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延伸阅读如何有效处理物业服务中的投诉

  物业管理投诉,亦称物业投诉、业户投诉,是指业户,即物业所有人和使用人,在物业使用或享受服务的过程中由于房屋质量、设备设施运行、日常与专项服务、毗邻关系等原因所受到的各种委屈或不满而向物业管理企业提出诉状,请求处理的行为。处理好物业管理投诉,是物业管理企业从事物业管理与服务工作中的一项重要任务,也是与业户直接交流、沟通的最佳方式。

  物业管理是集服务、管理、经营为一体的服务性行业,而作为服务性行业的物业管理企业要想杜绝物业管理投诉是完全不可能的,正如营销名言所讲“感谢与不满之间只隔一张纸”。

  一、物业管理投诉产生的原因

  物业管理企业在服务与管理运行中,以“业户至上,服务第一”的理念为宗旨,全心尽力地为业户提供各项专业化服务,但往往因物业本身的场所限制,硬件设施的配套与功能,服务项目的提供,物业服务人员的态度、技能;物业各专项服务的质量;维修基金使用的受控;某些工作效率或事件处理的跟督力度等存在一定的缺陷或不到位之处,引起业户的不满,导致物业管理投诉。

  1.物业布局、配套与房屋质量方面的因素。一是业户对物业的整体布局、环境设计、各类配套等感到不满:如绿化覆盖率少,花草树木种植量少或品种稀,水电煤或有线电视、防盗系统等部分未到位,物业内的垃圾房、配电房、污水处理站及其他布局不合理,没有足够的车辆停放场所,没有休闲与娱乐场所或活动室;没有便利店等。二是在入住物业的前后,对房屋的质量方面感到不满:如房屋渗水,内外墙体开裂,管道裂缝或堵塞、下水道不畅等。

  2.设备、设施方面的因素。主要有两个方面:一是对设备、设施设计不合理而感到不满:如电梯厅狭窄,电梯外面没有楼层运行数字显示等。二是对设备、设施运行不正常所感到的不满:如电梯经常停梯维修,供水、供电、采暖等设备经常出现故障、防盗门禁电子系统经常无法正常使用等。

  3.物业管理服务方面的因素。常常因物业管理企业中物业管理人的服务态度、服务时效、服务质量、所提供的服务项目等达不到期望而引起的不满:

  1)服务态度:如部分物业管理人礼仪礼节欠佳,言语粗鲁或不文明、不当;态度生硬、横眉冷眼等。

  2)服务时效:如服务与处理事件速度太慢,服务或维修不及时、拖拉等。

  3)服务质量:如人身、财产的安全得不到保障,环境卫生脏、乱、差,绿化区域内杂草丛生、枯枝败叶,维修返修率高等。

  4)服务项目:主要是指物业管理企业所提供的物业服务项目较单一性,不能满足各类不同层次业户的需求。

  4.物业管理费用方面的因素。主要是对物业管理服务费、各种分摊费用等的收取而感到不满:如认为物业管理费太高,各类公共能耗等费用的分摊不均或不合理等。

  5.社区文化方面的因素。主要是指物业内缺少文化气息、社区活动,由此而形成不满,表现为:国定节假日环境布置没有或欠佳,没有举办社区公益活动,物业内文化气氛不浓或没有等。

  6.突发事件处理方面的因素。这些因素固然有其突发性,但由于这类事件发生的后果比较严重,不仅直接影响到业户的正常工作与家居生活,并给其带来了很大程度的麻烦或不便,导致产生了比较强烈的投诉:如突然停电,被困于电梯,室内被盗、家室浸水,遭受意外的火灾、车辆的丢失、私人物件的被损等。

  7.相邻关系方面的因素。主要是由于业户与相邻业户之间产生的矛盾协调不成而转至物业管理企业的各类投诉:如因设计局限而造成相邻之间防盗门的安装、因墙体的隔音差而影响相邻之间正常的休息、因装潢时的水管铺设不当引起卫生间、厨房间及其他部位向下漏水而导致相邻之间矛盾的产生等。

