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xc物业合同管理制度

  xc物业合同管理制度

  合同管理是物业管理企业管理的一项重要内容,搞好合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。各级管理人员及其他有关人员,都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合,共同努力,搞好公司以"重合同、守信誉"为核心的合同管理工作。

  1.目的:

  为规范公司合同的管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,根据《合同法》及其它有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。

  2.适用范围:

  公司对外签订的各类合同、协议、约定、等合同类文书均适用本制度。补充协议、补充约定、合同附件等原合同的补充类文书是原合同的必要组成部分,从属于原合同,同样适用本制度。

  3.职责

  3.1董事长负责标的3万以上合同的审批签署;

  3.2公司总经理受董事长委托负责标的3万以下合同的审批签署;

  3.3公司总经办负责公司各类合同的管理工作,具体职责是:

  3.3.1负责在有需要情况下介入各类合同的谈判工作。

  3.3.2负责制定销售、采购合同统一文本;

  3.3.3负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理;

  3.3.4负责各职能部门/项目提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查;

  3.3.5负责合同纠纷的处理;

  3.3.6负责合同的档案日常管理;

  3.3.7负责本制度的监督执行。

  3.4 职能部门/项目负责各类相关业务的合同谈判。

  4.合同的签订

  4.1所有合同必须由公司签订,任何职能部门、项目、分公司等不得擅自签订合同。

  4.2签订合同前须审查的资料:

  4.2.1必须审查对方当事人的主体资格,如营业执照、法人机构代码证、身份证明文件等。

  4.2.2资信能力、履约能力,如资产证明、信誉纪录、企业规模和状况、相关的资质证明等。

  4.3合同的审批

  公司签订的合同,必须经公司总经理审批。

  4.3.1具体权限如下:

  4.3.1.1一般情况下合同由董事长授权总经理审批。

  4.3.1.2 标的超过3万元的由董事长审批。

  4.3.1.3标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。

  4.3.2合同原则上由经办部门/项目负责人具体经办,拟订初稿后必须经相关职责部门、品质督导部、总办、总经理(董事长)审阅后按合同审批权限签署。

  4.3.3合同审查的要点是:

  4.3.3.1合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

  4.3.3.2合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。

  4.3.3.3合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

  4.3.4根据法律规定或实际需要,合同还应当视情况是否呈报上级主管机关鉴证、批准,或报工商行政管理部门鉴证,或请公证处公证。

  4.4不得与没有独立承担民事责任的组织签订合同,也不得签订与法人履约能力明显不相符的经济合同。

  4.5公司出具授权委托书委托员工签订合同的,该员工为公司委托人。公司委托人,可以在公司授权范围内代表公司签约。公司委托人必须对本企业公司负责。若公司委托人超出委托权限签约,造成公司损失的,公司将按照有关本制度有关规定处理。

  4.6签订合同必须贯彻"平等互利、协商一致、等价有偿"的原则和"价廉物美、择优签约"的原则。任何人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依本制度有关规定严惩。

  4.7合同的形式:除即时结算付清款项的合同外,一律采用书面合同,并必须采用统一合同文本。

  4.8合同的内容应符合以下要求:

  4.8.1当事人的情况:记载清楚合同当事人的名称(个人的要写姓名和身份证号)、地址、凯发网站的联系方式,合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

  4.8.2合同标的:合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将说明材料如图纸等作为合同的附件。

  4.8.3数量:合同应采用国家标准的计量单位,约定标的物数量,无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。

  4.8.4质量:有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

  4.8.5价款或报酬:价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的凯发网站的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

  4.8.6履行期限、地点和方式

  履行期限应具体明确定,无法约定具体时间的,应在合同中约定履行期间的方式;

  合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;

  买卖合同在合同中应约定交付的手续,即合同履行的标志,如托运单、仓库保管员签单等。

  4.8.7合同的担保

  合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的,应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

  4.8.8合同的解释

  合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

  4.8.9保密条款

  对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

  4.8.10违约责任

  根据《合同法》作适当约定,注意合同的公平性。

  4.8.11合同纠纷解决的约定:为了方便公司控制诉讼成本,合同纠纷统一约定由公司所在地的法院、仲裁委员会处理。

  4.9 签订合同的工作程序:

  4.9.1签订合同前,经办人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4.2条对对方当事人的有关情况进行审查,并复印对方当事人所有的相关资料如法人营业执照及专业资格证书等留存。

  4.9.2销售、采购合同,由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款,附合同会签表报审批,由总经公编写合同编号并加盖合同专用章,必要时,由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。

  4.9.3除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈,拟好合同条款,附合同会签表报批,审批程序按照本制度4.3规定执行,合同审批通过后再经公司签章生效。

  4.9.4若合同要经过政府有关部门登记才生效的,或者法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同,合同成立后由总经办依法及时办理。

  4.9.5合同正式签订后,合同文本及有关材料复印件除经办人自行保管外,应当随合同及相关资料的原件和会审表交存公司总经办备案。

  5.合同的履行

  5.1公司及所属分公司应当按照合同约定全面履行自己的义务,并随时督促对方当事人及时履行其义务。合同的经办员工应当负责公司依约履行合同,因工作疏忽导致公司违约的,公司将按照本制度有关规定追究经办人的责任。

  5.2在合同履行过程中,对本公司的履行情况应及时做好记录并经必须做好对方确认工作。

  其中,履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单,一份留存对方,一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。

  履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条,公司原则上只开具限制性抬头的转账支票,不允许以现金形式支付。

  5.3在履行合同过程中,经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的,应立即中止履行,同时及时书面上报总经办处理,并报总经理。

  5.3.1经营状况严重恶化;

  5.3.2转移财产,抽逃资金,以逃避债务;

  5.3.3丧失商业信誉;

  5.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;

  5.4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认;

  5.4.1在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中,经办人员应定期对帐,确认双方债权债务;

  5.4.2在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时,应及时对帐,确认合同效力及双方债权债务。

  6.合同纠纷的处理

  6.1合同双方在履行过程中发生纠纷时,应首先根据法律和公司规定,按照实事求是的原则,由经办人、有关业务部门与法律顾问,与对方当事人平等协商解决;经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

  6.2合同双方在一定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的,经办人员应及时书面报告总经办和总经理,并拟定处理意见,报总经理决定。

  对方当事人涉嫌合同诈骗的,应立即报告总经办和总经理。

  6.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷,以及对方当事人起诉的,相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经办。

  6.4处理合同纠纷的原则:

  6.4.1坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律没规定的,以国家政策或合同条款为准。

  6.4.2以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护本公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。

  6.4.3因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。

  6.4.4合同纠纷的提出,加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。

  6.5凡由总办处理的合同纠纷,所有相关职能部门及项目必须主动提供下列证据材料:

  6.5.1合同的文本(包括变更、补充、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等;

  6.5.2送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;

  6.5.3货款的承付、托收凭证,有关财务帐目;

  6.5.4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;

  6.5.5有关方违约的证据材料;

  6.5.6其他与处理纠纷有关的材料。

  6.6对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、上级主管机关的处理意见、仲裁书、判决书、裁定书、调解书等,在正式生效后,应复印若干份,分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执,各职能部门/项目应由专人负责该文书执行的了解或履行。

