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新接楼宇入伙管理程序

  新接管楼宇的入伙管理程序

  1.0 目的:制定入伙程序,以便入伙工作顺利进行,从而更好地服务业主、方便业主。

  2.0 范围:适合于所有新接楼宇。

  3.0 内容:

  3.1 物业接管前的工作:

  3.1.1实地考察:

  对已确定接管的物业,由公司在该物业竣工前组织前期管理部、经营管理部、工程技术部、安全部和清洁绿化部等部门有关人员前往物业现场,围绕接收后管理工作所涉及的有关问题进行考察,(必要时可多次进行实地考察),并提出书面的建议,在此基础上,制定入伙工作方案。

  3.1.2成立分公司:

  新的物业分公司应于入伙前1-2个月成立,并开始运作,根据实际需要,采取人员分步到位的办法,到入伙时,按定编人数配齐分公司各类管理人员及各分包单位。

  分公司各类人员按以下程序进入物业现场,但可根据现场条件和实际情况进行调整:

  a.入伙前50天,任命分公司经理,另配备助理员1人,财务室会计、出纳各1人,组成分公司筹建班子,编制入伙工作方案报公司研究批准后,立即投入实质性准备工作。

  b.入伙前2个月,调派机电管理维修人员进驻施工现场,参与机电设备安装调试的监理工作,填写工作记录,全面掌握物业机电设备的第一手资料。

  c.入伙前1个月,管理层人员配齐,分公司挂牌办公。

  d.入伙前1个月,组建护卫班进驻现场,负责对所接管物业的守卫工作。

  e.入伙前25天,组建清洁分包队伍,开始对已接收的房屋进行卫生清洁工作。

  f.入伙前10天,护卫三个班的人员配齐、培训上岗。

  g.入伙前半个月,水电维修班正式成立,人员配齐就位。

  3.1.3分公司进驻小区前的工作:

  a. 分公司应要求公司提前派出工程技术人员进驻现场,与地盘的工作人员一起,参与机电设备的安装调试,了解整个楼宇内所装备的设备设施,熟悉各类设备的构造原理、性能;熟悉水、电、暖、气管道线路的铺设位置及走向等,为入伙后的管理、维修养护打下基础。

  b. 由发展商为新成立分公司提供临时办公场所,公公司根据实际需要,拟制定办公用品的采购计划,报公司审批后购置。

  c. 在公司的指导下,和发展商协调,印制收楼、入伙所必须的文件资料和表格,如《装修管理规定》、《**物业管理服务指南》等。此部分工作最好于入伙前一个月完成。

  d. 根据入伙工作方案,编制分公司员工生活用品采购计划,根据公司审批后订购。

  3.2物业接管中的工作:

  3.2.1分公司要主动与发展商和承建单位联系,协商楼宇交接问题,及时将协商情况汇报给物业公司并在公司领导下组织验收小组。由发展商、承建单位和物业公司三方共同组成联合交接小组,制定验收方案,统一验收标准,商定交接注意事项和交接日期。

  3.2.2准备验收项目表格,物业公司对所接收的建筑物、设备设施,要分别准备充足的验收记录表格。

  3.2.3全面验收交接。验收时须有发展商(地盘)、承建单位和物业公司(含分公司指派人员)三方共同参加,逐项进行验收,填写记录单,每份验收记录单上均须有三方人员的签名,验收记录单一式3份,三方各执一份。对验收合格的项目,列出清单,进行交接,交接双方在清单上签字;对不合格的产品,注明存在的问题,提交发展商和施工单位,限期整改,整改项目必须经每时复验,合格后方可接收,物业公司将税收清单交分公司保存。

  3.2.4对于已经接收的项目,分公司从接收。

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篇2:物业入伙管理程序(5)

  物业入伙管理程序(五)