  二、物业管理投诉者及其心态

  充分了解物业管理投诉者及其心态是物业管理企业处理物业管理投诉的关键所在,知己知彼,才能百战不殆。

  1.物业管理投诉者

  笔者认为,物业管理投诉者大致可以归纳为以下三种:

  1)职业投诉者,或称专业投诉者。这些人在获得物业服务之前、中或后,始终不间断地以不同的理由、不同程度的大小事等进行投诉,希望通过这样的途径能直接或间接地获得经济上更多的收益或补偿以及为其提供超高的服务水准。投诉的内容往往是小问题,但投诉者总是试图以之夸大。对这种类型的业户,物业管理企业是很容易识别的,主要是看投诉者某种固定的投诉模式即可。

  2)问题投诉者。在物业管理投诉项目中,绝大多数人都属于这一类,他们对待所面临已出现的问题或不满,往往不想小题大做,只想将问题或不满通过各种有效途径进行反映,要求物业管理企业能尽快给以处理解决,并予以其圆满回复,问题或不满解决了,那么他们也就获得了满足感。

  3)潜在投诉者。这类投诉者有其合理的投诉事由,但出于某种原因的考虑并不想进行投诉,尽管有时也会向自己的亲戚朋友“诉苦”或不断地发牢骚、埋怨。此类型的投诉者只有在被“逼上梁山”之时才会转向问题投诉者。

  2.物业管理投诉者的心态

  1)心态之一:求尊重。这主要是指那些有地位、有财富及其他类型(如自我感觉良好等)的业户,他们往往口气大,来势猛。一到物业管理公司,不是拍桌子,就是摔东西,还要大吵大嚷,盛气凌人。通过这一系列的语言及行为向物业管理企业提示:你要关注我、尊重我、要不折不扣地为我办事等。

  2)心态之二:求发泄。这种心态类型的业户,由于他在工作上、交际上、家庭生活等中受到了不同程度的委屈,造成心理上的偏差或不平衡,想通过对某一件小事甚至想尽办法去寻找投诉点,发泄心中的郁闷或不快,以此来满足心理上的安慰。

  3)心态之三:求补偿。“表里不一”是这种类型业户最好的心态表述。这种人来势往往不凶猛,来了以后并不是单刀直入,而是甜言蜜语、夸这赞那,弄得物业管理人晕头转向、飘飘欲仙,在未来得及还神时,突然直截了当地反转话锋,正式切入主题,目的就是要获得经济上的补偿。

  三、理解与善待物业管理投诉

  物业管理投诉并不可怕,而且可以说它是不可避免的,物业管理企业应当以一种正确的心态去理解与善待业户的各类物业管理投诉:

  1.接待与处理各类物业管理投诉是物业管理和服务中重要的组成部分,也是提高物业管理服务与水准的重要途径。通过对物业管理投诉的处理解决,不仅可以纠正在物业管理与服务运行中所出现的各项失误或不足,而且还能够维护和提高物业管理企业的信誉和形象。

  2.受理及处理业户的投诉,对物业管理企业来说,并非愉快之事,但若能正确看待物业管理投诉,并把它转换为一种机会--一种消除失误、改善管理、加深与业户沟通与联系的机遇,坏事也就变成了好事。

  3.在物业服务中,管理运行的好坏、服务质量的优劣等,业户是最具有权威的评判者,他们的投诉往往暴露出物业管理企业在物业管理与服务中所存在的缺陷,(不合理投诉或无效投诉除外),物业管理企业也可以从中窥见业户对物业管理与服务的需求是什么,期望值又是什么;将各类投诉项目归类存档,同时运用科学的数量统计方法进行顾客满意度的测评,从而通过得出的有效数据,知晓顾客满意级度,找出问题的关键所在,加以利用,使管理与服务更上一层楼。

  4.物业管理企业如果对待业户的各类物业管理投诉置之不理、敷衍了事,那么,非但解决不了问题,而且还有可能将问题扩大化。因为物业管理企业每天都有可能会遇到各种各样不同类型的投诉,如果不能够及时尽快地予以处理、解决,给予业户答复,就会导致业户反反复复的电话投诉、书信投诉等。既影响了业户的正常工作与生活,又给处理带来了新的难度。久而久之,业户就会用拒交物业管理费之方式作无声的抵抗,直接影响了企业的经济效益。