  6.7对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管负责人汇报。

  6.8对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,可向人民法院申请执行。申请执行统一由总经办处理。在向人民法院提交申请执行书之前,有关部门应认真检查对方的执行情况,防止差错,并把有关情况及时报告总经办。执行中若达成和解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。

  6.9合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关职能部门/项目,并将有关资料汇总归档以备考。

  7.合同的变更、解除

  7.1 公司的合同变更、解除,按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的,应依法及时办理。

  7.2变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行,经双方一致同意停止履行的除外。

  7.3合同的变更、解除的有关规定:

  7.3.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的,须经双方协商,重新达成书面协议,新协议未达成前,原合同仍然有效,必须继续履行。公司收到对方当事人要求解除或变更的通知书后,应当在规定的期限内作出书面答复。

  7.3.2存在下列情形之一的,公司可以单方解除合同,经办人应当及时向公司合同的审批程序原审批人员报告情况。

  7.3.2.1因不可抗力致使不能履行合同的;

  7.3.2.2在履行期限届满之前,对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务;

  7.3.2.3对方迟延履行主要债务,经催告后在合理期限内仍未履行;

  7.3.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的;

  7.3.2.5法律规定的其他情形。

  7.4变更或解除合同的,应当采用书面形式(包括书信、电报)。

  8.合同档案的日常管理

  8.1本公司实行二级合同管理,公司总经理办公室全面负责公司的合同原件管理,相关职能部门/项目留存合同的复印件。总经理办公室会同有关职能部门/项目认真做好合同管理的基础工作。具体如下:

  8.1.2.1建立合同档案;

  8.1.2.2建立合同管理台帐;

  8.1.2.3填写"合同情况月报表"。

  8.2公司的公章专人管理,公司的空白合同、授权委托书也由专人管理,公司所有合同、授权委托书均由总办统一登记编号、经办人签名,并记录领取情况,业务人员不得随身携带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出外,特殊情况由总经理批准的除外。

  合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同有遗失的,应及时向当地公安机关报案,并登报声明。

  8.3合同有关的送货回单,增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料,职能部门/项目应自行保管好;重要资料应将原件交总经办随合同保管。

  8.4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕,经总经办和有关部门确认后方可办理有关手续。

  合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的,总经办应在情况发生当日二周内书面告知各有关单位。

  9.考核与奖惩

  9.1公司、所属各项目全体职员应当严格遵守本制度,有效订立、履行合同,切实维护公司的整体利益。总经办负责本制度执行情况的监督考核。

  9.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题,积极采取补救措施,使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中,避免或挽回重大经济损失的,予以奖励。

  9.3合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司将依法向责任人员追偿损失:

  9.3.1未经授权批准或超越职权签订合同;

  9.3.2擅自为他人提供合同专用章或盖章的空白合同,授权委托书;

  9.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同;

  9.3.4工作疏忽导致公司违约造成损失的。

  9.4合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司酌情向有关人员追偿损失:

  9.4.1因工作过失致使公司被诈骗;

  9.4.2公司履行合同未经对方当事人确认;

  9.4.3遗失重要证据;

  9.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻,事发后没有立即报告公司的按隐瞒不报处理;

编辑:www.pmceo.com

篇2:合同管理制度(附加方案)

  一、总则

  第一条

  为加强经济合同管理,减少失误,提高经济效益,根据《经济合同法》及其它有关法规和规定,结合公司的实际情况,制订本制度。

  第二条

  公司各部门及下属公司、企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。

  第三条

  经济合同管理是企业管理的一项重要内容,搞好经济合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其它有关人员,都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合,共同努力,搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。

  二、经济合同的签订

  第四条

  签订经济合同,必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

  第五条

  对外签订经济合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责,对本职工作负责,在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约,但经总经理特别授权并发给委托证明的例外。

  第六条

  签约人在签订经济合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。包括:对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益,又要考虑对方的条件和实际能力,防止上当受骗,防止签订无效经济合同,确保所签合同有效、有利。

  第七条

  签订经济合同,必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。

  第八条

  签订经济合同,如涉及公司内部其它单位的,应事先在内部进行协商,统一平衡,然后签约。

  第九条

  经济合同除即时结帐者,一律采用书面格式,并必须采用统一的经济合同文本。

  条十条

  合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。

  合同内容应注意的主要问题是:

  1、部首部分,注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。

  2、正文部分,注意:产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等;技术质量要求要明确、具体;数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等;运输方式及运费负责应具体明确;交(提)货期限、地点及验收方法应明确;价钱金额必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价;违约责任有法定违约金的按规定写明,法律没规定或规定不具体的,应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。

  3、结尾部分,注意:双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章,不得使用财务章或业务章等不合格印章;注明合同有效期限。

  第十一条签订经济合同,除合同履行地在我方所在地外,签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。

  第十二条

  签订购货合同应以现货为主,并坚持经销定进原则;付款尽可能采用托收承付,如需预付货款或定金的须注明其生效条件和违约责任。签订销货合同应以现款为主,不得随意赊销;确需赊销或代销的,(举例)赊销金额在20万元以下的由下属公司、企业经理审批,20万元至50万元的由总会计师和主管副总经理(总经理助理)审批,50万元以上的由总经理审批。

  第十三条

  任何人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依法严惩。

  三、经济合同的审查批准

  第十四条

  经济合同的正式签订前,必须按规定上报领导审查批准后,方能正式签订。

  第十五条

  经济合同审批权限如下:

  1、下属公司、企业对外签订的经济合同,除按规定须上报公司审查批准者外,由公司、企业领导审批。

  2、下列合同由总经理或其授权人审批:(举例)

  标的超过100万元的;

  预付定金或预付货款超过10万元的;

  联营、合资、合作合同;

  重大涉外合同。

  3、下列合同由董事长审批:(举例)

  标的超过去500万元的;

  投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。

  4、标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。

  5、法律顾问室负责对下列合同进行审查:董事会、总经理委托审查的合同;内容复杂、较难掌握,各企业要求提供法律帮助的合同。法律顾问室主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性,提出意见供决策部门参考。

  第十六条

  经济合同审查的要点是:

  1、合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定;当事人的意思表达是否真实、一致,权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。

  2、合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。

  3、合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

  第十七条

  根据法律规定或实际需要,经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准,或报工商行政管理部门鉴证,或请公证处公证。

  第十八条

  经济合同的审批程序如下:

  1、申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同,应事先填写“经济合同签约申报表”(一式二份),报本企业的领导审查批准。(凡先经领导口头同意签约的,签约后需补办手续)。需报总经理、董事长审批的,应由该企业领导签署意见,随同合同初稿及有关资料、附件等,一并上报。

  2、审核。对送审的经济合同,应按上述各条规定的审批权限,由主管人或有关人认真审阅,必要时可进行调查研究,最后作出:批准、

  不批准;通知申报单位补报材料或进一步谈判。(应提出谈判的具体要求和注意事项)。

  主管人在“申报表”上批写意见后,“申报表”一份及合同初稿留底,另一份“申报表”连同其它材料发还申报单位,由承办人按批准的意见办理。

  上述审批程序,一般为1…2天/.特殊情况,经批准或授权的可不受审批程序和时间的约束。

  四、经济合同的履行

  第十九条

  经济合同依法成立,即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行或全面履行。

  第二十条

  合同履行完毕的标准,应按合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

  第二十一条

  各企业领导及签约人应随时了解、掌握经济合同的履行情况,发现问题及时处理汇报。否则,造成经济合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。

