c物业公司采购管理规定 -凯发网站

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c物业公司采购管理规定

  c物业公司采购管理规定

  1.0目的

  保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准,对产品服务的最终实现提供优质保障;

  2.0适用范围

  适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理;

  3.0职责

  3.1管理部根据实际情况,选择物资供应商和供方,并进行供方评审确定物资供应商和供方名单;

  3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购,管理部负责其它物资的采购;并分别制定《物资采购计划单》;

  3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制;

  3.4各仓库由各部门(管理处)负责管理,仓管员负责各类已采购物资的质量、数量、验收及采购物资的保存;

  3.5总经理负责审批《物资采购计划单》;

  4.0程序

  4.1供方评审

  4.1.1相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方,选择依据包括但不限于:

  a) 公司现状及发展目标;

  b) 供方基本情况,例如服务态度、营业执照及地理位置等,服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求;

  4.1.2管理部组织人员进行供方评审,评审内容包括但不限于:

  a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书;

  b)顾客满意率及行业中的声誉和口碑;

  c)有人员和设备能保证及时提供配件和凯发网站的售后服务,从业人员的持证上岗率合格;

  d)评审时的物资样品质量达到100%,现场操作人员服务质量达到100%的合格;

  e)在保证质量的前提下考虑价格;

  f)评审完毕,管理部填写《供方评审报告》;

  4.1.3评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记,合格服务供方在《合格供方名单》中登记。不合格者,由管理部填写《不合格报告》不予登记,《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制,总经理审批;

  4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评,填写《物资供应商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力,复评不合格者,应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。

  4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确:

  a)提供服务的范围、期限、质量要求;

  b)公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施;

  c)双方的权利和义务;

  d)违约责任,赔偿等事项;

  4.3当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时,各责任部门应会同采购人员采取以下措施,以保证产品、服务符合要求:

  a)与供应商或供方沟通,要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至最低,必要时向其提供一定的帮助。

  b)严密采购的验证或检验过程,严格监控供方提供服务的过程。

  c)根据合同限制或停止物资供应商供货/供方的服务,并从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。

  4.4 采购

  4.4.1每月底各部门(管理处)制定下月《物资需求计划》交综合办;

  4.4.2综合办根据各部门(管理处)的《物资需求计划》制定公司下月, 《物资采购计划单》,《物资采购计划单》应包括:采购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求;

  4.4.3采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购, 如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时,采购人员应上报综合办经理,由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审,临时评审准则根据实际情况而定,至少应包括供方评审内容中的“a、d”项;

  4.4.4各部门(管理处)每月初按本部门(管理处)本月《物资需求计划》到公司仓库领取本月所需物资,如遇突发事件需另外购买时,部门(管理处)负责人可决定临时购买,但应向综合办经理说明,各小区管理处主任可决定单价在200元(含200元)以下物资的采购,大厦管理处主任可决定单价在500元(含500元)以下物资的采购;

  4.4.5服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审,并填写《服务分包申请计划》、《服务分包申请计划单》包括:服务项目范围、质量要求、期限等,经授权人审批后报管理部。

  4.4.6综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。

  4.5物资的验证与接收。

  4.5.1所有采购的物资,由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证,并记录验证结果,及时通知仓管员进行检验和入库,仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。

  4.5.2如果有必要在供方现场检验时,应检验合格后进行记录才给予放行。

  4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查,其中属一次性分包服务项目如:外墙清洗,管理处必须加强过程的连续监控和采取竣工验收,明确其是否符合有关规定和合同的要求。

  5.0相关文件

  a)《合格物资供应商名单》qr—c

  b)《合格供方名单》qr—c

  c)《服务分包合同》

  d)《物资供应商评价报告》qr—c

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篇2:物业服务采购管理规定

  为规范物业部采购流程,明确采购责任,对采购过程进行管控,确保采购的物资、服务符合公司规定的要求,以保证公司利益,现对oa线上申请的物资采购流程进行规范,制定此规定。

  1.适用范围:集团公司。

  2.职责权限

  2.1物业部负责设备采购、定价、配送以及公司日常办公物资的询价、定价、选定单位等工作。

  2.2财务管理中心内勤负责把控、监督所采购物品是否符合标准。

  3.物业选购原则

  3.1一种物品购置部门找三家;

  3.2一种物品报三家;

  3.3一种物品最后定1-3家。

  4.财务审核标准

  4.1同类物品质量最优;

  4.2同类物品价格最低;