  5.商业有云“一百减一等于零”,意思是说,企业对于一百人来讲,都能使他满意,但是如果得罪了一名顾客,那就会前功尽弃。这一次的劣质服务就会通过“公关效应”在顾客中传播。另外顾客感知的服务不是客观的、整体的服务,而是对他直接、间接获得的相关信息的主观分析。同样物业管理人倘若对物业投诉不认真对待或不加以重视,业户就会把那一次仅占百分之一的不良服务直接归咎于企业的服务水准上,那么就是物业管理企业管得再怎么好,服务水平再怎么优秀,也无法使他改变其持有的想法,直接影响了企业辛辛苦苦极不容易创建起来的良好声誉与品牌效应。

  四、物业管理投诉的处理原则

  物业管理企业在受理业户投诉时,除了要做到文明礼貌、热情友善、耐心周到、语言恭谦等服务规范外,还应遵循以下原则:

  1.责任原则。即“谁受理、谁跟进、谁回复”。

  2.记录原则。即对每一起物业管理投诉都需要作出详细的记录,通过记录,不仅接受处理的物业管理人本身对投诉事件一目了然,而且可以归档后总结物业管理投诉处理的经验,物业管理投诉处理策略。

  3.及时原则。一旦出现物业管理投诉,物业管理人就要尽快采取措施予以解决,对一时无解决的问题,在事先给予业户说明之外,要约时处理,时时跟进,力争用最短的时间内全面解决问题,并给业户一个及时的圆满答复。

  4.彻底原则。物业管理企业在接受与处理业户的物业投诉的前后过程中,要“从一而终”、“治病治根”,彻底解决业户的投诉,切忌零零碎碎、虎头蛇尾。

  五、有效处理物业管理投诉的方法

  1.耐心倾听,不与争辩

  物业管理企业一定要以平静关切的心态认真耐心地听取业户的物业管理投诉,让业户将投诉的问题表述完。在倾听的同时,要用“是”、“对”“的确确实如此”等语言,以及点头的方式表示自己的同情,不要打断业户说话。因为中途打断,就会使业户造成的印象是:一是业户的投诉是明显错误的;二是业户的投诉是微不足道的;三是没有必要听业户说话。打断会使业户认为其得不到应有的尊重。

  与此同时,物业管理企业还可以通过委婉的方式不断地提问,及时弄清投诉的根源所在。对那些业户失实、偏激或误解的投诉,物业管理企业千万不要流露出任何不满、嘲弄的情绪,要对业户的感情表示理解,争取最大限度地与业户产生感情上的交流,使业户感受到物业管理企业虚心诚恳的态度。不能钻“牛角尖”,或做任何敌对性、辩解性的反驳。因为业户前来投诉,是对物业管理人某些方面的服务、管理有了不满或意见,心里有怨气,此时若一味解释或反驳业户投诉,业户认为物业管理企业不尊重其意见而加剧对立情绪,甚至产生冲突。

  2.详细记录投诉内容

  在仔细倾听业户的物业管理投诉的同时,还要认真做好投诉记录,尽可能写得详细点、具体点,内容包括:投诉的时间、地点,投诉者姓名、联系电话(含bp机、手机、家庭电话、单位电话、应急联络电话等)、所居住地,被投诉者、部门,投诉事项;投诉的要求与目的;接受或处理人等。

  因为做好记录,不仅可以使业户讲话的速度由快转慢,缓冲其激动而不平的心情,这还是一种让业户安慰的方式。

  3.重复投诉问题,表示同情并加强交流与沟通

  当听完以及记录完业户的投诉之后,物业管理企业应对业户所投诉的内容以及所要求解决的项目进行复述一遍,看看是否搞清楚了业户所投诉的问题所在,便于进一步进行处理解决。可以说:“鬃先生、小姐/女士,您是说............,是吗?”、“鬃先生、小姐/女士,您认为............,对吗?”“鬃先生、小姐/女士,您所投诉的问题是不是这样............?”等。经过带有提问的投诉内容的复述,要求业户给予肯定或否定。有时候,业户听完物业管理企业的复述后,会说:“是的、是的,就是这样”或“对、对对,我就是这个意思”。当业户所表述的投诉内容表达不清楚,或对物业管理企业的倾听没有真正理解时,也会说:“不,不是这个意思,我是说............”等。

