社团组织的有关文件,团代会、学代会的有关资料等。

  ②团学会各部门的有关文件材料(按材料编号设卷宗)主要含:

  a、各部门在各学期的工作计划及总结。

  b、各门部举办的活动详细计划、经费预算、活动总结、最终经费使用情况等。

  c、团学会的物品登记册、请示报告、会议记录文字材料的底稿和样本。

  d、与兄弟学院部、院校相互交流的各种资料。

  4、每学期要对以上档案分别保管、编目、装订,做到不失不漏,有据可查;

  5、查阅档案须经负责老师同意,查阅前登记,查阅后必须及时归还;

  6、团学会全体成员有责任提供完整、详实的档案材料,并维护档案的完整性和严肃性。

篇4:职业技术学校教育科研档案管理制度

  职业技术学校教育科研档案管理制度

  为了进一步提高教育科研档案管理水平,发挥科研档案在教科研工作中的作用,实现教育科研档案管理的系统化、规范化、科学化,特制定本制度。

  一.由教科室负责学校所有省市级课题资料的收集归档工作。

  二.由各系(部)教学秘书负责收集校级课题的资料收集归档工作,结题后将完整资料统一交学校教科室留存。

  三.由各系(部)教学秘书每学期结束前收集登记一次教师的论文发表、教材编写、教学技能竞赛等情况,材料收集后交教科室统一汇总留存。

  四.由教科室负责统计汇总每学期教师外出进修培训、参加各类学术会议等情况的汇总归档工作。

  五.科研档案管理要运用现代化手段,所有资料在保留原始文本材料的基础上均将汇总表录入计算机,分类管理。

  六.本校各部门和教师均可查阅和利用教科室保管的档案,但必须履行登记手续;所有资料一般不得借出档案室,确因研究或工作需要借出使用,必须经教科室主任或校领导批准,并在一周内归还;外单位需查阅、利用本处档案,需经校领导同意,一般不外借。

  七.档案借阅档人员必须爱护档案资料,利用微机资料库查阅档案应规范操作,借阅案卷者不得私拆、损坏、涂改和污染档案。

篇5:工学院人事档案鉴别归档制度

  原中工学院人事档案鉴别归档制度

  1.判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的,或不属于人事档案内容和重复多余的材料,应清理出来。对其中有保存价值的文件资料,可交文书档案或转交组织部、人事处。无保存价值的,应登记报主管领导批准销毁。

  2.审查材料是否齐全、完整。注意人事档案的成套性,对头尾不清、来源和时间不明的材料,要请组织、人事部门查清注明后再归档。

  3.审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的,要有组织盖章,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。凡不符合归档要求,手续不完备的档案材料,须请有关职能部门补办完手续后再归档。

  4.鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题,需要查清的材料及未办理完毕的材料,不能归入人事档案,应交有关组织处理。

  5.鉴别时,发现档案中缺少有关材料,要及时进行登记并报请组织部、人事处收集补充。

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