  4.3同类物品供应商服务最好。

  5.申请流程:参照《固定资产及低值易耗品管理办法》。

  6.审批流程

  6.1物业部填写《物业采购申请表》,提交财务内勤审核,内勤审核通过后方可执行下一步。

  6.1.1财务管理中心内勤审核申请表是否包含设备名称、型号、采购单位、配置需求、数量等信息。

  6.1.2财务管理中心内勤审核呈报采购金额是否符合条款“4”的内容并进行相关物品查询报价。

  6.1.3财务管理中心内勤审核发现与上述不符,出具相关意见,待申请内容符合标准才能予以签字。

  6.5物资送达时,财务管理中心内勤监督、验收物资是否符合申请需求标准。

  7.其他规定

  7.1原则上电脑、柜子、桌椅、打印机、笔、购买须保持同种规格、品牌(特殊岗位除外)。

  7.2物业部需对各类采购用品进行统一、整合、配比、择优选用。

  8.相关机制

  未按上述规定操作的初级成长一次,造成损失的参照《资产损失承担管理办法》执行。

  9.附件《物业采购申请表》

编制

审批

批准

刘福顺

   
物业采购申请表
序号 日期 使用部门 物品名称 规格/型号 采购数量 报价一单位名称: 报价二单位名称: 报价三单位名称: 备注
单价 金额 单价 金额 单价 金额
                         
                         
                         
                         
                         
合计                
综合意见

篇3:采购合同管理规定

  20**年采购合同管理规定[1]

  总则

  1.为规范公司对采购合同的管理事宜,做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作,使其符合采购管理的要求及公司的利益,特制定本制度。

  2.本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

  采购合同的编写

  1.公司采购部是采购合同的对口管理单位,负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

  2.公司一次性采购物品金额高于

  3.采购合同的编写程序。

  1)选择供应商。必须是公司认可合格供应商。

  2)进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判,谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判,并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

  3)拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案,报送法律顾问审核及总经理/分管副总进行审批。

  4)拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理/分管副总的意见对采购合同草案进行修订,并据此形成正式的采购合同。

  4.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

  1)合同签订双方的姓名、地址和凯发网站的联系方式。

  2)采购物品的单价、总价。

  3)采购物品的数量与规格型号。

  4)采购物品的品质和技术要求。

  5)采购物品的履约方式、期限、到货地点。

  6)采购物品的验收标准和方式。

  7)付款方式和期限。

  8)凯发网站的售后服务和其他优惠条件。

  9)违约责任和解决争议的方法。

  5.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体,表达必须严谨。

  采购合同的签订

  1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格,并以其自己的名义签订采购合同,如果委托别人代签,采购部应审验其委托证明。

  2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式,其他任何形式的合同视为无效合同。

  3.对于金额在10万元以下的采购合同,可以采用传真的方式进行签订,即公司将合同拟订好后传送给供应商,供应商进行盖章签字后回传,公司盖章签字后发给供应商回执,视为合同成立。

  4.签订后的合同由财务部保管。

  采购合同的执行与控制

  1.合同签订后即具有了法律约束力,采购部应及时向供应商发送订货单,使供应商及时准备公司所需的物品。

  2.采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作,当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时,采购部应积极联系供应商进行处理。

  3.采购部应建立合同履约的管理台账,对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记,并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

  4.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料,如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂

  的现象,要求供应商提供进度安排,采购部根据进度安排与供应商进行联络,进行积极的协商,确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产,采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系,增加采购数量。

  5.在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系,将供应商视为公司的战略发展伙伴,便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应,在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

  6.采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作,既保证仓库中的采购物料库存最低,同时还能保证采购物料满足生产的需求。

  采购合同的修改与终止

  1.在合同执行过程中,因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料,采购部经调查核实,可与供应商签订新的采购物料的数量规定,作为采购合同的附件进行执行。

  2.在合同执行过程中,若外部市场环境发生变化(例如原材料价格或工资出现上涨,供应商无法按合同规定的价格交货)采购部可与供应商进行协商,签订新的供货价格的条款,作为采购合同的附件执行。

  3.在合同执行过程中,若因不可抗力导致供应商无法按时交货,采购部经过核实后,可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定,作为采购合同的附件执行。