  五、经济合同的变更、解除

  第二十二条

  在经济合同履行过程中碰到困难的,各企业首先应尽一切努力克服困难,尽力保障合同的如期履行。

  如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商,妥善处理。

  第二十三条

  对方当事人提出变更、解除合同的,应从维护本企业合法权益出发,从严控制。

  第二十四条

  变更、解除经济合同,必须符合《经济合同法》的规定,并应在公司内办理有关手续。

  第二十五条

  变更、解除合同的手续,应按本《制度》第十五条及第十八条规定的审批权限和程序执行。

  经上报主管机关批准的合同,在达成变更、解除协议前,应报原机关批准。

  经上级主管机关在见证或工商行政管理机关鉴证的合同,在达成变更、解除协议后,应报原机关备案。

  经公证机关公证的合同,在达成变更、解除协议后,必须报公证机关重新公证,才具有法律效力。

  第二十六条

  变更、解除经济合同,一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律作废。

  第二十七条

  变更解除经济合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

  第二十八条

  因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免负责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

  第二十九条

  以变更、解除合同为名,行以权谋私、损公肥私、假公济私之实的,一经发现,从严惩处。

  六、经济合同纠纷的处理

  第三十条

  合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,应按《经济合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。

  第三十一条

  合同纠纷由签约企业负责处理。涉及内部几个企业的,可以协商或由公司确定一个企业为主负责处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。

  第三十二条

  处理合同纠纷的原则是:

  1、坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律没规定的,以国家政策或合同条款为准。

  2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护本企业合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。

  3、因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。

  第三十三条

  各企业在处理纠纷时,应加强联系,及时沟通,积极主动地做好应做的工作,不互相推诿、指责、埋怨,统一意见,统一行动,一致对外。

  第三十四条

  法律顾问室处理合同纠纷的范围是:

  1、董事会、总经理交办的;

  2、经各企业处理解决不了的;

  3、其它应由法律顾问室处理的。

  第三十五条

  提请处理合同纠纷的程序是:

  1、承办人填写“对外经济合同纠纷申报表(一式二份),按本《制度》第三十二条的规定报批。

  2、审批单位可依据情况,尽量在1天内作出:由上报单位负责处理;由法律顾问室负责处理。

  3、法律顾问室对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷,经主管领导同意,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

  第三十六条

  合同纠纷的提出,加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁的足够时间。

  第三十七条

  凡由法律顾问室处理的经济合同纠纷,有关企业必须主动提供下列证据材料(原件或影印件);

  1、经济合同的文本(包括变更、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等;

  2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;

  3、货款的承付、托收凭证,有关财务账目;

  4、产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;

  5、有关违约的证据材料;

  6、其它与处理纠纷有关的材料。

  第三十八条

  对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。

  第三十九条

  各企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应复印若干份,分别送与该纠纷处理及履行的有关部门收执,各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。

  对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。

  第四十条

  对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,由法律顾问室配合各单位向人民法律申请执行。

  第四十一条

  在向人民法院提交申请执行书之前,有关单位应认真检查对方的执行情况,防止差错。

  执行中若达成和解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。

  第四十二条

  合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档,以备查考。

  七、经济合同的管理

  第四十三条

  本公司对经济合同实行二级管理、专业归口制度,法人委托书制度,合同专用章制度及基础管理制度。

  第四十四条

  本公司经济合同的二级管理具体是:

  公司由总经理负责,各副总经理(总经理助理)具体分管负责,归口管理部门为法律顾问室。

  下属公司一级由经理、副经理负责,归口管理人为办公室主任或秘书;各法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订,履行工作。

  第四十五条

  公司主管内贸的副总经理(总经理助理)负责审批内贸合同。

  公司主管外贸的副总经理(总经理助理)负责审批外贸合同。

  公司主管工业的副总经理(总经理助理)负责审批工业方面的引进、合资、合作合同。

  公司主管房地产业的副总经理(总经理助理)负责审批房地产、建设合同。

  第四十六条

  法律顾问室的主要职责是:

  1、负责管理公司的各类合同;

  2、负责检查各类合同的合法性,实行法律监督;对公司审批或签订的合同负责把关,对下属企业审批的合同负责抽查,提供法律帮助;

  3、负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高法人委托人的法律素质;

  4、负责考评各企业的合同管理工作,总结交流经验教训,提高合同管理水平;

  5、配合各企业办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项;

  6、配合各企业处理合同纠纷;

  7、参与有关合同的谈判、签约、履行等工作。

  第四十七条

  下属公司、企业合同管理的主要职责是:

  1、负责管理本企业签订的合同;

  2、负责审查本企业签订的合同的合法性、完整性和可行性;对须报请公司或上级主管机关审批、见证、签证或公证的合同,办理申报手续,提出初步意见;

  3、负责本单位法人委托人的日常管理及年终审查的初审;

  4、根据法律及本《制度》的规定,制定本企业合同管理的实施细则,采取切实措施,搞好合同管理工作;

  5、负责处理本企业合同纠纷;做好额度较大的经济合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。

  第四十八条

  法人委托人的主要职责是:

  1、在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;

  2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;

  3、对须报请上级领导审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责;

  4、对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决,对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好;

  5、负责保管好本人所签合同的一切资料;合同履行完毕后应立即将资料上交归档。

  第四十九条必须具备下列条件的人,才可以发给法人委托证书:

  1、政治思想好。能自觉遵守国家的法律政策,遵守公司各项规章制度;能拒腐蚀,不贪污受贿,不假公济私、损公肥私。

  2、业务工作好。熟悉本职工作,能够良好地完成本人的业务工作,并以公司利益为重,择优签约,严格履约,节约资金,增加收益,取得一定成绩,无遗留问题。

  3、法律意识强。对《经济合同法》等经济法规认真学习,初步掌握并能运用有关法规。

  第五十条

  公司根据各部门和下属公司、企业的实际情况,决定法人委托人的设置及数额,具体人选由各单位确定,经培训考核合格后,发给法人委托书。

  第五十一条

  法人委托书应于每年终重新审核一次。审核的主要内容是:法人委托人在本年度的工作、学习及思想情况,取得什么成绩,发生什么问题,有无违纪行为等。审核后,法定代表人可根据分别作出:维持授权范围;变更授权范围;撤销授权及吊销法人委托书等决定。

  第五十二条

  法人委托证书应妥善保管,防止遗失。不准将法人委托证书转借他人或用作其它证明,否则,除吊销其法人委托证书外,还要追究相应的责任。

  第五十三条

  法人委托人工作调动时,应向所在企业交销其法人委托证书。

  第五十四条

  签订合同专用章制度。公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章,除各企业的公章外,一律使用合同专用章,其它印章一律不准代替使用。否则,财务部门有权拒绝办理结算手续,由此所引起的责任由有关人员承担,还可加以处罚。