  1目的

  本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和要求,以确保业主(客户)准确而有秩序的入住。

  2适用范围

  适用于公司所承接管理的住宅楼的入伙手续。

  3相关标准要素

  gb/t19002-iso90024.84.94.10

  4相关文件

  4.1质量手册第4.8章、4.9章、4.10章

  4.2物业的验收程序

  4.3业主(客户)维修安装服务

  4.4物业装修管理

  4.5提供给业主(客户)的文件的控制

  4.6物业管理费用收取

  5职责

  5.1物业管理部负责入伙管理中的主要事务。

  5.2财务部负责向业主(客户)收取管理费押金及水电增容费等。

  5.3机电工程部负责入伙管理中必要的维修服务。

  5.4消防治安部负责入伙管理中消防设施的验收。

  5.5经营部负责制定入伙预交费用标准。

  6实施程序

  6.1入伙准备工作

  6.1.1物业管理部在入伙前一个月应制定入伙工作计划,该计划中应明确:

  a.入伙时间;

  b.负责入伙工作的人员及其职责;

  c.入伙手续;

  d.入伙过程中使用的文件和表格。

  6.1.2入伙工作计划应由物业管理部经理批准。

  6.1.3开发商应提前一个月向业主(客户)发出《入伙通知书》,详细说明:

  a.需业主(客户)准备的证明材料;

  b.需业主(客户)填写的表格;

  c.办理入伙手续的程序。

  6.1.4办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识,并指定专人负责业主(客户)办理入伙手续时的各类咨询和引导,以便于业主(客户)办理各项手续。

  6.2入伙审查登记

  6.2.1管理处应建立入伙登记表,管理处对业主(客户)提交的《入伙通知书》进行查验,确认无误后收取《入伙通知书》,在入伙登记册中注明,并向入伙申请人发放资料,应包括:

  a.《入住说明》;

  b.《住户手册》;

  c.《住户公约》;

  d.《管理协议》;

  e.《预交费用标准》;

  f.《装修须知》;

  g.《住户登记表》;

  h.《装修审批表》;

  i.《验收交接表》。

  6.2.2上述发放的资料应在《入伙登记册》中由业主签收,或由管理人员注明,并按运作程序文件《提供给业主(客户)的文件的控制》进行控制。

  6.2.3在提供给业主(客户)的《入住说明》中应明确由业主(客户)填写并提交的资料,一般包括:

  a.身份证或工作证复印件;

  b.《业主(客户)登记表》;

  c.购/租房合同的正本及复印件;

  d.已签署的《住户公约》、《管理协议》。

  6.2.4管理处对业主(客户)提交的资料进行审核验证,验证内容包括:

  a.表格填写是否完整、正确和清晰;

  b.公约和管理协议是否已签署;

  c.身份证明文件与购/租房合同、及《业主(客户)登记表》是否一致。

  6.2.5审查通过后,入伙管理员收取购/租房合同复印件、《业主(客户)登记表》、《住户公约》一份、《管理协议》一份,在《入住通知书》注明签收。

  6.3预交费用

  6.3.1经营部应根据政策、法规及发展商或业主委员会的规定,制定《入伙预交费用标准》。

  6.3.2经营部在审查并接收业主(客户)提交的文件后,应通知业主(客户)去财务部交纳相关的预交费用。(或由管理处代收缴后转交财务部)。

  6.3.3财务部根据《入伙预交费标准》向业主(客户)收取各项费用,并开立相应票据给业主(客户)。费用项目包括:预交管理费押金、水电增容费等。装修保证金及清运费等由管理处负责核收和控制。

  6.3.4财务部应通知管理处已交纳预交费用业主(客户)的姓名或单位,并由管理处在入伙登记册中注明。

  6.4发放钥匙及房屋验收

  6.4.1上述手续完成后,管理处查验入伙登记表及已签署的《管理协议》、及各项收费票据

后向业主(客户)发放钥匙,并在《钥匙发放登记表》上登记。同时应和业主(客户)协定验收房屋的时间和方式。

  6.4.2管理处与业主(客户)一起验收其名下的物业,登记水、电、气表底数,双方在《验收交接表》上签字确认。

  6.4.3验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门。具体参见运作程序《业主(客户)维修安装服务》。