  对业户的遭遇或不幸表示歉意、理解或同情,让业户的心态得以平衡。可以说一些诸如此类的话:“谢谢您告诉我这件事情”、“对这件事情发生在您身上,我表示非常抱歉/难过”、“是的、是的,我完全理解您现在的心情”、“如果遇到我,也会这样的”等等。如果业户在投诉中大叫大嚷,手拍桌子,脚踢凳子等情况,则应上前主动对其表示关怀,说一些关心体贴入微的话如“不好意思,请您消消气,不要这样”、“请您不要生气,这样会伤了您的手/脚/身体”之类的话。

  物业管理企业要有“角色转换”、“将心比心”处理物业管理投诉的心态,转换一下位置,设身处地从业户的角度看待其所遭遇到的麻烦和不幸,安慰业户,最大限度地接近与业户的心理距离。正如一位很有经验的公关专家所述的那样:在顾客的接触中,应该表示自己很能理解顾客的心情,尤其是在顾客生气、发怒时,更应该说一些为顾客着想的话,这种与顾客心理上的沟通往往会使双方的关系发生微妙的变化,从敌对转向合作,从僵硬转向融洽,从互不让步转向相互让步,如此才能有利于问题的解决。

  物业管理企业要尽可能投其所好,找出共鸣点,与其交朋友,这样就更能接近投诉者,达到心与心的交流与沟通,正如所谓“不打不相识”。同时在交流过程中要富有幽默感,因为在人与人之间的交往中,幽默往往具有一种奇妙的力量,它是一种润滑剂,可以使原来的紧张变得平和、顺利和自然,起到“化干戈为玉帛”的作用。

  4.判定物业管理投诉性质。首先应确定物业管理投诉的类别,然后判定物业投诉是否合理。如投诉属于不合理的情况下,物业管理人应该迅速答复业户,婉转说明理由或情况,真诚求得业户的谅解。同时要注意:对业户的不合理投诉只要解释清楚就可以了,不要过多纠缠。如属合理有效的物业管理投诉,物业管理企业一定要站在“平等、公正、合理、互谅”的立场上提出处理解决意见,满足业户的合理要求。在着手处理解决问题时,注意要紧扣所投诉的问题点,不随意引申。要充分估计解决问题所需要的时间,最好能告诉业户确切解决的时间。如果没有把握的话也没关系,只要向业户说明情况,相信业户也会通情达理的。

  5.物业管理企业要立即行动,采取措施,尽快处理投诉内容。拖延处理业户的投诉,是导致业户产生新的投诉根源。及时处理是赢得业户信赖的最好方式。同时还要特别注重物业投诉处理的质量,这直接关联到物业管理企业的声誉与形象,弄不好还会造成好事变成坏事,使业户失去对物业管理企业的信任,最终导致“大意失荆州”的惨局。

  6.物业管理投诉处理完毕后,物业管理企业要把投诉处理的结果以走访、电话、信函等方式直接反馈给业户,这是处理物业管理投诉工作的重要环节。倘若失去这一环节,则表明物业管理企业所做的一切努力与辛苦的工作将付诸东流。业户口头投诉可以用电话形式回复,一般不应超过一个工作日;业户来函投诉则应以回函形式给予答复,一般不应超过三个工作日,特殊情况下不得超过一周。回复业户可以向业户表明其投诉已得到重视,并已妥善处理,从另外一个角度说,及时的回复可显示物业管理企业的工作时效。

