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小区投诉处理及回访制度

  小区投诉处理及回访制度

  一、凡客户的投诉,不论采取何种形式,如信函、电话、传真或来访,统一由管理处集中登记、组织处理、向客户反馈处理结果。

  二、建立《客户投诉登记表》,对每一份投诉及意见均应予以记录。记录的内容包括客户姓名、投诉时间、涉及部门、内容摘要、处理结果等。

  三、客服中心专职人员根据客户投诉意见,填写相关工作联系单,责成相关部门进行处理。

  四、对重大投诉,部门不能处理或需要统一协调的,直接报管理处主任,由管理处主任作出处理决定。

  五、投诉接待专职人员应跟踪投诉的解决情况,如仍存在问题,仍需责成相关部门迅速处理。

  六、业主的投诉处理完毕应进行走回访,了解业主对投诉处理的意见,并及时整理归档。

  对业主的投诉定期进行分析总结;对反复出现的问题,应组织有关部门探讨并找出解决办法和预防措施,防止重复发生。

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篇2:管理处客户回访规程

  1.0目的:加强与客户之间的沟通,促进公司管理服务品质的提高。

  2.0适用范围:物业管理处内部

  3.0职责:由管理处客服部进行回访工作,必要时管理处经理需亲自回访。

  4.0方法和过程控制:

  4.1专项回访:客户正式入住小区,经理应组织对客户进行拜访;

  4.1.1推行新的管理服务措施;

  4.1.2增加新的服务收费项目;

  4.1.3开展重大的质量活动;

  4.2日常回访:客服部每月应对小区内客户抽3-5户进行管理服务品质的回访,征询客户对物业管理工作意见;请修类的回访率为30%。

  4.3重大事故回访:

  4.3.1客户家中一旦发生事故,公司人员接报后应迅速赶到现场,进行各种紧急情况的应急处理;

  4.3.2客户家中事故处理完毕后,www.pmceo.com客服部应积极上门回访,根据实际情况做好各类善后及防范工作;如:积极调查事故原因,对客户开展安全教育宣传,检查其他隐患并处理,帮助解决一些实质性困难,协调各方面关系等;

  4.3.3客服务部应分析事故原因,根据情况制定相应的预防措施。

  5.0回访方式:对客户的回访形式应该是多样化的,常用的包括:电话回访、上门回访、书信回访、口头回访等,还包括采用调查表的形式。

  6.0回访记录:对客户的一切回访应认真做好记录(文字形式或图片形式),以备追溯。

  7.0参考资料:

  7.1 kh-07-r01《客户投诉处理记录表》

  7.2 kh-08-r01《回访记录表》

篇3:物业客户投诉处理程序(五)

  1.0程序目的

  建立处理客户投诉渠道,增进与客户的沟通,迅速、及时、合理地处理客户的投诉,提高客户对服务的满意率。

  2.0适应范围

  管理处受理的客户投诉。

  3.0主要职责

  3.1客服中心负责对客户投诉的受理、回访工作。

  3.2相关部门负责对客户投诉的内容进行处理。

  3.3各部门负责将投诉内容转告给客服中心。

  4.0程序内容

  4.1投诉形式:客户投诉的形式包括电话、来访、书信或新闻媒体、网上投诉。

  4.2投诉类型:客户对公共设施、设备、清洁、绿化、维修、保安、消防及员工服务等方面不满意的投诉。

  4.3处理客户投诉的原则:

  4.3.1先别急于解决问题而应先抚平客户的不满情绪;

  4.3.2务必保持心境平和,并全神贯注的聆听客户的投诉;

  4.3.3只针对问题本身,www.pmceo.com而不要针对个人;

  4.3.4投诉第一受理人有责任跟踪投诉处理情况,直到问题解决为止;

  4.4有效投诉处理完毕后,在2个工作日内进行回访,并在《客户投诉处理记录表》做好回访记录,投诉回访率为100%。参见:《客户投诉受理规程》

  4.5程序流程

  4.2.3客服中心下班后,由监控中心负责接听服务电话及受理、记录客户投诉,并在第二天上班后将未处理的投诉或相关问题以《工作知会单》的形式转至客服中心处理;

  4.2.4第一投诉受理人有责任跟踪处理情况,直到相关投诉解决为止。

  4.3相关投诉处理完后,由客服中心安排人员在三个工作日之内进行回访,并填写好《投诉处理表》,投诉处理率、回访率为100%;

  5.0相关支持性表格

  《业主/住户投诉记录表》

  《工作知会单》

  《投诉处理表》

篇4:物业客户投诉处理操作程序(二)