  6.5入伙后的装修管理

  6.5.1物业管理部在提供给业主(客户)的文件中应明确装修管理的要求,具体内容参见运作程序《物业装修管理》。

  7记录

  7.1入伙通知书

  7.2入伙登记表

  7.3住户登记表

  7.4验收交接表

篇3:物业接管验收物业入伙物业装修控制工作程序

  物业接管验收、物业入伙及物业装修控制程序

  1.0目的

  对楼宇验收、接管物业、业主住户的入住及装修过程进行控制,确保业主住户在最短时间内顺利入住,业主住户对房屋的装修符合要求。

  2.0范围

  适用楼宇验收接管物业、入住前准备、入住过程及房屋装修过程的管理。

  3.0职责

  3.1总经理负责组织成立物业验收接管领导小组并负责楼宇的验收和接管物业活动。

  3.2管理处负责物业验收接管物业的日常事务组织协调工作。

  3.3各部门按规定组成接管小组时各专业组参与物业的验收接管工作。

  3.4管理处负责入住的具体实施负责接收装修的申请批准和质量控制。

  3.5工程部负责对业主住户的房屋装修的有关工程质量问题进行监督控制。

  4.0工作程序

  4.1楼宇的验收接管物业的控制

  加强物业综合验收和交接管理,保障房屋及配套设施的质量及各项功能指标符合规定要求和标准。

  4.1.1物业验收应具备的条件

  4.1.1.1新建物业验收应具备的条件:

  a)建设工程施工全部完成经竣工验收合格;

  b)供电、供气、经排水、卫生、道路、采暖冷(必要时)等设施能正常使用;

  c)房屋幢户编号经有关部门确认。

  4.1.1.2原有物业验收应具有的条件:

  a)房屋所有权、使用权清楚;

  b)土地使用范围明确。

  4.1.2成立物业接管工作小组,由总经理任组长,管理者代表和拟任管理处主任任副组长,小组成员由相关部门负责人组成,按专业设立资料组、工程土建组和机电组,管理处组织编

  制物业接管计划报总经理批准实施,管理处负责日常事务的运作,按计划验收。

  a)各专业组长负责接管分工范围内的工作,严格验收,把好质量关;

  b)各专业小组按国家省市工程验收标准验收物业,确保物业的各项功能、指标符合规定要求。

  4.1.3参与房屋的竣工验收

  4.1.3.1验收前资料准备:竣工验收前资料组要求委托方提供开发建设单位、工程施工单位、监理单位、消防管理部门、管道煤气公司、配电工程施工单位、设计院等部门提供有关资料,适当时包括物业规划图、竣工总平面图、单体建筑及结构竣工图、地下管网竣工图、建筑施工竣工图、隐蔽工程验收签证、沉降观察记录、竣工验收证明、房地产权属关系的有关资料、机电设备说明书、消防系统竣工验收证明、电梯等公共设施检查验收证明,用水电气指标批文,水电气表校验报告等图纸资料并对所有资料进行查验,为物业接管验收提供资料和数据。

  4.1.3.2物业的竣工验收:验收接管领导小组参与开发建设单位、工程施工单位、监理单位、消防管理部门、管道煤气公司、配套工程施工单位、设计院等依照建设部《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》(1993,12)《房屋接管验收标准》(1991,2)等规定组织的竣工验收工作。

  4.1.4对已竣工在使用物业的验收接管工作

  4.1.4.1各专业组根据分工范围分别负责对房屋主体结构、单元住宅、公共配套设施(水、电、气、机电设备、消防、管线等)进行现场检查验收,管理处按《资料移交清单》、《房屋接管验收表(水)》、《房屋接管验收表(电)》、《房屋接管验收表(土建)》、《公建接管验收表》、《园林绿化接管验收表》、《设备接管验收表》、《工程整改记录单》、《接管验收明细表》、《验收遗漏问题统计表》所列项目进行逐项验收并填写好以上相关记录。

  4.1.4.2验收结束后,验收接管领导小组对验收中存在的问题进行归纳汇总,并将《房屋接管验收表(水)》、《房屋接管验收表(电)》、《房屋接管验收表(土建)》、《公建接管验收表》、《园林绿化接管验收表》、《设备接管验收表》、《工程整改记录单》、《接管验收明细表》、《验收遗漏问题统计表》的副本交委托方,以落实责任部门限期整改直至达到规定要求。