  第五十五条

  合同专用章由各单位统一该制、编号和颁发;严禁任何人私自该制、使用。

  第五十六条

  合同专用章应严格按授权的范围使用,不准混用、代用或借用。

  第五十七条

  合同专用章应妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废外,还要追究有关人员的经济责任和行政责任。

  第五十八条

  公司各企业都必须认真做好经济合同管理和基础工作。具体要求如下:

  1、建立合同档案。每一份都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。

  2、建立合同管理台帐。各企业应根据合同的不同种类,建立经济合同的分类台账和总台账。每个企业必须设一个总台账。其主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写,做到准确、及时、完整。

  3、填写“经济合同情况月报表”。各企业应在每月5日之前将上月月报表填好后报送总经理办公室,同时抄报计划财务部和法律顾问室。

  4、为保证经济合同内容的合法性,禁止随便携带已盖合同专用章或公章的空白合同或空白便条,如确有需要,须经主管业务的副总经理批准并办理领用手续,使用完毕经审查无误后,办理准销手续。

篇3:建设公司合同管理制度

  中通建设公司合同管理制度

  第一章总则

  第一条

  为加强合同管理,预防合同纠纷,促进公司依法经营管理,保障公司合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及有关法规、规章,结合本公司实际情况,制定本制度。

  第二条

  合同管理是指合同的预案审查、合同的执行、合同的监督、合同的管理。包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。

  第三条

  本制度适用范围为本公司工程系列所涉及的经济合同。其他类别如劳动合同、采购合同等在其相应的管理办法中规定。

  第二章授权

  第四条

  下列人员有权代表公司签订经济合同:

  (一)公司法定代表人;

  (二)公司法定代表人书面授权的法人委托人。

  第五条

  各法人委托人的具体代理权限由法定代表人在签发《法人委托书》时注明。法人委托人必须严格按授权范围行使签约权,禁止超越代理权限对外签约。

  第六条

  任何部门及工作人员未经法定代表人授权委托,不得以公司名义对外签订合同或改变合同内容,不得变更、解除合同及放弃合同规定的权利。

  第七条

  公司内部的职能机构、各分公司,不得以自己的名义对外签订合同。各分公司工程处可以对外联系业务,但签订合同必须由分公司根据总公司的授权进行。

  第三章合同管理部门的职责

  第八条

  公司的经济合同文本实行二级管理:公司级的合同文本由总经理委托公司市场部管理;各分公司的经济合同文本由分公司经理负责,委托分公司市场部管理。

  第九条

  合同管理部门的主要职责

  (一)负责管理公司签订的合同;

  (二)负责审查公司签订的合同的合法性、完整性和可行性;对须报上级部门或上级主管审批、见证、签证或公证的合同,办理申报手续,提出初步意见;

  (三)负责公司法人委托人的日常管理及年终审查的初审;

  (四)制定公司、本部门合同管理的实施细则;

  (五)协助处理公司合同纠纷,进行合同资料的汇总、分类、归档、统计及上报等。

  第十条

  法人委托人的主要职责

  (一)在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;

  (二)对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;

  (三)对须报请上级领导审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责;

  (四)对所签订合同的履行负责,履行中发现问题应立即上报,同时积极想办法解决;对发生的合同纠纷负责处理或协助有关部门处理;

  (五)负责保管好本人所签合同的一切资料,合同履行完毕后应立即将资料上交归档。

  第四章合同的签订

  第十一条

  签约人在签约之前必须认真了解对方单位(当事人)以下情况:

  (一)是否具有法人资格;

  (二)是否有经营权;

  (三)是否有履约能力、资信如何;

  (四)对方签约人是否为单位法定代表人或法人委托人、是否在代理权限之内。

  第十二条

  合同除即时结清者外,一律采用书面格式,并依照有关规定,使用国家规定的标准(示范)合同文本;没有标准(示范)合同文本的,合同格式应符合有关法律、法规和规章的规定。

  第十三条

  合同一般应具备下列主要条款:

  (一)双方当事人的全称、地址、法定代表人、开户银行;

  (二)项目名称及主要内容;

  (三)对工期、技术、质量等的明确要求;

  (四)计价单位、定价内容及价格确定;

  (五)履行的期限、地点、方式及合同有效期限;

  (六)违约责任、赔偿金额及其计价单位和计算方法;

  (七)合同的变更和解除;

  (八)合同争议的解决方式;

  (九)合同签订的时间、地点;

  (十)法律、法规规定或当事人协商一致的其他条款。

  第十四条

  签约内容如果涉及公司内部其他部门,应事先在内部进行协商,统一平衡。

  第十五条

  合同修订前,必须由市场部、工程部、财务部等职能部门及有关主管领导对合同的以下内容进行评审会签:

  (一)合同主体

  1.当事人是否具备法律规定的主体资格,是否超越规定的经营范围;

  2.双方承办人员的代理权限;

  3.对方当事人的资信情况、履约能力;

  (二)合同内容

  1.合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》中相关规定;

  2.合同应具备的条款是否齐全、合理、严密;

  3.双方当事人的意思表达是否真实、一致,双方的权利、义务是否明确、平等;

  4.签约双方的用章是否为合同专用章。

  (三)合同文字

  1.合同用语是否规范;

  2.文字表达是否确切无误。

  (四)合同的经济效益

  1.预计取得的经济效益和可能承担的风险;

  2.合同非正常履行时可能受到的经济损失。

  第十六条

  各部门在合同评审过程中,要认真填写《合同评审表》,明确表示意见,作为合同修改、取舍的依据。

  第十七条

  对于内容复杂、较难掌握或签约人认为有必要的合同,在修订过程中,需由公司法律顾问进行有效性审查,并提出相关法律意见。

  第十八条

  合同正式签订前,应按如下程序报有关领导审查批准:

  (一)公司法人代表签订的合同,价款1000万元以下的,报总经理办公会审批;价款1000万元以上的,须报公司董事会审批;

  (二)公司总部各法人委托人所签订的合同,须报法定代表人审批;

  (三)各分公司自揽的工程项目,在授权范围内的,由分公司经理办公会审批;超过授权范围的,须报公司总经理办公会或董事会审批,由公司法定代表人签订。

  第十九条

  根据法律规定或实际需要,需报工商行政管理部门签证或请公证处公证的合同,须按有关规定办理。

  第二十条

  未签施工合同的工程项目,必须经总经理审核批准后方可动工,并按特殊事项对待。此时,项目小组和市场部要紧密跟踪客户的信用变化,督促对方尽快确定工作量,及早签订合同。

  第五章合同的履行

  第二十一条

  合同依法成立后,即具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员,应严格履行合同规定的义务,确保合同履行。

  第二十二条

  各部门负责人应随时了解、掌握合同执行情况,合同管理部门要按月统计合同执行情况,根据合同确定的收款条件,及时催收款项。

  第二十三条

  工程竣工后,各承办部门应提供工程追加(减)资料,协同合同管理部门一起向客户办理竣工结算。

  第二十四条

  合同履行完毕的标准应以合同条款或法律规定为准。具体应为:物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续。

  第六章合同变更(解除)