  7.感谢业户的意见和建议,作为改进和完善工作的依据。物业管理企业可以按每月或每季度将各类投诉记录之文件给予归类存档,进行分析、评价、检讨,总结教训与经验,完善和改进管理及服务工作,从中积累处理个案的经验。同时,物业管理人处理完物业投诉后,最好给每一位投诉的业户发放一份“感谢函”,感谢他们的投诉、感谢他们的信任与支持,这样反而会使投诉得到物业管理企业与业户和谐共处的沟通环节,或许还会出现意想不到的良好的效果。

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篇2:业户投诉处理作业规范

  业户投诉处理作业规范

  1目的

  为了规范西安诚信物业管理有限责任公司管理服务区域的业户服务工作。

  2适用范围

  适用于公司客户服务部及其他相关服务部门对于服务管理区域内购物中心、百货商厦和卖场的业户服务工作。

  3基本要求

  3.1 规范用语

  在服务过程中应适用:“先生/小姐,您好”、“对不起”、“请稍候”、“请”等规范用语。

  3.2 办公场所上墙标识

  3.2.1 上墙标识由公司品质管理部统一制作。

  3.2.2 上墙标识:公司管理理念、公司质量方针、公司办事制度、报修服务流程、达标创优工作目标、服务承诺、收费价目表、有偿服务收费标准。

  3.2.3内容及要求。

  3.2.4 管理处标牌

  4业户接待

  3.3.1 办理进户手续时应事先通知业户,告知其注意事项及需携带的证件等材料,以免业户办理手续时徒劳往返。

  3.3.2 入驻前会同业户对房屋进行验收,并交付钥匙。

  3.3.3 与业户签订《管理公约》,让业户签领《业户手册》,告知共同遵守各项规定。

  3.3.4 帮助业户办理入驻后所需的事宜,如电话、传真等。

  3.4 退租服务

  3.4.1 对退租业户视入驻业户一样热情接待。

  3.4.2 管理处会同业户共同查看房屋状态,并提示业户不要忘记遗留物品。

  3.4.3 热情、迅速、准确地为业户办理退租手续及各款项的结算工作。

  3.5 收费管理

  3.5.1 收费项目标准向物价部门备案并得到业户认可。

  3.5.2 各类收费应开具正式统一收据、发票。

  3.5.3 定期按公开收费项目和收费标准向业户收取各类物业管理费,在业户愿意的情况下可以预收,并可按业户要求上门收取。

  3.5.4 每年将物业管理费收支情况向业户公布。

  3.6 维修基金(专项维修资金)

  3.6.1参照《陕西省城市住宅共用部位共用设施设备维修基金使用管理办法》使用维修基金(专项维修资金)。

  3.6.2 维修基金(专项维修资金)使用项目应包括物业管理上的设备设施更新、专项维修、设备大修、中修及其他项目维修。应在预算范围内,合理安排,做到平衡支出,支出的项目应经业户委员会同意。

  3.6.3 专项维修资金的使用应符合相关手续,应做到收、支、余帐账目清楚。

  3.6.4 按规定每年向业户公布一次使用情况。

  3.7 业户装修

  3.7.1办理业户装修手续,与业户签订装修,告知业户注意事项。

  3.7.2 业户装修过程中,通过巡视和督查,控制业户装修过程中产生噪音。

  3.7.3 防止有损房屋结构和公共设施的行为发生。

  3.7.4 业户装修完毕,参与现场察看,办理装修公司退场手续。

  3.8 业户档案管理

  3.8.1 建立业户档案,专人负责管理。

  3.8.2 业户档案袋内应存放自业户入住至搬离的时段内,物业公司签订的全部文件及相关业户的要求、建议、评议表等往来资料。

  3.8.3 档案查阅便捷,档案管理应符合公司制定的档案管理制度。

  3.9 物业档案管理

  3.9.1 建立物业、设备设施清单,设立设备台卡和维修台帐。

  3.9.2 收集、整理、保管物业设备设施的设计施工图纸及相关资料。

  3.10 物业延伸服务(无偿)

  3.10.1 根据无偿服务项目,接受业主委托,提供无偿服务。

  3.10.2 无偿服务内容以不影响管理处正常工作及费用支付为前提。

  3.10 物业延伸服务(有偿)