  4.1.5物业移交内容

  4.1.5.1建筑物移交内容:

  a)各类房屋清单及配套钥匙;

  b)单体建筑结构、水电气设备竣工图;

  c)住宅区规划图竣工总平面图;

  d)其它必要的技术资料含设计的变更和隐蔽工程验收签证。

  4.1.5.2公共设施及公共场地移交:

  a)公共设施及公共场地清单;

  b)绿化竣工图、室外竣工图含地下管网、道路、停车场等;

  c)机电设备操作、维护说明书;

  d)其他必要的技术资料含设计变更和隐蔽工程验收签证。

  4.1.5.3资料的移交:移交资料应包括:产权资料和技术资料两大类。资料组负责各类资料的核对、接收,填写《物业交接验收表》并根据《文件控制程序》进行分类编号,列出清单,移交管理处归档保管。

  4.1.6新竣工的物

业由验收接管领导小组与委托方和开发建设单位就建筑物保修事宜进行协商,明确维修责任和保修期限。

  4.1.7房屋的维修:应根据建设部《全国优秀管理住宅小区标准》加强对业主住户的房屋及维修的管理,努力做到:

  a)房屋外观完好、整洁,执行《清洁服务控制程序》有关规定;

  b)建筑物有明显标志及方向指引,执行《服务提供控制程序》有关规定;

  c)房屋完好率应达到98%以上;

  d)无违章建筑;

  e)房屋装修无危及结构安全,执行本程序装修部分;

  f)房屋维修及时率达98%以上,合格率达成100%并建立回访制度;

  g)代收代付房租、水、电、气等各项费用,收缴率达98%以上,执行《费用收取操作规程》;

  h)房屋资料档案齐全,便于查阅,执行本程序入住有关规定。

  4.2楼宇入住

  4.2.1入住准备

  4.2.1.1管理处相关人员根据分工,应作好以下准备工作:

  a)编制业主住户入住资料清单,保证入住单必要的文字资料齐备;

  b)适宜的办公场所;

  c)对各岗位人员进行专业培训、考核合格后上岗。

  4.2.1.2对新竣工的物业,如需要举办入住典礼仪式,由管理处主任安排和组织,护卫队负责维护现场秩序。

  4.2.1.3入住手续的办理应尽量提供一条龙服务,为住户节省时间,保证办理入住手续简捷方便。

  4.2.2入住过程的控制

  4.2.2.1办理入住手续工作流程:

  入住住户登记钥匙交接设备资料交接交接验房验收证件

  4.2.2.2验证收件:向业主住户交楼时必须查验《入伙邀请书》、《商品房屋销售合同》及房屋购买付款凭证原件、业主身份证原件和复印件或业主委托代办人代办的证明、代办人身份证原件和复印件,法人资格;确认手续后,业主根据合同规定需交首期管理费;方可办理交接验房手续。

  4.2.2.3住户登记:协助业www.pmceo.com主住户填写《家居情况登记表》及《家庭成员登记表》并将业主住户身份证、户口或护照签证复印存档。具体执行《客户服务中心工作手册》关于住户交楼的规定。

  4.2.2.4钥匙交接:与业主住户当面清点所有房屋钥匙,填写《入伙钥匙签领表》并签字。

  4.2.2.5设备资料交接:与业主和住户当面清点所有设施资料说明书,填写《入伙签收一览表》请住户签字确认。

  4.2.2.6验房;管理处工程人员随业主住户前往楼宇住所,抄录水、电、气表底数,检查所有家具房屋设施装修状况,填写《业主入伙接楼表》、《入伙返修项目表》,对存在质量问题

  约定时间限期维修,执行《设施设备技改修缮维修控制程序》和《工程维护部工作手册》有关规定。

  4.2.2.7入住:业主住户入住后,管理处客户服务人员应将有关文件资料整理完毕,交档案室存档。

  4.2.2.8业主自行出租房屋的交接,业主委托物业公司办理交楼手续时,根据《城市房屋租

  赁管理办法》(1995年建设部42号令)出具租赁合同等有关书面文件,并明确水电气电话费用物业管理费的承付方和起止日期等事项。

  4.3对房屋装修的控制

  4.3.1住宅使用房屋需进行装修时,应执行《建筑装饰工程施工企业资质等级标准》(建设部1995,6)、《建筑装饰装修管理规定》(建设部1995,8)、《成都市城市房屋装修结构安全管理规定》{成人发[2000]3号《公告》(发布)}和《住宅内装饰装修管理办法》(建设部110号)的有关规定,业主住户应填写《房屋装饰装修申请表》向管理处申请获得批准,审核是否符合有关规定。