  第二十五条

  合同的变更(解除)必须符合《经济合同法》的规定,并应在法律规定或合理期限内与对方商议。

  第二十六条

  变更(解除)合同的手续,应与签订合同时的审批权限和程序相同。

  第二十七条

  变更(解除)合同,一律采用书面形式。经公证机关公证的合同,在达成变更(解除)协议后,必须报公证机关重新公证。

  第二十八条

  变更(解除)经济合同的协议在未达成或未批准前,原合同仍然有效。

  第二十九条

  如因变更(解除)合同可能使当事人受到损失,双方应在变更(解除)合同的协议中明确规定各自应承担的责任。

  第七章合同纠纷的处理

  第三十条

  发生合同纠纷时,合同承办部门必须及时向主管领导汇报,并主动会同合同管理部门研究解决纠纷的办法。一般合同纠纷,由合同承办部门按照合同约定或法律规定负责处理;重大合同纠纷以及涉及仲裁、诉讼等法律事务的合同纠纷,由合同管理部门在法定代表人的授权范围内负责处理,并及时报上级主管部门备案。

  第三十一条

  合同纠纷应在法律规定的时效内提出,并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。

  第三十二条

  对于经济合同纠纷达成一致意见的,应签订书面协议,并应及时将此书面协议传递给相应部门和单位。

  第三十三条

  处理纠纷的协议书未按期履行时,可以申请仲裁机关仲裁或到人民法院起诉。

  第三十四条

  合同纠纷处理或执行完毕的,将有关资料汇总、归档,以备查考。

  第八章合同管理

  第三十五条

  所有合同应按本制度第九条的规定归口合同管理部门统一管理。

  第三十六条

  合同管理人员和合同具体承办人员必须经过有关合同法律、法规知识的培训,掌握有关的法律及业务知识。

  第三十七条

  合同档案

  (一)建立合同档案。每份合同应包括合同正本、合同副本及附件、合同文件的签收记录,合同分批履行的情况记录、变更(解除)合同的协议书、电传,合同统一编号,不得重复或遗漏;

  (二)建立合同管理台账。台账的内容应包括序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况。台账应准确、完整、及时;

  (三)建立合同情况月报制度。各分公司市场部应在每月5日之前将截止上月底的合同台账报送分公司总经理和公司市场部,公司市场部汇总后报公司总经理,同时抄报公司财务部和法律顾问部门。

  第三十八条

  合同专用章

  (一)合同专用章由公司、各分公司统一刻制、编号和颁发;

  (二)合同专用章应严格按授权范围使用,不得混用、代用或借用;

  (三)合同专用章应妥善保管,若有遗失,立即报上级主管单位并应声明作废。

  (四)签订合同应当使用合同专用章,不得使用本单位的公章、内部机构章或其他专用章。

  第九章附则

  第三十九条

  本制度由公司总经理办公会制订,其解释、修改权归公司总经理办公会。

  第四十条

  本制度自20**年1月1日起执行。

篇4:项目公司劳动合同管理制度 (2)

  劳动合同管理制度

  (20**修订版)

  一、目的

  规范劳动合同管理。

  二、适用范围

  适用于郑州区域本部及各项目公司人员。

  三、合同审批权限

  (一)战略层:副总经理及以上级别员工

  战略层员工劳动合同签订,由集团总部批准后执行。

  (二)运营层:总监、经理级别(不含财务类)

  1.区域本部运营层员工劳动合同签订,由区域总裁批准后执行。

  2.项目公司运营层员工劳动合同签订:

  (1)经理级别员工劳动合同签订,由项目公司分管副总裁批准后执行;

  (2)总监、总经理助理、技术总工级别员工劳动合同签订,由区域总裁批准后执行。

  (三)支持层:经理以下级别员工

  1.区域本部支持层员工劳动合同签订,由区域总裁办主任批准后执行。

  2.项目公司支持层员工劳动合同签订,由项目公司总经理批准后执行。

  四、劳动合同管理

  (一)公司与正式员工签订劳动合同,与退休返聘员工签订劳务协议。

  (二)合同期限规定

  1.初次签订劳动合同的:

  根据员工的工作性质、年龄,签订的合同年限一般为:

  (1)公司与战略层员工签订劳动合同的年限为5年;

  (2)公司与运营层员工签订劳动合同的年限为3年;

  (3)公司与支持层员工签订劳动合同的年限为2年。

  2.续签劳动合同的:

  根据员工的工作性质、工作成绩及年龄,签订的合同年限为:

  (1)公司与战略层员工续签劳动合同的年限为5年;

  (2)公司与运营层员工续签劳动合同的年限为5年;

  (3)公司与支持层员工续签劳动合同的年限为3年。

  (三)合同签订流程

  1.初次签订劳动合同:

  由总裁办/总经办劳资专员指导新聘员工在入职后10个工作日内签订《劳动合同书》及其劳动合同附件(包含员工手册、岗位说明书、补充协议、廉洁自律公约等),一式两份。

  2.续签劳动合同:

  (1)总裁办/总经办劳资专员应在员工原合同期满前40日,将《劳动合同续签审批表》(见附件)呈报相关部门负责人、郑州区域总裁办负责人、郑州区域副总裁、区域总裁逐级审批后,依据审批意见方可执行;

  (2)公司与员工双方同意在劳动合同期满后续签劳动合同的,应在原合同期满前重新签订劳动合同;

  (3)由总裁办/总经办劳资专员指导续签员工签订《劳动合同书》及其劳动合同附件(包含员工手册、岗位说明书、补充协议、廉洁自律公约等),一式两份,双方各执一份。

  (四)劳动合同的存放管理

  1.劳动合同应存放入人事档案袋中,并进行编号管理;

  2.劳动合同要做到安全保管,定期检查,确保其完好、完整;

  3.劳动合同未经批准不得随意查阅与调用;

  4.劳动合同由总裁办/总经办劳资专员进行统一管理保存,并对劳动合同及相关附件负有保密性责任。

  (五)合同的解除

  1.员工有下列情形之一的,公司将与其解除劳动合同,不支付任何经济补偿:

  (1)在试用期内不符合录用条件的;

  (2)新员工没有如实填写《入职登记表》,或使用欺诈手段(其中包括提供伪造或过期的离职证明、身份证明、户籍证明、学历证明、健康证明、及其它《入职登记表》中应提供的应聘信息)入职的;

  (3)严重违反劳动纪律或公司规章制度的;

  (4)违反公司保密制度或双方签订的保密协议的;

  (5)严重失职、营私舞弊,对公司利益造成重大损害的;

  (6)发生特别严重工作质量事故,给公司造成不良影响或后果特别严重的;

  (7)员工同时与其他用人单位建立劳动关系,或经公司提出改正要求,拒不改正的;

  (8)被依法追究刑事责任。

  2.员工有下列情形之一的,在征得相关负责人同意后,总裁办/总经办将提前30日以书面形式通知员工本人解除劳动合同:

  (1)员工患病或非因工负伤,医疗期满后不能从事原工作或公司另行安排的其他工作的;

  (2)员工不能胜任工作,经过培训或调整工作岗位,仍不能胜任工作的;

  (3)订立劳动合同所依据的客观情况发生重大变化,致使原劳动合同无法履行,经当事人协商无法就变更劳动合同达成一致协议的;