  4.有下列情形之一者,视为合同终止。

  1)因不可抗力导致合同无法继续执行,双方同意取消合同。

  2)因市场环境或需求的变化一方提出取消合同,由双方协商解决赔偿事宜。

  3)出现违背合同条款的状况。

  4)逾期没有履行合同约定的。

  5)发生符合合同条款中合约解除的事项。

  合同纠纷的处理与合同管理

  1.当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时,其一般采取如下处理方法。

  1)与供应商协商解决

  2)请第三方协调解决。

  3)由仲裁机构进行仲裁。

  4)通过法律途径解决。

  2.采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律,有下列情形之一者,公司将根据情节的轻重进行相应的处理。

  1)泄露合同内容。

  2)私自更改合同内容。

  3)丢失合同。

  4)在合同签订做资料保管中损害公司利益。

  3.参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定,给公司造成经济损失和其他损失的,公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚,情节严重者将依法追究其法律责任。

  附则

  1.本制度未尽事宜,依照国家相关的法律、法规和政策执行。

  2.本制度自总经理/分管副总办公会议审议后执行。

篇4:中外合资企业采购管理规定

  中外合资企业采购管理规定

  总则

  1.为加强企业管理,健全现代企业制度,规范采购管理工作,根据本公司实际,制定本管理制度。

  2.本制度适用于原辅材料、配套件、标准件、工艺外协和其他服务的采购。

  3.采购工作必须做到竞争择优,优中择廉,确保质量,保障生产。

  采购人员管理

  1.采购人员应严格按照“合格供方名录”和采购计划执行采购。

  2.在采购活动中,采购人员应自觉维护公司利益,正确处理好与供货商关系。

  3.配合质检及仓储部门,做好采购物资的检验和入库工作。

  供方的选择和评定

  1.每个供方所提供产品必须具备以下基本条件:

  ⑴达到采购要求的质量。

  ⑵有足够的保证质量的生产能力,以满足交货周期要求。

  ⑶具有与所供产品相应的质量管理体系,具有保持质量稳定性的能力。

  ⑷符合国家有关法规要求,如对实行“生产许可证”或强制标准、强制安全认证的产品,必须通过响应的认证。

  2.除供方具有极高的质量信誉外,每种产品应选定两个以上的供方,以利竞争和适应市场变化的要求。

  3.价格在本公司现阶段可接受的范围内,从优中择廉。

  4.货比三家,择优录取。从质量、价格、交货周期(从下订单到采购产品交付的时间)对比中,选择优者,并尽可能给予最大配套份额。

  5.动态评定。每年应根据供方的业绩,定期评价其可否继续成为合格供方,对绩优者应给予奖励并相应增大供货比例。

  合格供方的评定

  1.采购部会同生产制造部,在征求技术、质检部门意见的基础上提出供方建议名单,提交质量管理小组组织评定。

  2.质量管理小组评定申请提出一个月内,组织实施评定。

  3.建立“合格供方名录”作为采购时确定供方的依据,“合格供方名录”应分发至质检、生产、财务等有关部门。

  采购的实施

  1.根据生产计划进度要求以及技术部门要求,结合库存,编制相应的“采购计划”,经总经理审批后组织采购。

  2.采购员应按“采购计划”和“合格供方名录”与供方签订合同或下达订单。

  例外采购

  因特殊情况造成原有“合格供方名录”内的供方不能不正常供货,而生产急需时可实施例外采购,但必须对这种进货进行更为严格的控制。控制措施有:

  1.经总经理或管理者代表批准。

  2.实施严格检验。措施:提高合格质量水平,进行更为严格的进货检验;在本公司缺乏手段情况下,派员实施货源处监检或提交认可实验室进行检验。

  3.对例外采购的物资作出标识,以便跟踪了解生产过程及发往顾客后的情况,一旦发生问题,还可以及时追回进行更换。

  4.例外采购属于试用,只适用于限定数量或时间内。若试用情况良好,则应按供方选择、评定的要求,经过评定,符合条件者进入“合格供方名录”。

  采购监督

  财务、质检、仓储部门对是否按“合格供方名录”采购实行监督。财务部门对非“合格供方名录”的采购,应提出质疑,拒绝报销。质检部门对非“合格供方名录”的采购,应拒绝检验。仓储部门对非“合格供方名录”的采购,应拒绝入库。

篇5:m公司物资供应采购管理规定

  m公司物资供应采购管理规定

  (一)部管工程项目、省管工程项目的物资供应,包括订货、清关、运输及其他服务工作由市局物资管理处配合中国邮电器材总公司及邮电器材公司工作。

  (二)为保证全网的通信质量,便于集中监控维护管理,对集中管理通信产品的技术规范和选型,原则上在省局指定的范围内,结合本市的特点,由市局科技处负责会同业务部门、物资处等相关部门一起选定适应市通信市场和通信网络特点的设备,择优选定生产厂家和供货商。