  4.3.2装修人员凭已审批的《房屋装饰装修申请表》、营业执照、装修装饰资质证明等有关证件到管理处办理《装饰装修服务协议》缴纳有关费用后,按期开工,对个体装修从业人员应具备个体装饰装修从业上岗证并办理相关手续。

  4.3.3装修中非结构性变动应由工程部负责查验、批准,工程部可进行有偿代办,对结构性变动及专用设备(如管线、仪表)的变动,应向主管部门申请批准。

  4.3.4工程部应加强对装修作业现场的监督管理,防止扰民、污染或安全事故的发生。

  4.3.5装修后的验收:业主住户装修完毕后应通知管理处与业主住户共同验收,业主住户除按照装修合同进行验收外,工程部按公司《房屋装修管理规定》和国家有关装修规定进行验收,对违章情况应限期纠正,填写《房屋装饰装修竣工验收表》。

  4.3.6业主住户在管理处对其装修验收并在《房屋装饰装修竣工验收表》中填写验收合格意见并签名后,方可正式启用。

  5.0支持/相关文件

  《服务提供控制程序》

  《文件控制程序》

  《基础设施和工作环境控制程序》

  《设施设备技改修缮维修控制程序》

  《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》(建设部1993,12)

  《房屋接管验收标准》(建设部1991,2)

  《建筑装饰工程施工企业资质等级标准》(建设部1995,6)

  《建筑装饰装修管理规定》(建设部1995,8)

 《成都市城市房屋装修结构安全管理规定》{成人发[2000]3号《公告》(发布)}

  《住宅内装饰装修管理办法》(建设部110号)

  《客户服务中心工作手册》

  《工程维护部工作手册》

  6.0记录

  《资料移交清单》

  《房屋接管验收表(水)》

  《房屋接管验收表(电)》

  《房屋接管验收表(土建)》

  《公建接管验收表》

  《园林绿化接管验收表》

  《设备接管验收表》

  《工程整改记录单》

  《接管验收明细表》

  《验收遗漏问题统计表》

  《入伙邀请书》

  《家居情况登记表》

  《家庭成员登记表》

  《入伙钥匙签领表》

  《入伙签收一览表》

  《业主入伙接楼表》

  《入伙返修项目表》

  《房屋装饰装修申请表》

  《装饰装修服务协议》

  《房屋装饰装修竣工验收表》

篇4:客户入伙管理程序

本文提要:若客户委托他人办理入伙,需提供《客户委托书》、客户身份证原件及被委托人《身份证》原件及复印件,贴心管家和维修部技工陪同客户验收房屋,验房时若客户提出质量问题,记录在《房屋交接验收表》上。

1.0目的:让客户便捷办理入伙手续。
2.0范围:管理处客服部。
3.0职责:
3.1客服部负责物业入伙的办理及档案的建立。
3.2其它部门负责协助。
4.0程序:
4.1物业入伙程序:
4.1.1验证并存档客户的相关资料:
4.1.1.1《入伙通知书》;
4.1.1.2《购房合同书》原件,留存复印件;
4.1.1.3客户《身份证》或营业执照原件,留存复印件;
4.1.1.4若客户委托他人办理入伙,需提供《客户委托书》、客户身份证原件及被委托人《身份证》原件及复印件。
4.1.2领取入伙资料袋:
4.1.2.1《业主登记表》;;
4.1.2.2《业主公约》一式两份;
4.1.2.3《前期物业管理服务协议》一式三份;
4.1.2.4《房屋装修申请书》;
4.1.2.5《房屋使用说明书》及《房屋质量保证书》;
4.1.2.6《室内管线分布图》(含电、给排水平面图);
4.1.2.7入伙收费一览表;
4.1.3业主办理相关手续
4.1.3.1填写《业主登记表》,签订《业主公约》;
4.1.3.2客户部相关人员收表;
4.1.3.3客户缴纳相关入伙费用;
4.1.3.4贴心管家和维修部技工陪同客户验收房屋,验房时若客户提出质量问题,记录在《房屋交接验收表》上,无问题由客户在表单中签字确认。
4.1.3.5贴心管家负责汇总、(www.pmceo.com)整理房屋问题,联系施工单位进行整改工作。
4.1.3.6整改完毕由贴心管家把结果反馈给客户,由客户在《房屋交接验收单》上确认签名。
4.1.3.6合格及整改合格后,向客户发放该单位钥匙,并请客户在《业主登记表》中的钥匙栏中签字,如客户需管理处托管钥匙,填写《托管门匙责任声明书》。
4.1.3.7办理住户智能卡。
4.1.3.8签订相关协议。
4.1.4整理客户资料并存档,并将客户资料录入电脑。
4.1.5在客户服务中心墙上装修入伙进度表上贴上标签。
5.0质量记录:
5.1《业主登记表》
5.2《业主公约》
5.3《前期物业管理服务协议》
5.4kh-03-r01《房屋验收交接表》
5.5kh-03-r02《机动车停车位申请表》
5.6kh-03-r03《入伙客户情况登记表》
5.7kh-03-r04《住户智能卡办理申请表》
5.8kh-03-r05《托管门匙责任声明书》