  (4)法律、法规规定的其他情形。

  3.员工提出解除劳动合同,应提前一个月以书面形式通知公司。因未及时通知而给公司造成经济损失的,则根据国家有关法律规定处理。

  (六)完备离职手续

  1.双方终止或解除劳动合同,员工在离职前必须办理离职手续,否则公司有权不予办理工资结算。如因员工未办理离职手续给公司造成损失的,员工须按实际损失予以赔偿。离职手续包括:

  (1)办理工作交接事宜;

  (2)交还所有公司资料、文件、办公用品及其它公物;

  (3)清算与公司有关的往来帐目;

  (4)待所有离职手续完备后,公司方可结算工资相关事宜(结算的薪金等在公司的薪金支付日支付),出具解除或终止劳动合同证明。

  2.如与公司签订有其它合同(协议),按其它合同(协议)的约定办理。

  3.运营层以上或重要岗位管理人员离职,公司将进行离职审计。如发现有违反公司制度行为的,将按照公司制度和国家法律法规规定处理。

  (七)本制度未尽事宜,报区域总裁批准后方可执行。

  附件1《郑州区域本部劳动合同续签审批表》

  附件2《郑州区域项目公司劳动合同续签审批表》

篇5:地产开发有限公司合同管理制度

  地产开发有限公司合同管理制度

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  目录

  第一部分

  总则2

  一、合同管理定义2

  二、适用范围2

  三、合同管理原则2

  第二部分

  管理机构和职责3

  一、材料部职责3

  二、销售部职责3

  三、公司合同管理相关部门主要职责3

  (一)材料部3

  (二)法务主要职责4

  第三部分合同过程管理5

  一、合同的拟定5

  (一)通用合同的拟定(销售收入类合同)5

  (二)非通用合同、制式合同及其他合同的拟定(除销售收入类以外)5

  二、合同审批权限5

  (一)合同审批授权(根据公司运行情况调整时进行编制)5

  (二)支出类合同的审批流程及其表单6

  (三)收入类合同的审批流程及其表单7

  三、合同的履行8

  (一)支出类合同履行8

  (二)收入类合同履行9

  四、合同的变更与解除9

  (一)支出类合同的变更与解除9

  (二)收入类合同的变更与解除9

  五、合同纠纷的处理10

  (一)支出类合同纠纷的处理流程10

  (二)收入类合同的纠纷11

  六、合同文件资料管理11

  第四部分附则11

  第一部分总则

  为加强某某房地产开发有限公司(以下简称公司)各项合同管理工作,维护公司的合法权益,进一步推进合同程序化、标准化、规范化管理,降低在工作中的履约风险,提高企业管理水平和经济效益,树立良好的企业信誉,根据《中华人民共和国合同法》、《民法通则》等有关法律、法规规定,结合公司实际,制定本制度。

  一、合同管理定义

  合同管理是指合同的草拟、审批、签订、执行监督、信息反馈等。包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。

  二、适用范围

  本制度所称的公司合同是指公司所属职能部门以公司名义与公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。本制度不包括以下所列事项的合同:

  1、公司融资部签订的贷款、融资合同;

  2、开发部签订的土地出让合同、开发战略协议;

  3、行政综合部签订的目标责任书、劳动合同、福利合同、保密协议;

  4、财务管理部的公司设立、合并、重组、股权收购等合同;

  以上合同的签订由各管理部门进行完善,并出具管理方案,审批后单独下发相应管理制度。

  三、合同管理原则

  1、合法性原则:工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定,使得公司的权益能够依法受到保护。

  2、事前签订原则:合同应在经济事项发生前签署,禁止各类业务未签署合同即先行施行。

  3、公平公正原则:在合同的草拟、谈判、签订过程中,必须要公平公正的进行合同的商务谈判、签订工作。在合同履行过程中,要公平公正的对其进行考评,使公司与优秀的合作单位建立长期战略合作关系。

  4、规范化原则:在合同管理过程中,应不断完善合同范本,为公司以后的合同签订作为重要的依据。在经济事项发生时,如没有相应的合同范本,应该组织相关人员对合同进行草拟工作后,再进行逐级审批。

  第二部分管理机构和职责

  一、材料部职责

  公司材料部是公司支出类合同管理的草拟、报审、签订、监督执行机构;负责监督检查工程相关合同的订立和履行,协调解决合同履行中的问题,制定、审查并完善合同管理制度;在法定代表人授权下,参加合同纠纷的仲裁与诉讼等活动。

  二、销售部职责

  公司销售部是公司相应收入类合同管理的草拟、报审、签订、监督执行机构;协调解决合同履行中的问题,制定、审查并完善合同管理制度;在法定代表人授权下,参加合同纠纷的仲裁与诉讼等活动。

  三、公司合同管理相关部门主要职责

  (一)材料部

  1、负责对外签订支出类的合同;

  2、根据公司授权组织合同的签订、变更、解除等事宜;

  3、组织、协调合同审查及合同会签程序;

  4、监督、了解各类合同的签订、履行、变更、解除等事项,为与供应商战略合作管理提供评价信息来源;

  5、建立合同档案,对合同及其纠纷处理资料进行登录、统计、保管并提供查询服务;

  6、负责合同中数量、单价、总价及付款条款的审核,根据其是否超成本提出审批意见;

  7、及时向公司领导如实汇报合同管理、签订、履行中的问题,发现无效合同和利用合同进行违法活动时,应及时采取措施;

  8、建立公司工程承包合同管理网络,保证工程承包合同管理信息准确、网络畅通、反馈及时;

  9、宣传、贯彻国家有关法律法规,建立健全公司工程承包合同管理制度,检查工程承包合同管理制度执行情况;

  10、开展业务培训和宣传,组织合同管理经验交流与总结,提高合同管理人员业务素质;

  11、负责做好合同内有关商业信息的保密工作。

  (二)法务主要职责

  1、负责督导公司条款合同以及部分非格式合同的起草制定,对部分重大及重要合同的条款内容进行审核,避免出现法律漏洞,确保合同的完整性;

  2、负责公司工程承包合同合法性及法律风险审查;

  3、负责指导和处理以公司资质中标项目的合同法律纠纷,并提供相关法律咨询;

  4、协助进行重大合同的可行性分析,并提出书面分析报告。参加公司重大合同的谈判及文件起草工作;

  5、对公司各类合同的鉴定及履行情况进行监督、检查;

  6、负责合同纠纷引起的法律诉讼的处理;

  7、参加公司组织投标项目的签约期合同评审。

  第三部分合同过程管理

  一、合同的拟定

  (一)通用合同的拟定(销售收入类合同)

  通用合同由销售部负责组织拟定,定稿后印刷成制式文本,由公司档案室统一进行管理,建立相应领用制度,合同签订过程中,除将空白部分填写完整外,有特殊事项约定的在末页备注中体现,约定内容多的可添加附页。可以使用制式合同的,必须使用,如因特殊情况不能使用的,需书面申请并经营销总监和董事长共同审批同意后方可执行,并将书面申请与合同一并存档。

  (二)非通用合同、制式合同及其他合同的拟定(除销售收入类以外)