  3.10.1 接受业户委托,提供有偿服务。

  3.10.2 在规定的时间内完成。

  3.10.3 有偿服务完成后,需经业户签字验收,并收取约定的费用。

  3.10.4 维修费用由业户在约定时间内直接交往客户服务部,逾期由收费员上门收款,并登记入账。

  3.11 业户意见征询评议

  3.11.1 每半年向全体业户作服务质量调查,并作统计。

篇3:规范顾客投诉处理的流程

  顾客投诉处理程序

  1.目的

  规范顾客投诉处理的流程,使投诉能得到及时有效的处理。

  2.范围

  适用于公司各部门投诉的处理。

  3.职责

  3.1 管理者代表负责对各部门末能处理的顾客投诉提出处理意见,亲自或指派品质部经理处理顾客直接向本公司、上级公司或政府有关部门有关物业管理服务的投诉。

  3.2 品质管理部负责协助和督导部门经理需总经理或管理者代表提出处理意见的投诉,并保存《顾客投诉(建议)记录表》。

  3.3 部门经理负责处理部门凯发真人首先娱乐的业务范围内的所有投诉,并记录。

  3.4 各部门主办、管理员、班长负责处理凯发真人首先娱乐的业务范围内的投诉和记录,并向上级领导汇报。

  3.5 所有员工都负有向上级及时汇报顾客投诉的责任。

  4.方法与过程控制

  4.1投诉处理的原则  维护万科的利益,站在客户的角度,寻找处理问题的平衡点。

  4.2定义

  4.2.1 一类投诉:由于物业管理服务不到位而导致的顾客投诉。

  4.2.2 二类投诉:由于地产公司房屋质量、物业配套设施等原因而导致的顾客投诉。

  4.2.3 三类投诉:外部环境、非管理服务区域公共配套设施等原因导致的顾客投诉。

  4.2.4 有效投诉:一类顾客投诉为有效投诉。

  4.3 投诉的处理要求

  4.3.1当公司任何人接到顾客投诉时,当事人须向顾客致歉,对顾客的意见表示感谢,告知顾客我们会尽快给其答复或处理,并及时反馈给投诉受理部门。管理处相关人员对接到的投诉应记录在《工作信息记录本》中。

  4.3.2各部门接到任何投诉必须在工作时间8小时内、非工作时间24小时内对顾客做出处理回应,同时知会品质管理部。

  4.3.3各部门相关人员能即时处理的应尽快处理,并向上级汇报;不能即时处理的,迅速通知上级领导,由上级领导给出处理意见,指定专人负责处理并跟踪处理结果。

  a.一类投诉:由部门指定专人填写《顾客投诉(建议)记录表》("品质部意见"及"管理者代表"栏不必填写),及时跟进、处理,并将处理结果知会投诉人,《顾客投诉(建议)记录表》由处理部门妥善保存。

  b.二类投诉:由客户事务助理(主办)填写《工程问题处理记录表》,对于影响较大的问题由受理部门以书面形式主送客户服务中心,同时抄报公司品质管理部及相关部门与领导,并跟进与反馈处理结果,品质管理部予以监督。

  c.三类投诉:由受理部门在《工作信息记录表》上予以记录,根据投诉的影响程度以专题报告的形式转呈相关部门并将处理结果予以公布。

  4.3.4 对于处理难度较大的一类顾客投诉,必须将顾客反映的详细问题在半个工作日内报公司品质管理部及分管总经理助理,由品质管理部或分管总经理助理提出处理意见及时限,在限期内跟踪验证处理结果。

  4.3.5 顾客通过信件、电话、网络、传真等各种方式投诉到公司、集团公司及政府有关部门的投诉,由投诉接收者负责记录,将记录的《顾客投诉(建议)记录表》报品质管理部、分管总经理助理,抄送管理者代表,由品质管理部负责跟踪。品质管理部保存《顾客投诉(建议)记录表》原件,部门保存复印件。