篇5:大厦业/租户入伙装修程序

一、业/租户入伙程序
为了使管理部各管理员熟知业/租户入伙程序流程,能迅速地办理业/租户入伙手续,特拟定如下入伙程序流程如下:
a)业/租户按财务部发出入场收楼通知书,按时带齐各类资料到本管理处办理各类事项。
b)到管理处管理部办理手续。
1、业/租户应出示证明:
1]本人身份证明的原件及复印件。
2]《销售合同》或《租赁合同》(原件及复印件)。
3]代理商资格证书及代理书。
2、若业/租户本人未能亲临,委托他人办理,被委托人应出示的印件:
1]由业/租户本人签署的委托书原件及复印件。
2]被委托人身份证明原件及复印件。
3]《销售合同》或《租赁合同》(原件及复印件)。
3、管理部应办事项:
1]验明来客身份证明。
2]将上述客户资料复印件存档。
3]填写业/租户资料登记表。
c)管理部与工程部同业/租户对其单元进行验收。
1]管理部携带锁匙协同工程部与业/租户前往单元。
2]根据验楼表格所示进行讲解。
3]填写设备移交表(业/租户签名)。


二、业/租户二次装修申请程序
为了管理员能清楚地了解业/租户二次装修管理程序,能顺利优质地为业/租户办理装修事项,拟定业/租户二次装修管理流程如下:
a)管理部与工程部同业/租户办理装修申请。
1]业/租户提交二次装修申请表。
2]与业/租户承包商会面,了解具体装修程序。
3]承包商提交二次装修图纸。
b)工程部审批业/租户所提交资料。
工程部对业/租户资料提出整改意见,管理部报总经理审批以上业/租户提交资料所办理的手续是否妥当之后,请业/租户www.pmceo.com或其承包商进行整改。
c)业/租户到管理部办理的手续。
1]办理装修期间临时出入证。
2]办理《施工许可证》。
3]办理动火证,配备灭火器。
4]安排开门(不移交钥匙)。
5]配备电表并记下电表读数加封。
6]提供《施工管理条例》、《违规处罚条例》、《告业/租户书》。
d)业/租户进入装修阶段,工程部定期检查装修情况,保安部经常性检查安全事项,管理部经常督导装修卫生情况并协调业/租户与各部门的关系。
e)业/租户装修完毕手续。
1]提交竣工图,报管理处审核。
2]工程部提交审核意见。
3]工程部验收业/租户装修完的设施。
4]对于损坏的公共设施将按价从装修押金中扣除。
5]工程部验收完毕将填写竣工验收单,并签署意见、盖章。
f)业/租户将验收单、临时出入证、工程部签署的意见书送财务部,财务验明,按章归还出入证押金。
g)经总经理审批由管理部发放《开业许可证》。
h)管理部通知工程部送电。业/租户开业后,工程部将落实遗漏工程通知业/租户整改完毕后,三个部门意见书,总经理审批后方可到财务部退还装修押金。

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