  (三)对省局规定集中管理的通信产品,由市局集中向省局或供应商订购,由市局签订合同,并负责合同实施,各单位要积极配合。各邮电单位要将计划提前报市局物资管理处,物资管理处汇总平衡后会同其他相关处室进行审核后呈报省局。任何单位不得越级向省局订购,更不能擅自在市场上采购。

  (四)集中管理范围内的通信产品的采购一律由市局统一组织,并按以下三种情况分类实施:

  1.对于通信基建工程项目,市局根据本市的通信发展规划制定全局的年度工程计划,集中申报市或省计划立项,在项目批准立项后,要尽快制定实施时间表。通信基建工程要严格按照建程序实施。在某一项目的可行性报告得到有关主管部门批准后,由科技处负责制定技术范书,市局要尽快成立该项目工作小组。

  一般情况下项目工作小组由总工程师担任组长,必要时也可由分管局长担任,为了方便开展工作,总工可根据情况委托副总工程师或其他领导担任组长,工作小组由科技处、基建处、物资处、计财处、电信处或邮政处、使用单位等派人组成。项目工作小组要尽快制订项目实施计划、方案,报局领导批准后开始实施。项目或设备的招标书、技术规范书、询价书或类似的信件必须由组长签字后方可发出,项目工作小组要认真做好设备采购的计划、询价、选型、谈判、签定合同等工作。合同签订后,物资处应负责设备采购或引进的合同审批、支付、运输、清关、设备到货验收、凯发网站的售后服务以及合同的执行管理工作。

  2.对于属工程配套用的或是更新改造项目需要的,或者是设备维修用的设备或配件,使用单位应提前一个季度向市局物资处报计划。通信工程、设备维护、抢修中急需的数量较少的配件、设备可在征得市局物资处同意的前提下,各使用单位直接向有关单位采购,订购合同要在物资处备案。合同的内容、设备的型号、价格及其他条件要符合有关的规定,必要时,科技处、物资处及专业室可不定期组织检查。

  3.对移动电话手机、计算机终端、调制解调器及其他终端设备,各使用、销售单位提前一个季度报计划给市物资处,由市局物资处汇总各需要单位所报计划后,根据进货价低于省局确定的最高限额售价、"三证"齐全的原则,集中采购,统一进货的渠道。

  (五)市局计财处应参与设备采购的计划制定,并负责所有合同的资金统筹和操作管理,所有通信物资的采购、引进,必须在明确了资金来源(利用外资或自筹、贷款)和支付计划的情况下,方可开始进行商务谈判。重要合同的商务谈判,计财处要派人参加。物资处负责所有合同的商务结算工作,各使用单位应按项目的支付计划提前十天将相关款项付给物资处。未经同意,各单位不得将合同款直接付给省局指定部门或代理商、供应商。

  (六)为了调动各单位参与统一组织订货的积极性,以达到利益共享,提高总体效益的目的,按照省局的规定返回的通过规模订货得到的优惠数,在扣除合理的操作费用后,40%留在市局,60%返回各订货单位。

  (七)在物资采购过程中,各单位要严肃、认真地执行邮电部、省局、市局的各项管理规定和外事工作纪律。参加物资采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不正之风,任何人不得私下收受回扣或酬金。无论是技术、商务谈判,要保证参加人数不少于两人。参与合同谈判的各相关部门,既要明确分工、明确责任、互相配合,还要注意发挥互相监督的作用,确保企业的利益不受损害。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判,无论合同大小,一律要求有两个以上的部门派人参加。

  (八)各单位要根据省局的《规定》和实施细则以及本补充规定的内容,认真对本单位的贯彻执行情况进行监督检查,发现问题及时纠正。除上述说明的特殊情况外,任何单位的领导都不能越权签订购买合同。市局将上述规定的执行情况列入方针目标考核的内容,市局纪检、审计部门将会同物资、计财、科技等相关处室不定期地对各单位进行检查,对有令不行,问题严重的单位进行严肃处理,并追究单位领导的责任。

  (九)除省局《集中管理的通信产品目录》中的18项物资以外的其他通信物资(包括设备、材料、用品、用具和单式)的采购办法仍按深局物字(1991)001号文和深局物字(1992)2号文严格执行。

  (十)本规定由市局物资管理处负责解释。

  (十一)本规定自发文之日起执行。

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