  4.3.6投诉到客户服务中心的投诉及其他部门反馈到客户服务中心的一类投诉由客户服务中心转品质管理部提出处理意见后交由相关部门进行处理,品质管理部并跟踪处理结果。

  4.3.7各部门接到客户服务中心转发的投诉后,部门第一负责人必须及时安排或指定专人进行处理,并在1个工作日内将投诉处理措施反馈给品质管理部。

  4.3.8投诉处理部门和品质管理部须及时跟进处理情况,直至投诉处理完成。当接到投诉处理完成的信息后,品质管理部视情况决定是否进行回访,重要投诉品质管理部必须进行顾客回访。

  4.3.9任何员工以任何渠道得到与地产公司及物业公司相关的投诉后,都有责任及时知会所在部门相关人员或品质管理部。

  4.3.10 每月5日前,由部门客户事务助理(主办)将本部门上月顾客投拆(建议)(含投诉到公司、集团公司及政府有关部门的投诉)及处理情况汇总经部门经理审批后予以公布,并抄送品质管理部。

  4.3.11 品质管理部负责每季度对各部门投诉情况进行分析与汇总,并在公司内部信息网上予以公布。重要或具有代表性的投诉,品质管理部须及时于公司内部信息网上发布。

  4.3.12 对于无效投诉,对顾客应当予以合理、耐心的解释。

  4.4赔偿问题的处理

  4.4.1当顾客提出索赔要求时,如损失与地产公司有关或损失金额超过物业公司权限时提交地产公司处理。

  4.4.2如损失金额由公司承担的,由公司直接处理。

  4.5入伙后顾客提出退(换)房问题的处理

  入伙后当客户向管理处提出退(换)房要求时,由公司转地产公司处理。

  5.质量记录表格

  **wy8.3-g01-f1 《顾客投诉(建议)处理记录表》

  **wy8.3 -g01-f2 《工程问题处理记录表》

  **wy7.2.3-g01-f2《工作信息记录本》

  6.顾客投诉处理流程图(略)

篇4:物业住户投诉处理标准作业程序

  一、目的

  规范投诉处理工作,确保住户的各类投诉能及时、合理地得到解决。

  二、适用范围

  适用于住户针对公司管理服务工作的有效投诉处理。

  三、职责

  1、管理处主任负责处理重要投诉。

  2、事务部主管负责协助主任处理一般轻微投诉及每月的投诉统计、分析、汇报工作。

  3、管理处相关主管负责协助事务部主管和管理处主任处理本部门的被投诉事件,并及时向事务部反馈投诉处理信息。

  4、事务部管理员负责投诉现场接待工作。

  四、程序要点

  1、处理投诉的基本原则接待投诉时,接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”的十二字服务方针,严禁与住户进行辩论、争吵。

  2、投诉处理流程图3、投诉界定(1)重大投诉。下列投诉属重大投诉:

  ①公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错,经住户多次提出而得不到解决的投诉;

  ②由于公司责任给住户造成重大经济损失或人身伤害的;

  ③有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。

  (2)重要投诉重要投诉是指因公司的管理服务工作不位、有过失而引起的投诉。

  (3)轻微投诉轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限给住户造成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响,可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。

  4、投诉接待

  (1)当接到住户投诉时,接待员首先代表被投诉部门向住户表示歉意,并立即在《住户投诉意见表》中作好详细记录:

  ①记录内容如下:--投诉事件的发生时间、地点;--被投诉人或被投诉部门;--投诉事件的发生经过(简单明了地叙述);--住户的要求;--住户的凯发网站的联系方式、方法。

  ②接待住户时应注意:--请住户到沙发入座,耐心倾听住户投诉,并如实记录;--必要时,通知事务部主管或管理处主任出面解释;--注意力要集中,适时地与住户进行交流,不应只埋头记录。

  (2)投诉的处理承诺:

  ①重大投诉,当天呈送公司总经理进入处置程序;

  ②重要投诉,接待后1小时内转呈主管经理进行处置程序;③轻微投诉,不超过2天内或在住户要求的期限内解决。

  5、住户服务中心接待员根据投诉内容10分钟内将《住户投诉意见表》发送到被投诉部门,领表人在《投诉处置记录表》签收记录。住户服务中心接待员应将重大投诉及重要投诉经事务部主管当天转呈公司总经理或管理处主任。