  1、客户的投诉可能有以下几种形式

  通过书面形式进行投诉(包括信函、传真、电子邮件等)。

  通过电话形式进行投诉。

  直接到各区管理处面对面进行投诉。

  2、针对不同形式的投诉,采取以下相应的处理操作程序

  (1)对书面形式的投诉处理操作程序。

  ①详细阅读所来的投诉资料,必须弄清楚业主的投诉目的(如有疑惑之处,应立即致电业主了解清楚)。

  ②致电业主表明我们已收到其投诉资料,正着手安排解决,并表示歉意,请求谅解。

  ③按投诉资料的投诉情况填写《投诉处理记录表》(附表17),并连同投诉资料交由主任签署。

  ④按主任已签署的《投诉处理记录表》上的处理意见开出相应的通知单,由跟进人员送往相关处理部门与相关部门达成处理共识,主要是投诉处理开始及完成时间要相关部门予以明确。

  ⑤再次致电业主,[[表述我们的处理意见及计划完成时间,征询业主之意见。

  ⑥跟进人员必须紧密跟进有关部门的处理情况,在处理过程中发现影响处理执行的情况应立即向主任汇报,由主任亲自与其他部门进行协调解决。

  ⑦如主任也无法协调解决的问题,应立即通知客户服务部协助跟进,仍无法解决的由经理进行协调解决。

  ⑧投诉处理完后,由跟进人员致电业主对处理情况及结果进行意见征询。

  ⑨跟进人员将业主对处理情况及结果的意见详细记录在《投诉处理记录表》上,并由主任签署后交收费文员归存。

  ⑩客户服务部定期到各区收取业主的书面投诉资料及《投诉处理记录表》(副本),进行整理分析,并向上级部门提出分析报告和整改方案。

  (2)对来电形式的投诉处理操作程序

  ①对投诉来电应耐心听取,尽量避免在电话里进行解释,对关键要点应在便条上即时记录(以便准确完整记录在《投诉处理记录表》上)。对不清楚之问题应在业主投诉完后,客气地进行询问明确,目的要准确无误地了解业主的投诉要求。

  ②在来电结束前应向客户表示歉意,请求业主的谅解。

  (3)对直接到各区管理处面对面进行投诉的处理。

  ①在业主进行投诉时,接待人员要耐心平静地聆听,对关键问题要及时在便条上予以记录(以便准确完整记录在《投诉处理记录表》上),不要在业主投诉过程中进行申辩解释。

  ②待业主投诉完后,视投诉情况对业主表示歉意并请求谅解,并在对业主的投诉情况发生之原因在有充分了解情况的条件下作恰当的解释(这点可灵活掌握)。

  ③向业主表示我们将尽快与有关部门联系解决业主的投诉,并客气礼貌地陪送业主至门口外。

篇5:物业人员投诉处理须知

  本文提要:投诉处理完毕致电或走访客户,询问其对处理结果是否满意,是否有别的建议,并再次感谢其对我们工作所做出的帮助。

  一、如何有效避免投诉?

  1]参与施工监理,使工程质量多一份保证。

  2]物业管理公司在开发单位竣工后从技术角度、法律角度验收,并办理书面的交收手续,避免日后引起投诉。

  3]签订详细的管理合约,明确管理公司和业主或使用人的权力义务,防止以后不必要的麻烦。

  4]对物业的设施安排合理的日常维护、检修,使事故减少到最低点。

  5]经常开展反馈调查便民服务,了解信息,及时发现问题解决问题。

  6]对业/租户或业主入伙时应及时交予管理合约、业/租户手册、装修须知,并予以解释,降低投诉率。

  二、处理投诉

  1]开通投诉热线:

  2]详尽记录投诉人姓名、铺号名称、联系电话。

  3]耐心听取客人投诉,禁止以任何理由或借口推卸责任。即使错误在本身,亦不可当面指出,顾客态度即使很坏,亦不可顶撞顾客,并记下投诉内容。

  4]对于业/租户的设诉,能当场做出解释应当场给业/租户解决,若不能马上处理的应记下投诉人的姓名、事件的经过、www.pmceo.com投诉对象以及投诉人的联系方法、业/租户签字,并告知解决的期限,以便及时告诉结果。

  5]应感谢客人指出的不是之处,对客人提出的建议表示感谢,并把事件提交到相关部门进行处理或报上级主管审批。

  6]对于某个人违纪的投诉,应详细登记投诉的事件经过、证明人以及证物、投诉人及联系电话、签字。及时派有关人员的检查,确保事实的准确性,在依照事件的大小提请有关部门给予处理。

  7]投诉处理完毕致电或走访客户,询问其对处理结果是否满意,是否有别的建议,并再次感谢其对我们工作所做出的帮助。

  三、规范用语:

  您好!请问我们能为您做些什么?

  非常感谢您对我们提出宝贵的建议/意见,

  我们会及时把处理结果通知您

  您是否对处理结果感到满意

  您是否还有什么要求

  有什么可以帮忙

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