  1、非通用合同由材料部进行合同范本的草拟之后,由相关专业部门对其进行修改和补充后作为与合作方谈判的依据,作为此类业务合同的范本。

  2、制式合同由材料部定期组织相关部门进行修订、完善,并对制式合同享有最终解释权。

  3、经相关部门审核、材料部修订后的合同范本,材料部须严格按照合同范本签订合同,除技术要求、合同价款、付款方式等可变条款外,其他条款各相关业务部门不得进行修改,如确需重新修订的,由材料部以书面通知的方式知会相关部门。

  注:单体项目如分期或分块进行的,合同中必须明确说明,具体到期次和楼号,承包范围也需明确说明。

  二、合同审批权限

  (一)合同审批授权(根据公司运行情况调整时进行编制)

  (二)支出类合同的审批流程及其表单

  1、合同签订、审批流程

  发起部门(制定招标计划)→材料部(组织招标、投标单位选中、组织拟订合同)→材料部(组织合同谈判)→材料部(编制合同会签单并组织合同会签>)→材料部(根据会签意见进行修订、并负责签订合同与用章审批)→材料部(进行合同存档)。

  2、审批流程说明

  (1)发起部门为招标采购需求的提请部门,发起部门制定本业务单元的招标计划(详见招标采购管理制度),并报送公司材料部。

  (2)材料部依据发起部门的招标需求组织招标工作,按招标程序和审批程序确定中标单位后,材料部组织相关部门人员起草或修订合同。

  (3)合同拟定完成后,材料部联合法务、预算部及相关部门与中标单位就合同主要条款及合同细节进行洽谈,并最终确定合同内容。

  (4)合同内容确定后,材料部由专人负责制作《合同会签单》(见附1),并填写项目名称、编号、合同名称、合同金额、承包单位、合同签订依据等基础信息。

  (5)填写完成后的《合同会签单》附带合同文本,经由发起部门负责人签字确认后,材料部指派专人负责合同会签审批环节的《合同会签单》流转工作。

  (6)《合同会签单》及附带合同文本由材料部指派专人,依次呈送发起部门、法务、预算部、发起部门主管领导、财务总监、副总经理、董事长等审批。法务负责对合同的法律条款进行审核,预算部负责合同价款构成部分的审核,发起部门的上级主管领导,主要负责从专业角度对合同履约条款进行审核,财务总监负责合同付款条件的审核,经上述领导审核通过后的《合同会签单》及附带合同文本由副总经理审批,审批通过后由董事长根据上述部门的审核、审批意见,对合同进行最终审批。

  (7)《合同会签单》审核审批的任何一个环节尚未通过,则由相关审核审批责任人填写会签意见,并反馈至材料部进行合同修订,直至最终确认合同所有条款。

  (8)合同确定后,材料部负责与中标单位签署合同,并向行政综合部申请加盖合同章及法人章。

  (9)合同盖章完成后,由材料部负责对合同原件及《合同会签单》统一存档,同时在发起部门、行政综合部、预算部等相关部门对合同(附合同会签单)复印件进行备案,财务部保留原件。(部分合同需要向物业公司进行备案,备案合同清单由物业公司以工作联系单的形式发至相关部门,相关部门给予配合)。

  3、合同签订会签要求

  (1)材料部提供合同文本,附合同报价单,解答审核、审批过程中领导的询疑。

  (2)合同拟定、会签、签订、盖章等工作要求在中标通知书下发后三日内完成(工程类15天内完成),合同会签过程,相关部门之间应加强协调配合,加快合同审批进度。

  (三)收入类合同的审批流程及其表单

  1、合同签订、审批流程

  销售部(制定合同范本)→法务、营销总监(审核合同范本)→销售部(与项目所在地房产部门沟通、根据审核意见修改合同、编制合同会签单、组织合同会签)→法务、营销总监、董事长(合同会签)→销售部(修订合同并统一盖章)→销售部(合同存档)→财务部(合同备案)

  2、审批流程说明

  (1)销售部拟定收入类合同范本;

  (2)合同拟定完成后,发起部门联合法务、相关部门就合同主要条款进行商议,并最终确定合同内容。

  (3)合同内容确定后,发起部门到项目所在地房管部门进行合同发本审核;

  (4)审核通过后,发起部门填写完成后的《合同会签单》附带合同文本,经由发起部门负责人签字确认后,指定本部门专人负责合同会签审批环节的《合同会签单》流转工作,按上述审批流进行审批。

  (5)合同审批完成后,发起部门对合同进行统一盖章,并向行政综合部申请加盖合同章及法人章。

  (6)当盖章合同使用完时(继续使用原范本),直接并向行政综合部申请加盖合同章及法人章即可,无需走合同审批单。

  三、合同的履行

  (一)支出类合同履行

  1、合同依法成立后,即具有法律约束力,一切与合同有关的部门和人员,应严格履行合同规定的义务,确保合同履行。

  2、各类合同分别由承办部门和合同管理部门组织履行,掌握合同的执行情况,发现问题及时汇报请示,尽快解决。

  3、合同的执行部门应同时负责记录和监督对方合作单位的履约情况,保留有关的单据、信函等文字资料;并由合同管理员按月填写“对方合同执行情况监控说明”,其中必须列明和验证对方各项履约行为和承诺(如质量、进度等),以此作为付款的基本依据。每月的“对方合同执行情况监控说明”必须由合同执行部门经理审核签字,分别报材料部、预算部和财务部备案。

  4、合同结算条款规定对方有付款义务的,合同执行部门应按付款条款中的规定及时间向对方收取,由财务部统一出具发票。

  5、合同结算条款规定本公司有付款义务的:

  (1)执行合同的各部门应依照财务部门有关规定和合同具体约定,在合同签订后向财务部报送项目整体用款计划备案;

  (2)执行合同的各部门应填写《合同款支付申请表》,本表一式三份,由预算部、财务部、执行部门分别留存;

  (3)款项拨付的基本依据是资金计划及由合同执行部门提交的“对方合同执行情况监控说明”,款项拨付必须在按照审批流程逐级审批同意后方可进行。具体流程参见相关工程付款流程审批办法。

  6、合同履行过程中出现的问题,项目经办人应及时督促解决。如无法履约,应向预算部门、副总经理及董事长汇报,维护公司的合法权益;

  (二)收入类合同履行

  详见营销管理制度中的合同管理部分

  四、合同的变更与解除

  (一)支出类合同的变更与解除

  1、合同一经签订立即产生法律效力,任何人不得擅自变更或解除。但合同在履行过程中,如遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时,可以进行变更或解除合同;

  2、未履行完的合同需变更或解除时,必须由材料部查清原因,会同合同管理部门研究并提出意见,经主管领导审核后,同对方进行协商。达成一致意见时,双方必须签署书面协议,不得单方修改、废止或随意口头变更。合同变更和解除后,承办部门应及时通知其他有关部门和签证机关;

  3、合同违约必须依法追究责任方的违约责任。对方违约时,必须由承办部门按规定索取违约金,如果由于违约给我方造成的经济损失超过违约金时,还应索取赔偿金;

  4、工程竣工验收时,应由工程主管部门出具验收证明,并附带施工方的请款报告经合同管理部门核实并确认与合同相符后,报主管领导审批,才给予以结算付款;否则,财务管理部门有权拒绝支付款项;