  6、投诉处理内部工作程序(1)被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕,并按《住户投诉意见表》对投诉处理过程作好记录。在投诉处理完毕的当天将《住户投诉意见表》交到住户服务中心。接待员收到处理完毕的《住户投诉意见表》后,应在《投诉处置记录表》记录。(2)公司总经理、管理处主任在接到重大投诉和重要投诉后应按公司《不合格纠正与预防标准作业程序》文件的规定处理。

  7、住户服务中心接待员收到被投诉部门投诉处理的反馈信息后,将情况上报事务部主管,并在当天将处理结果通报给投诉住户。通报方式可彩电话通知或由巡楼组人员上门告之。

  8、事务部主管在投诉处理完毕后通知管理员安排回访。在每月30日前对投诉事件进行统计、分析,将统计、分析结果上呈主管经理,并将《住户投诉意见表》汇总上交品质部,由品质部长期保存。

  9、其他形式的投诉(如信函),服务处参照本程序办理。

  10、投诉的处理时效(1)轻微投诉一般在2日内处理完毕,超时需经管理处主任批准。(2)重要投诉一般在3日内处置完毕,超时需经公司总经理批准。(3)重大投诉应当在2日内给投诉的住户明确答复,解决时间不宜超过10日。

  五、记录

  1、《住户投诉意见表》

  2、《投诉处置记录表》

篇5:客户投诉处理工作管理规定

  目的

  1、树立良好企业形象,共同维护公司利益和良好声誉。

  2、提高工作效率,优化服务质量,提高客户信心,确保客户满意。适用范围xx物业管理服务有限公司属下各项目及公司内部相关业务部门。具体内容

  1、凡属**公司之员工,当接到顾客投诉时,必须聆听,同时将顾客投诉的时间、姓名、住址、联系电话号码及投诉主题详细记录,并将相关信息及时反馈客户中心前台(一般情况下在24小时内反馈)。

  2、客户中心前台接到投诉信息后,必须做好汇总、核实、分析,根据各种投诉性质和程度及时作出相应的处理办法,并于12小时内向相关部门传递,要求限期处理和回复。

  3、属非合理投诉事项的,客户中心须向顾客耐心解释,力求给予顾客谅解和宽容,对于难以说服的顾客,则由部门负责人须出面协调解决。

  4、属日常投诉合理事项的,相关责任部门接到客户中心传递信息或调度后,须及时核实,并组织落实相应工作,若遇特殊情况或客观等原因不能按规定时间完成工作的,须在接到调度后的2个小时内向客户中心前台作出回应,以便向顾客回复。

  5、相关部门将问题处理妥善后,须于2小时内反馈客户中心,以便跟进验证和回访顾客(回访时效在2个工作日内执行)。

  6、属紧急抢险抢修、重要重大或需要开发商解决等事项,接报人或前台人员须于3分钟内知会相关部门作应急处理;各管理处负责人遇不能解决之重要重大事项,须于接报后的5分钟内上报物业公司主管领导,并于24小时内提交相关书面报告。

  7、物业公司主管领导遇不能协调解决的重要重大事项,须于接报后的10分钟内电话上报董事领导决策处理(并在48小时内提交书面报告);处理完毕后,由发展商客户服务部会同物业公司于8小时内跟进验证,并于完成后的2个工作日内回访客户。

  8、首问人(即第一时间与客户接触和接报投诉的人),必须负责跟进客户中心处理进度情况,客户中心协调处理完毕,须于2小时内反馈首问责任人。

  9、每周每月由客户中心作统计评估分析报告,并反馈董事办、总经办和开发商客户服务部。

  10、不按本规定及相关工作流程配合工作,而影响整体运作或引起客户矛盾激化或有损公司利益和声誊的,视其责任轻重程度,根据公司制度,分别给予书面警告、记过、记大过、降级或开除处理;对工作表现出色或对公司有卓越贡献的,经相关部门和公司董事领导认可,分别给予嘉奖、记小功、记大功或颁发奖金等鼓励。

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