  5、质保期满合同履行完毕,由预算部门进行核实后,及时归档。工程类合同的质保款支付会签单上必须设物业公司签章栏,经物业公司总经理签字确认后才能按照正常审批流进行审批支付。

  (二)收入类合同的变更与解除

  详见营销管理制度中的合同管理部分

  五、合同纠纷的处理

  (一)支出类合同纠纷的处理流程

  1、合同在履行过程中产生纠纷时,合同履行部门应根据合同中有关纠纷处理的条款与合同订立方协商进行解决;当协商不成时,必须向上级主管领导、法务进行汇报,并在三个工作日内提供有关资料,任何部门或个人不得延误诉讼时效或擅自放弃,更不得隐瞒实情;

  2、法务在接到报告三个工作日内提出法律处理意见。根据合同纠纷的不同情况,向公司有关领导汇报,经协商无法解决的纠纷,经董事长批准后,可向仲裁委员会或直接向人民法院起诉;

  3、如纠纷进入法律诉讼程序解决,应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律法规和本办法处理。

  4、纠纷事件处理准备的资料:

  (1)合同文本,包括附件、变更或者解除的协议,有关的电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书、介绍信、传真及其他有关资料等;

  (2)开工、验收、提货、发票等有关单位票据;

  (3)货款的承付、托收凭证,有关的财务账目;

  (4)产品的技术规范、质量标准;

  (5)证人证言;

  (6)其它与处理纠纷有关材料。

  5、处理合同纠纷,应特别注意以下问题:

  (1)在证据可能丢失或以后难以取得的情况下,及时采取证据保全措施;

  (2)发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权益难以实现时,适时依法申请采取财产保全措施;

  (3)对于债权债务关系明确、合法且双方对债务无异议的,依法及时向人民法院申请支付令或提起诉讼;

  (4)做好每起合同纠纷实况记录、存案备查;

  (5)凡属我方责任的合同纠纷,应逐笔查明原因、分清责任,要求责任人员承担责任,并责成提出补救措施。

  6、双方已签署解决纠纷的协议书、仲裁机关的协调书、仲裁决定书及法院的裁定书、调解书、判决书,在正式生效后,应复印若干份,交给公司行政综合部收执、备案或存档。

  7、当对方逾期不履行发生法律效力的调解书、裁决书、判决书时,合同使用部门应当及时提请法律事务部门向人民法院申请强制执行。

  (二)收入类合同的纠纷

  详见营销管理制度中的合同管理部分

  六、合同文件资料管理

  1、承包合同基础资料包括但不限于:招标文件、招投标文件、合同、补充合同、来往函件及签收单据、数据电文、会议纪要、合同评审纪录、合同交底纪要、合同履行信息表、变更索赔相关基础资料、财务结算凭证等有关材料。

  2、合同管理部门(人员)应按体系中文件资料控制程序的要求对合同签订、合同分析、合同监督、合同跟踪、变更和索赔中的合同文件资料,进行收集、整理、传递和保存。合同文件资料的管理应严格执行有关保密规定,不得泄露商业秘密。各单位应重视合同档案的管理工作,并根据各单位的情况制定相应的细则。

  3、公司必须建立承包合同基础资料台帐和档案,收集的各种文件、报表、单据等应有规定的数据结构要求。合同基础资料应当在合同履行完毕或纠纷处理完毕后30日内,系统整理,统一编号,装订后归档,丢失的必须查清原因。

  第四部分附则

  1、本制度自发布之日起生效,

  2、本制度由公司行政综合部制定并负责解释。

  3、公司行政综合部应根据不同的发展阶段的管理要求对本制度进行修订、补充和完善,确保合同管理制度能够起到切实有效的作用。

  附表1:

  合同会签单(一)(项目成本类通用)

  单位/项目名称:

  提交时间:*年*月*日

  合同名称

  编号:

  甲方

  代理人

  乙方

  代理人

  付款方式

  和期限

  履行期限

  质保金及质保期

  合同价款

  合同签订依据

  是否范本合同

  合同主要内容

  材料部

  经办人:

  部门负责人:*年*月*日

  相关业务部门

  负责人:*年*月*日

  法务履约风险、违约条款、合同的完整性等

  签字:*年*月*日

  预算部

  是否超成本、说明超成本原因并明确成本科目

  部门负责人:*年*月*日

  相关业务部门主管领导

  签字:*年*月*日

  工程总监

  综合评定

  签字:*年*月*日

  财务经理

  付款条款

  签字:*年*月*日

  副总经理审批

  综合评定

  签字:*年*月*日

  董事长

  特殊批示

  签字:*年*月*日

  说明:合同一式八份,正本两份,副本六份;其中我方正本一份,副本三份,正本由档案室留存,副本分别由项目财务室、预算部和具体使用部门留存。

  附表2:

  合同会签单(二)(备案合同通用)

  单位名称:

  提交时间:*年*月*日

  合同名称

  编号:

  甲方

  代理人

  乙方

  代理人

  付款方式

  和期限

  履行期限

  质保金及质保期

  合同价款

  合同签订依据

  是否范本合同

  合同内容

  业务部门

  合同主要内容、发包范围、与正式合同的差异及特殊说明

  经办人:

  部门负责人:*年*月*日

  法务履约风险、违约条款、合同的完整性等

  签字:*年*月*日

  主管领导

  经办人:*年*月*日

  副总经理审批

  综合评定

  签字:*年*月*日

  董事长

  签字:*年*月*日

  说明:合同至少一式四份,正本两份,副本两份;其中我方正本一份,副本一份,正本由档案室留存,副本由项目财务室留存,如有其它需要,酌情调整签订份数,由法律人员负责审批。

  附表3:

  设备付款进度

  项目名称

  付款进度

  预付款

  发货前

  货到现场验收

  安装验收

  质保

  备注

  大型设备

  电梯

  ≤10%

  ≤50%

  ≤60%

  ≤95%

  ≥5%

  质保一律要求扣现金

  空调主机

  发电机组

  锅炉

  箱变

  ≤10%

  ≤60%

  ≤95%

  ≥5%

  高低压柜

  变压器

  换热机组

  冷却塔

  小型设备

  水泵

  ≤10%

  ≤40%

  ≤95%

  ≥5%

  壁挂炉

  防盗门、防火门

  楼宇对讲系统

  配电箱

  附表4

  工程付款进度

  项目名称

  付款进度

  预付款

  进度款

  工程竣工验收合格

  审计完成后

  质保

  总包工程

  无

  分阶段按完成产值的80%支付

  ≤80%

  ≤95%

  ≥5%

  大型工程

  中央空调风系统、水系统安装

  无

  第一批材料进场付进场材料款的50%,以后每月支付形象进度的60%-70%

  ≤80%

  ≤95%

  ≥5%

  消防工程

  钢结构、幕墙

  小型工程

  塑钢门窗安装

  无

  第一批材料进场付进场材料款的30%,以后每月支付形象进度款的60%-70%

  ≤80%

  ≤95%

  ≥5%

  铁艺栏杆/楼梯间栏杆

  安防系统

  健身器材

  地基处理/护坡

  打井

  绿化景观

  绿化苗木

  无

  每月支付低于形象进度款的50%

  ≤70%

  ≤80%-90%

  ≥10%-20%

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